Wer Outlook nicht zusammen mit Exchange, sondern als Client für einen Mail-Service im Internet nutzt, wird wahrscheinlich IMAP einsetzen, um sich mit dem Server zu verbinden. Das ist wesentlich eleganter als POP3, da man lokal die gleiche Ordnerstruktur beibehalten kann als am Server. In dieser Konstellation kann Outlook beispielsweise als Alternative zum Web-Frontend von Google-Mail verwendet werden, wobei es dabei auch als Backup für die im Netz gespeicherten Mails dient. Voraussetzung für die lokale Sicherung der Nachrichten ist jedoch im Fall von Outlook 2007, dass man die Standardeinstellungen des Programms verändert.

Wenn man in Outlook 2007 ein IMAP-Konto einrichtet, dann wird man beim ersten Zugriff ohne Netzanbindung auf die Mails feststellen, dass nur die Header lokal verfügbar sind, also Absender, Betreff und dgl. Der Inhalt der Nachrichten sowie Anhänge fehlen, dafür bietet das Programm über eine Schaltfläche die Möglichkeit an, die Mail für den vollständigen Download zu markieren, der erfolgt, sobald Outlook wieder online ist.

Wer sich dieses Offline-Erlebnis ersparen und alle Mails gleich vollständig herunterladen möchte, muss unter Extras => Senden und Empfangen => Übermittlungseinstellungen den Befehl Senden-Empfangen-Gruppen definieren ausführen. Im nachfolgenden Dialog führt man für die Gruppe Alle Konten die Aktion Bearbeiten... aus.

Im nächsten Dialog wählt man in der linken Leiste das gewünschte IMAP-Konto und ändert die voreingestellte Option Kopfzeilen für abonnierte Ordner herunterladen auf Vollständige Elemente einschließlich Anlagen für abonnierte Ordner herunterladen. Bevor Outlook nun alle Mails komplett auf den lokalen Rechner überträgt, ist es sinnvoll, die abonnierten Ordner unter Extras => IMAP-Ordner zu überprüfen. Es empfiehlt sich nämlich, Trash oder Spam abzubestellen, um den Download unerwünschter Inhalte zu vermeiden.