Tools für das User Environment Management werden häufig nur als Mittel für die Verwaltung von Benutzerprofilen wahrgenommen, die vor allem bei der Migration auf eine neue Windows-Version helfen können. Zwar spielt das Management von Benutzereinstellungen auch beim RES Workspace Manager 2011 eine wesentliche Rolle, die Software ist aber keine schnelle und einfache Lösung für die Profilmigration. Vielmehr erhält man damit ein Werkzeug, das Benutzereinstellungen unabhängig von den Profilen und nach alternativen Konzepten verwaltet. Um in den Genuss der damit verbundenen Vorteile zu kommen, sind muss man weitreichende Entscheidungen treffen und erheblichen Lernaufwand in Kauf nehmen.

Ein ganzer Markt für Tools zum Management von Benutzerprofilen verdankt seine Existenz den unzulänglichen Funktionen von Windows. Ihre Nachteile sind hinlänglich bekannt und treten besonders in komplexeren Umgebungen zu Tage, wo lokale und virtuelle Desktops koexistieren und wo Anwendungen lokal installiert, über den Terminal-Server publiziert sowie virtualisiert werden. Nicht genug damit, bei einer Migration von XP auf Windows 7 führt die veränderte Struktur der Profile zu Kompatibilitätsproblemen.

Ersatz für Windows-Benutzerprofile

Während einfachere Lösungen dabei helfen, vorhandene Profile auf ein neueres Windows zu übernehmen oder die ärgsten Defizite von Roaming Profiles (wie lange Logon-Zeiten) zu beheben, gehen Tools wie der Workspace Manager deutlich weiter, indem sie die benutzerspezifischen Einstellungen von Windows ablösen.

Aus diesem Grund beginnt die Umstellung auf zentral verwaltete Benutzerumgebungen im Normalfall nicht damit, dass man vorhandene Profile in Bausch und Bogen in das neue System übernimmt. Vielmehr geht es um den planvollen Aufbau eines Desktops, der sich verschiedenen Kontexten dynamisch anpassen kann (zum Konzept des Kontexts siehe meinen Überblicksbeitrag zum Workspace Manager). Beim Workspace Manager ist dafür maßgeblich das Modul Composition & Personalization zuständig.

Fein abgestuftes Management von Anwendungen

Seine zentrale Funktion besteht im so genannten Application Management. Gemeint ist damit, dass Administratoren hier bestimmen können, welche benutzerspezifischen Einstellungen welcher Anwendungen zu welchem Zeitpunkt gespeichert werden sollen und wie ausgewählte Programme dem Benutzer mittels Verknüpfungen im Startmenü, in der Schnellstartleiste oder auf dem Desktop präsentiert werden. Dieses Feature erlaubt ein fein granulares Management der benutzerspezifischen Einstellungen, das für jedes Programm einzeln erfolgen kann und das Löschen oder Wiederherstellen ganzer Profile vermeidet.

Inventarisierung vorhandener Umgebungen

Damit man in einer bestehenden Desktop-Umgebung nicht Anwendung um Anwendung manuell im Workspace Manager konfigurieren muss, stellt dieser einige Hilfsmittel bereit. Eines davon ist der Desktop Sampler, eine Anwendung zur Inventarisierung von Windows-PCs. Entgegen der Dokumentation ist er nicht mehr im Installationspaket des Workspace Manager enthalten und muss vom Kundenportal des Herstellers heruntergeladen werden. Das Setup der .msi-Datei lässt sich so konfigurieren, dass der Sampler die erfassten Daten auf ein zentrales Netzlaufwerk schreibt und dass er sich nach einer bestimmten Zahl an Tagen automatisch deinstalliert.

Anwendungsliste mittels Wizard importieren

Die während der Inventarisierung erfassten Informationen können im nächsten Schritt in der Konsole des Workspace Manager in den Workspace Designer eingelesen werden. Dieses Wizard-geführte Tool kann die Daten vieler Desktops parallel importieren und in einer konsolidierten Ansicht zeigen, welche Programme wie oft vorhanden sind und welche nur von wenigen Benutzern verwendet werden. Auf Basis dieser Daten kann man entscheiden, welche Software man in die Liste der von Workspace Manager verwalteten Anwendungen übernehmen möchte.

Nur ausgewählte Einstellungen erfassen

Jede der nun importierten Anwendungen lässt sich nun unter verschiedensten Aspekten konfigurieren, um festzulegen, wie sie welchen Benutzern unter welchen Bedingungen wann in welchen Umgebungen in welcher Form zur Verfügung steht. Dabei lässt sich auch bestimmen, welche Einstellungen einer Anwendung beibehalten werden sollen, etwa nur ein bestimmter Registry-Schlüssel oder der Inhalt eines ausgewählten Verzeichnisses.

Wenn man über die Eigenheiten einer Software, die hier verwaltet werden soll, nicht genau Bescheid weiß, dann kann man den Sampling Mode aktivieren, der alle Änderungen mitschneidet, die das Programm im Dateisystem oder in der Registry vornimmt. Eine weitere Hilfe sind hier die von RES Software mitgelieferten Templates für gängige Anwendungen, darunter für Microsoft Office 2003 bis 2010.

Workspace Manager verwaltet nur die Änderungen

Grundsätzlich geht es also darum, positiv festzulegen, welche benutzerspezifischen Einstellungen von Programmen beibehalten werden sollen. Technisch schlägt sich dieser Ansatz darin nieder, dass der Workspace Manager nur die vom Benutzer verursachten Änderungen abfängt und standardmäßig im Verzeichnis pwrmenu unterhalb des Home-Verzeichnisses speichert.

Wurde die Option gewählt, dass die Einstellungen mit dem Benutzer auf alle Geräte mitwandern sollen, dann muss im Gegensatz zu den Roaming Profiles daher nur eine relativ geringe Datenmenge übertragen werden. Praktisch ist zudem, dass modifizierte Werte auf Wunsch sofort erfasst werden und daher in anderen Umgebungen, etwa in einer Session auf dem Terminal-Server, gleichzeitig greifen. Dagegen schreiben Roaming Profiles die gesamten Daten erst beim Ausloggen des Users in eine zentrale Ablage.

Windows-Profile liefern Standardumgebung

Die Einstellungen und Vorgaben des Administrators treten in Kraft, indem der lokale Agent die vom Workspace Manager gespeicherten Daten über das Windows-Profil lädt. Werden Anwendungen, Netzlaufwerke oder Drucker nicht mit dem Tool von RES Software verwaltet, dann greift dafür das aktuell auf dem Gerät vorhandene Profil, sei es ein lokales oder ein dorthin kopiertes Server-gestütztes. Dieses Modell erlaubt den schrittweisen Umstieg zum dynamischen Desktop, weil man mit einer kleinen Zahl an verwalteten Anwendungen oder Vorgaben beginnen kann und nicht gezwungen ist, auf einmal den gesamten Desktop aufzubauen.

Soll der Workspace Manager jedoch eingesetzt werden, um die Migration von XP auf Windows 7 zu unterstützen, dann liegt es nahe, dass er die Konfiguration der Anwendungen und des Desktops weitgehend kontrollieren muss. Andernfalls erhielten die Benutzer nach dem Umstieg eine jungfräuliche Windows-7-Umgebung mit einigen persönlichen Einstellungen.

Keine Virtualisierung von Windows-Diensten

Auch wenn in Zusammenhang mit dem User Environment Management oft von User-Virtualisierung die Rede ist, so virtualisiert der Workspace Manager technisch betrachtet weder das Dateisystem noch die Registry, wie das etwa bei der Anwendungsvirtualisierung der Fall ist. Vielmehr belegt der Agent beim Logon des Benutzers alle Registrierschlüssel und Umgebungsvariablen mit seinen gespeicherten Werten und schreibt Konfigurationsdateien in die entsprechenden Verzeichnisse des Profils.

Dabei kann das Tool insofern vom Betriebssystem abstrahieren, als es die Daten abhängig von der Windows-Version an die richtige Position einfügt. Aus diesem Grund können die Einstellungen in gemischten Umgebungen ohne Probleme zwischen XP und Windows 7 wandern.

Wenn der Agent die vom Workspace Manager verwaltete Konfiguration beim Login des Benutzers über das vorhandene Profil schreibt, dann besteht natürlich die Gefahr von Konflikten mit anderen Mechanismen, allen voran den Gruppenrichtlinien. Das gilt besonders auch deshalb, weil der Workspace Manager ein eigenes Management-Interface für GPOs bietet und beispielsweise die Gestaltung des Startmenüs oder der Systemsteuerung erlaubt. Sind in solchen Fällen zentral über das AD definierte Regeln in Kraft, dann lässt RES diesen den Vortritt.

Unterstützung für virtualisierte Anwendungen

Ein wesentliches Argument für den Einsatz einer solchen Software für das Workspace Management besteht darin, dass sie mit den heute üblichen, komplexen Desktop-Szenarien besser zurechtkommt. Dazu gehört, dass zu den lokalen Anwendungen auch solche kommen, die über Remote Desktop Services bzw. XenApp zur Verfügung gestellt werden oder über Tools zur Applikations-Virtualisierung zum Benutzer gelangen.

Während die meisten Programme für das User Environment Management ihren Ursprung im Citrix-Umfeld haben und im Gegensatz zu Roaming Profiles mit einem Nebeneinander von lokalen und Server-Anwendungen zurechtkommen, ist die Anwendungsvirtualisierung noch relativ neu. Dennoch besteht die Anforderung, dass die benutzerspezifischen Einstellungen für eine Software, beispielsweise die Bookmarks im Web-Browser, immer zur Verfügung stehen, egal wie die Anwendung ausgeliefert wird.

Die Schwierigkeit bei virtualisierten Anwendungen besteht darin, dass sie die individuellen Einstellungen nicht im Windows-Profil ablegen, sondern innerhalb des Applikationspakets, das in einem proprietären Format vorliegt. Der Workspace Manager ist in der Lage, Konfiguration für Programme dynamisch in diese Packages zu schreiben, so dass ein User jene Bookmarks auch im virtualisierten Browser vorfindet, die er auf einem anderen PC im lokalen Firefox oder IE angelegt hat. Die Software unterstützt dabei das Streaming von XenApp, App-V und VMware ThinApp.

Ordner für Benutzerdaten definierbar

Die bisher beschriebenen Funktionen dienen der Speicherung und dynamischen Zuweisung von Einstellungen an Applikationen, aber auch zu Konfiguration des Desktops, von Laufwerks- und Druckerzuordnungen sowie von Mail-Clients oder ODBC-Datenquellen. Die größte Datenmenge in Windows-Profilen machen normalerweise die vom Benutzer erzeugten Daten aus.

Der Workspace Manager belässt diese im Dateisystem, bietet aber die Möglichkeit, dafür eigene Verzeichnisstrukturen aufzubauen. Konkret kann der Administrator einen Verzeichnisbaum inklusive Dateien als Muster anlegen und in der Konsole bestimmten Home Directories zuordnen. Diese werden dann automatisch nach diesem Vorbild eingerichtet.

Ordner-Synchronisierung für Notebooks

Um zu gewährleisten, dass die persönlichen Daten für den Benutzer verfügbar sind, reicht es in einem Online-Szenario, die Heimatverzeichnisse auf ein Netzlaufwerk zu legen. Man erzielt damit den gleichen Effekt wie mit der Windows-eigenen Ordnerumleitung.

Um auf Notebooks alle notwendigen Daten vorrätig zu halten, bietet der Workspace Manager eine Funktion zur Ordnersynchronisierung. Sie bietet wie die gesamte Software fein abgestufte Konfigurationsmöglichkeiten, um Quell- und Zielverzeichnisse einander zuzuordnen und den Datenabgleich abhängig vom Kontext (Gerät, Ort, OU des Benutzers, Existenz einer Umgebungsvariable, Zeit, etc.) in die eine oder andere Richtung oder bidirektional zu veranlassen.