Kontakte, Postfächer, Kalender und Aufgaben teilen in CommuniGate Pro

    Freigaben für Objekte, hier ein Kalender, werden über die Mail-Adresse des empfangenden Users vergeben.Die Arbeit in Teams oder innerhalb von Unternehmen insgesamt lebt vom Informations­austausch, etwa in Form von Mails, Adressen, Terminen, Aufgabenlisten. Groupware-Systeme wie CommuniGate Pro sollen die Werkzeuge für die Erstellung und Verwaltung, aber auch für die Weitergabe der gewünschten Daten bereitstellen.

    CommuniGate Pro unterstützt die Freigabe praktisch aller Groupware-Objekte, insbesondere von Postfächern, Kalendern, Aufgaben, Adressen, Dateien und Notizen. Erhält ein Anwender den Zugriff für ein solches Objekt, dann kann er je nach Berechtigung dessen Elemente, wie beispielsweise Termine, lesen oder auch bearbeiten.

    Sharing in Eigenregie der User

    Auf diese Weise lassen sich über einen relativ einfachen Mechanismus etwa Gruppenkalender oder von mehreren Personen geteilte Postfächer einrichten. Solche Freigaben können nur zwischen Benutzern ein und derselben CommuniGate-Pro-Installation eingerichtet werden.

    Technisch gesprochen ist das Sharing möglich für alle Objekte, die in Form einer Mailbox abgelegt sind. Diese sind als Sammlung von Dateien und Ordnern organisiert und können je nach Typ als Speicher für Mails, Termine, Aufgaben, Notizen oder Adressen dienen.

    Anwender können das Sharing in eigener Regie einrichten und benötigen dafür keinen Administrator. Mit Pronto!, dem CommuniGate-eigenen Client auf Basis von Adobe Air, geht dies besonders einfach. Beim Webmail-Client sowie bei Outlook sind hierfür ein paar Schritte mehr notwendig.

    Freigaben erstellen mit Pronto!

    In Pronto! wählt der Anwender das freizugebende Objekt, zum Beispiel einen Kalender, ruft mit einem Rechtsklick das Menü Zugriff gewährt für... auf und trägt den Benutzernamen bzw. die Mail-Adresse des Anwenders ein, der die Freigabe erhalten soll. Dabei kann er direkt eine Berechtigung wie Nur lesen, Schreiben, oder Administrieren vergeben. Über die Option Benutzerdefiniert kann er die Zugriffsberechtigung fein abstufen.

    Das Annehmen einer Freigabe erfolgt bequem über den Anmelden-Button in der empfangenen Freigabe-Mail.

    Der begünstigte Anwender erhält daraufhin automatisch eine Mail mit einem Anmelden-Button. Dieser fügt die Freigabe automatisch dem eigenen Konto hinzu, beispielsweise wird bei einem Kalender ein neuer Zweig in der Kalendernavigation angelegt, beginnend mit dem User-Namen des freigebenden Anwenders.

    Freigaben mit Web-Mail

    Der Web-Mail-Client besteht aus einer rudimentären HTML-GUI, eröffnet jedoch weitgehende Konfigurationsmöglichkeiten für das Konto eines CommuniGate-Pro-Anwenders.

    Erhält er eine Freigabe, muss er sie manuell eintragen: Unter Einstellungen => Ordner => Alle abonnierten Ordner kann er seine Abonnements verwalten. Hier trägt er den freigegebenen Ordner in einem freien Feld unter Ordner abonnieren ein. Der Ordnername muss dabei dem Muster ~Mailadresse/Ordnername entsprechen. Bei Kalendern ist der gesamte Pfad anzugeben, zum Beispiel Calendar/Shared/Project.

    Empfangene Freigaben müssen im WebMail-Client manuell eingetragen werden.

    Anwender von Web-Mail können ebenfalls Freigaben erstellen. Sie wählen dazu den gewünschten Ordner, klicken dann auf Ordner-Einstellungen und tragen einen User-Namen sowie die gewünschten Berechtigungen ein.

    Freigaben mit Outlook konsumieren

    Outlook-Anwender, die über den MAPI-Connector an CommuniGate Pro angebunden sind, können ebenfalls Objekte freigeben sowie freigegebene Objekte konsumieren.

    In Outlook erfolgt dies auf User-Basis: In den MAPI-Einstellungen des Connectors wird der Benutzer, der die Freigabe erteilt, eingetragen. Beim begünstigten Anwender werden dann sämtliche von diesem Anwender für ihn freigegebenen Objekte eingebunden.

    Die Konfiguration erfolgt über die Einstellung im Mail-Konto für CommuniGate Pro: Ein Klick auf den Ändern-Button öffnet den Konfigurationsdialog für den Connector. Auf dem Reiter Advanced kann mit Add der gewünschte freigebende User eingetragen werden. Freigegebene Kalender erscheinen wie gewohnt in der Liste der vorhandenen Kalender.

    Ältere Outlook-Clients

    Manche ältere Clients wie Outlook 2007 verfügen über eine eingeschränkte IMAP-Implementierung. Sie können daher mit dem Ordnerkonzept von CommuniGate Pro nicht umgehen. Für diese Fälle sieht die Software sogenannte Folder Aliases vor. Dies sind Ordner-Namen, die ein Anwender für freigegebene Objekte bzw. deren Namen vergibt.

    Für ältere Groupware-Clients müssen Aliase für Freigabe-Ordner eingetragen werden.

    Diese Alias-Namen können in Web-Mail eingerichtet werden. Dies erfolgt unter Einstellungen => Ordner => Alle abonnierten Ordner. Im oberen Bereich unter Folder Aliases wird im Feld Alias dessen Name eingetragen, im Feld Ordnername der komplette technische Name, wie er in CommuniGate Pro verwendet wird. Ein mit einem Alias versehener Ordner wird automatisch auch in älteren Mail- oder Groupware-Clients sicht- und nutzbar.

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