OnlyOffice 7.0: Interaktive Formulare erstellen und im Web oder als PDF publizieren

OnlyOffice umfasst die drei Kernanwendungen Text­verarbeitung, Tabellen­kalkulation und Präsentations­grafik. Ihre Stärke besteht in den Team-Funktionen, beispielsweise im gleichzeitigen Editieren von Dokumenten durch mehrere User (siehe dazu: OnlyOffice im Test: Dokumente (docx, xlsx, pptx) gemeinsam im Browser, in Desktop-Apps oder auf Mobilgeräten bearbeiten).

Dokumente und Formulare können dabei nicht nur mit den Desktop- und Web-Versionen, sondern auch mit den OnlyOffice-Apps für mobile Geräte betrachtet, geprüft und ausgefüllt werden.

So unterstützt OnlyOffice nicht nur um das gemeinsame Erstellen von Formularen, bei denen Felder in Dokumente eingebettet werden, sondern kümmert sich auch um deren Weitergabe an berechtigte Personen.

Formulare online erstellen und ausfüllen

OnlyOffice sieht für Formularvorlagen das auf DOCX basierende DOCXF-Format vor. Damit erstellen Anwender Formularvorlagen von Grund auf neu oder verwenden eine bereits vorhandene DOCX-Datei. Diese kann auch mit Word erstellt worden sein.

Um anderen Anwendern Formulare zum Ausfüllen zur Verfügung zu stellen, müssen die Dokumente im OFORM-Format abgespeichert werden. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung des OOXML-Standards für ausfüllbare Formate.

OnlyOffice verspricht Kompatibilität von OFORM mit Controls von Microsoft Office und Adobe. OFORM-Dateien lassen sich daher als PDF speichern, so dass andere Benutzer sie mit einem beliebigen PDF-Betrachter öffnen und die Felder ausfüllen können. Zudem ist ein Export nach DOCX möglich, so dass sich OnlyOffice-Formulare auch mit Microsoft Word öffnen und bearbeitet lassen.

Der Ersteller kann bestimmen, welche Benutzer bzw. Gruppen Zugriff erhalten, und ob dieser lesend oder schreibend ist. User mit der Berechtigung zum Ausfüllen von Formularen können nur zwischen den Feldern navigieren, diese ausfüllen und das Dokument als PDF oder Word-Datei speichern.

Zudem kann man das Formular über einen Web-Link an beliebige Nutzer weitergeben. Auch hierbei lässt sich das Dokument gegen Veränderungen schützen. Ein Ausfüllen der Felder ist hingegen immer möglich. Die Link-Generierung umfasst eine optionale Link-Verkürzung und erzeugt auf Wunsch auch den iFrame-Code für das Einbetten des Formulars in Web-Seiten.

Unterstützte Formularfunktionen

OFORM-Dateien bieten bekannte Feldtypen wie Text, Kombinationsfelder, Dropdown-Listen, Kontroll­kästchen, Optionsfelder und Bilder. Der Formular-Editor erlaubt die Formatierung von Text, die Eingabe in mehreren Zeilen, automatische Größenanpassung von Feldern an den Text, individuelle Rand- und Hintergrundfarben von Feldern sowie das Verschieben, Drehen und Sperren von Feldern.

Neben der Definition von Zeichen­beschränkungen lassen sich auch Eingabe­hinweise und Platzhalter hinzufügen, Felder als erforderlich markieren und für das gleichzeitige Ausfüllen gruppieren sowie sperren.

Kompatibilität mit Microsoft Office

OnlyOffice-Formulare sind mit Microsoft Office weitestgehend kompatibel. Wenn man ein Dokument im DOCX-Format abspeichert, lassen sich die Formularfelder in Word wie gewohnt bearbeiten.

Der Weg zurück ist ebenfalls möglich, jedoch behandelt OnlyOffice mit Word erstellte Formularfelder als Steuerelemente, welche mit anderen Dialogen und Funktionen arbeiten als native Formularfelder.

OFORM-Dateien können sowohl lokal mit den Desktop-Apps für Windows, Linux und macOS als auch in der Cloud-Version erstellt und bearbeitet werden. Die OnlyOffice-Apps für mobile Geräte mit iOS und Android unterstützen die Anzeige und das Ausfüllen von OFORM-Dateien auf dem Handy oder Tablet.

OFORM-Dateien werden laut Hersteller Ascensio System SIA von Lösungen verschiedener Drittanbietern wie Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence und Jira unterstützt.

Fazit

OnlyOffice empfiehlt sich als preisgünstige Alternative zu Microsoft für alle Arbeitsplätze, wo eher sporadisch nicht allzu komplexe Dokumente erstellt werden. Die Stärke der Software liegt auf der Zusammenarbeit in kleineren und mittelgroßen Teams.

Mit den Formularen gewinnt OnlyOffice eine nützliche Funktionalität, die im Vergleich zu Microsoft Word und anderen Office-Paketen durch Einfachheit und Schnelligkeit punktet. Formulare können ohne zusätzliche Tools online im Browser oder als PDF durchgängig unter einer Oberfläche verteilt und ausgefüllt werden.

Fertige OFORM-Vorlagen bietet der Hersteller zum kostenfreien Download aus der Formular-Bibliothek an.

Verfügbarkeit und Preise

OnlyOffice Docs (On-prem) gibt es in mehreren Ausführungen, darunter in der kostenlosen Community Edition. Die Entwicklung erfolgt unter einer Open-Source-Lizenz. Die neuen Formularfunktionen sind in den selbst gehosteten Editionen von OnlyOffice Docs und OnlyOffice Workspace sowie in der Cloud-Version verfügbar, und zwar auch in den kostenlosen Paketen.

Ein Funktionsvergleich zwischen den Editionen findet sich auf dieser Seite, die Apps lassen sich von dort auch gleich herunterladen. Als gehostetes Cloud-Office ist OnlyOffice in der Startup-Edition mit bis zu 5 Benutzern kostenlos.

Für die nicht-kommerzielle Nutzung ist die Home-Server-Variante mit 10 Benutzern für 139 Euro zu haben. Die Enterprise Edition ist ab 1020 Euro erhältlich und umfasst mindestens 50 simultane User.