Office-Dokumente über Google Cloud Connect synchronisieren


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    Google Cloud ConnectMit Google Cloud Connect hat Google einen Dienst gestartet, der dem eigenen Dienst Text und Tabellen (Google Docs) auf den ersten Blick ähnelt, aber anders funktioniert: Es handelt sich um ein Plug-In, das die Microsoft-Office-Dokumente automatisch mit dem Google-Docs-Server synchronisiert. Außer der Benutzung des gleichen Speicherplatzes hat der Dienst nicht allzu viel mit Google Docs zu tun, obwohl es Konvertierungsmöglichkeiten gibt – sondern darf vielmehr als Angriff auf die Cloud-Angebote von Microsoft wie Office Web Apps oder Live Mesh verstanden werden.

    Die Google-Cloud-Connect-Toolbar

    Die Google-Cloud-Connect-Toolbar, wie sie in einer Office-Anwendung erscheintGoogle Cloud Connect lädt man über dessen Download-Seite herunter und installiert es lokal auf den Client-PC. Es erfordert ein installiertes Microsoft Office ab Version 2003 auf Windows Vista beziehungsweise Windows 7 – auch Windows XP SP3 wird unterstützt, sofern man ihm zuvor ein .NET-Update spendiert hat. Office 2007/2010 wird dabei sowohl in der 32- als auch in der 64-Bit-Version nativ unterstützt.

    Einen Startmenü-Eintrag erhält Google Cloud Connect nicht, sondern ist als Add-in nur in Form einer Toolbar innerhalb der Office-Programme Word, Excel und PowerPoint zu sehen. Dort gibt man seine Google-Zugangsdaten ein und wählt aus, ob man als Voreinstellung manuell – also immer per Klick auf die Sync-Schaltfläche – oder automatisch, das heißt bei jedem Speichervorgang, mit der Google-Cloud synchronisieren will.

    Änderungen an den Dokumenten verfolgt Google durch eingebrachte IDs nachDie Toolbar besteht aus 4 Abschnitten: Die große erste Schaltfläche erlaubt es, die Voreinstellung für das Synchronisieren zu ändern und bei Bedarf das Google-Konto zu wechseln, das man verwendet. Die zweite ist dokumentenspezifisch: Hier kann man etwa die Revisionsgeschichte bei Google einsehen, die URL in der Google-Cloud kopieren oder den Synchronisationsmodus für das Dokument abweichend von der Voreinstellung festlegen. Google verfolgt die Änderungen innerhalb jedes Dokumentes mit Hilfe einer Dokument- und einer Revision-ID: Diese Informationen kann man sich anzeigen lassen und bei Bedarf löschen. Die dritte Schaltfläche besteht aus einer Sync-Schaltfläche und einer entsprechenden Statusanzeige. Die vierte Schaltfläche Share verwaltet die Einstellungen zur Zusammenarbeit an einem Dokument.

    Im Google-Cloud-Speicherplatz zusammenarbeiten

    Die synchronisierten Dokumente findet man – inklusive aller Revisionen – in seinen Google Docs wieder, wo sie im Unterschied zu den Docs durch ein Microsoft-Office-spezifisches Symbol gekennzeichnet sind. Hier kann man sie betrachten, die Revisionen verwalten und andere Nutzer zur Mitarbeit einladen – alternativ zur entsprechenden Funktion in der Add-in-Toolbar.

    Für die Auswahl der Mitarbeiter an einem Dokument muss man Office nicht verlassenDas Gesamtkonzept von Google Cloud Connect ist darauf ausgelegt, Office nicht verlassen zu müssen. Die Dateien werden zwar per Google Docs synchronisiert, man benötigt aber im Prinzip für keine Funktion dessen Web-Oberfläche. Eine Ausnahme ist der Nur-Lese-Zugriff für Benutzer mit einem Gerät ohne installiertes Office, etwa einem Mobiltelefon. Für die Weitergabe selbst muss der Autor allerdings auch nicht ins Web, den Link kann er direkt per Cloud-Connect-Toolbar in die Zwischenablage kopieren und weitergeben.

    An vielen Stellen ist die Web-Oberfläche in ihrer Vermischung mit den anderen, althergebrachten Google-Docs-Funktionen auch nicht ganz konsistent: Bearbeiten kann man die Microsoft-Office-Dokumente direkt aus Google Docs heraus nicht – dies ist ein ausgefälliger Unterschied etwa zu Microsofts Office Web Apps. Betätigt man die Bearbeiten-Schaltfläche, wird das Dokument allerdings dennoch zur Bearbeitung geöffnet. Dabei handelt es sich aber nicht um das originale Office-Dokument, sondern eine (in der Regel nicht besonders gute) konvertierte Google-Docs-Kopie davon. Das Original erfährt keine Änderungen bei dieser Art des Bearbeitens.

    Mit der Synchronisation lokaler Office-Dateien ähnelt Google Cloud Connect entfernt Windows Live Mesh, weist aber auch hier wichtige Unterschiede auf:

    • Es werden nur Office-Dokumente dateiweise synchronisiert, keine Ordner oder andere Dateitypen.
    • Gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Benutzer an einem Dokument.

    Während Punkt 1 eher ein Nachteil gegenüber der Microsoft-Cloud-Anbindung darstellt, ist Punkt 2 das eigentliche Hauptmerkmal von Google Cloud Connect. Gleichzeitige Änderungen in verschiedenen Abschnitten eines Dokuments führt Cloud Connect dabei automatisch zusammen, nur bei Konflikten im gleichen Abschnitt muss man manuell entscheiden.

    Was hat Microsoft?

    Eine vergleichbare Lösung für Selbständige, Freiberufler und kleine Unternehmen hat Microsoft derzeit nicht anzubieten. Office Web Apps erlaubt nur 2 gleichzeitige Benutzer für Excel, die Multi-Bearbeitung bei PowerPoint und Word ist nicht vorgesehen. Live Mesh bietet hervorragende Synchronisationsoptionen und auch Freigabeoptionen für Ordner, für das Zusammenführen gleichzeitig gemachter Änderungen durch verschiedene Benutzer allerdings gar keine Funktion.

    Für mittlere und große Organisationen bleibt die Zusammenarbeit per Sharepoint sicherlich die erste Wahl. Bis eine günstige gehostete Version davon in Form von Office 365 verfügbar ist, ist Sharepoint für das von Google anvisierte Publikum allerdings des Guten zu viel. Dass es beim Zielpublikum nicht um größere Unternehmen geht, zeigt sich schon daran, dass Google Cloud Connect auf jedem Client-PC extra installiert werden muss; eine MSI-Version gibt es bis dato nicht.

    Microsoft hat per Video recht nervös auf Google Cloud Connect reagiert, warnt unter anderem vor der versehentlichen Freigabe vertraulicher Dokumente und betont die hier ebenfalls angesprochenen Inkonsistenzen auf der Google-Docs-Webseite bis hin zur vermeintlichen Unbenutzbarkeit. Aus Sicht eines Administrators hat die Software-Company zweifellos recht, der Erhöhung der Sicherheit vertraulicher Dokumente dient der Dienst nicht. Die Benutzer werden es sich vermutlich desto weniger um solche Bedenken scheren, wie sie den Service praktisch finden – für sie müssen Unternehmen eine vergleichbare Funktion bereitstellen, wenn sie nicht in die gefürchtete „Stealth Cloud“ abwandern sollen.

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