Wer Mails von Googlemail-Absendern in Outlook öffnet, stört sich eventuell an der übergroßen Darstellung in der Schriftart Times New Roman in 12 Punkt Größe. In Outlook selbst findet sich dazu keine Korrekturmöglichkeit: Zwar kann man in dessen Optionen die Schriftart für Nur-Text-Nachrichten einstellen, nur bei Googlemail-Nachrichten wird die Einstellung nicht wirksam.

Des Rätsels Lösung: Nur wenn man im Web-Interface von Googlemail beim Schreiben auswählt, alle Formatierungen zu eliminieren, wird eine Nur-Text-Nachricht daraus, die auch in Outlook gemäß dessen Einstellungen angezeigt würde.

Sobald aber die Rich-Editor-Elemente eingeblendet sind, versendet man eine HTML-Mail, auch wenn man keine Formatierungen verwendet. Outlook verwendet in diesem Fall den Office-Web-Font – außer der Verfasser legt explizit einen anderen fest. Das Besondere an diesem Office-Web-Font ist, dass man ihn in Outlook nicht einstellen kann, sondern nur in Word, das in der gleichen Version installiert sein muss. Dort befindet sich die Einstellung unter Optionen → Erweitert → Weboptionen → Schriftarten.

Einmal für die verschiedenen Codierungen eingestellt, schauen auch HTML-Mails ohne explizite Angabe der Schriftarten vernünftig aus. Administratoren können anhand eines beispielhaft eingestellten Office den Schlüssel HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Internet\Fonts (für Office 2010) kopieren und per Group Policy Preferences verteilen.