Telefonkonferenzen und Online-Meetings abhalten mit CommuniGate Pro

    Telefonkonferenzen mit CommuniGate ProVirtuelle Konferenzen liegen bei Unternehmen im Trend, weil sie Zeit und Reisekosten sparen, indem sie persönliche Meetings ersetzen. Sie ermöglichen zudem eine elektronische Zusammen­kunft vieler Teilnehmer an unter­schiedlichen Standorten. Wie andere moderne Systeme für Unified Communications unterstützt auch CommuniGate Pro solche Online-Meetings.

    Unter den Begriffen Web-Konferenz, Video-Konferenz oder Web-Meeting werden verschiedenste Technologien und Werkzeuge von einer Vielzahl kommerzieller Dienstleister angeboten, um den Teilnehmern eine virtuelle Besprechung zu ermöglichen. Der Audiokanal, wahlweise über Festnetz oder VoIP, ergänzt dabei zumeist eine Videoverbindung. Desktop-Sharing sowie Dokumenten­austausch vervollständigen den virtuellen Treffpunkt. Im Vorfeld helfen interaktive Werkzeuge bei der Organisation der Veranstaltung bis hin zum Einladungs-Management.

    Konferenzen mit internen und externen Anwendern

    CommuniGate Pro als Groupware mit dem Anspruch, Unified Communications auf jeden Arbeitsplatz zu bringen, integriert alle Werkzeuge, Dienste und Protokolle, die für virtuelle Konferenzen notwendig sind. Betreiben Unternehmen den CommuniGate Pro Server und dessen Dienste selbst, dann behalten sie die volle Kontrolle über Daten, Konfiguration und Gesprächsverbindungen.

    Für Konferenzen bietet CommuniGate Pro vielfältige Optionen.

    Dabei kann das Unternehmen mit einer einheitlichen technischen Infrastruktur lokale, entfernte sowie reisende Anwender miteinander verbinden. Spezielle Client-Software ist dafür nicht notwendig, weil das auf Adobe Air beruhende Pronto! bereits alle Funktionen mitbringt. Die vom norwegischen Softwarehersteller Global IP Solutions integrierte VoiceEngine GIPS sorgt dabei für hohe Sprachqualität auch bei schmalbandigen Verbindungen. Sie wird über ein zusätzliches Browser-Plugin installiert.

    Planung von multimedialen Konferenzen

    Um Meetings vorzubereiten und anzuberaumen, können CommuniGate Pro Anwender auf die vorhandenen Groupware-Funktionen wie Mail, SMS oder Instant Messaging zurückgreifen. Der virtuelle Gastgeber kann sodann im Adressbuch oder im Chat-Fenster beliebig viele Teilnehmer zu einer Telefonkonferenz zusammenschalten. Ob die Teilnehmer die Verbindung über das Festnetz oder VoIP, über einen Desktop-PC, ein Telefon oder ein Smartphone herstellen, ist für die in CommuniGate Pro integrierte virtuelle Telefonanlage (PBX) unerheblich.

    Telefonkonferenzen lassen sich zwischen vielen Anwendern mit wenigen Klicks oder per Drag & Drop initiieren.

    Die vorgesehenen Teilnehmer erhalten in ihrem Client Pronto! eine entsprechende Einladungsnachricht. Wird diese bestätigt, kann er der Telefonkonferenz durch Eingabe einer 1 beitreten. Optional kann er dann seinen Namen sprechen und mit dem #-Zeichen bestätigen. Anschließend ist er mit den übrigen Teilnehmern zusammengeschaltet, denen der Beitritt automatisch akustisch angekündigt wird.

    Gruppenfunktionen in der Konferenz

    Neben dem Audiokanal können sich die Teilnehmer zusätzlich über einen Gruppen-Chat gegenseitig Textnachrichten sowie Dateien zukommen lassen. Zudem kann mit einem Klick eine virtuelle Schreibtafel geöffnet werden, die für alle Teilnehmer sicht- und beschreibbar ist. Neben Texten und interaktiven Zeichnungen können hier zum Beispiel Grafiken, Screenshots oder Fotos für die gemeinsame Begutachtung geladen werden.

    Mit CommuniGate Pro können zwei Anwender Videokonferenzen abhalten.

    Beschränkt sich die Konferenz auf zwei Teilnehmer, steht optional auch ein Videokanal zur Verfügung. Dabei wird automatisch der Stream von der Webcam der Teilnehmer übermittelt.

    Konferenzräume

    Der oben beschriebene Weg, Konferenzen zu organisieren, eignet sich eher für spontan anberaumte virtuelle Treffen, bei denen der Gastgeber alle Teilnehmer aktiv zusammenschaltet.

    Für andere Szenarien, beispielsweise wenn deutlich mehr Teilnehmer zusammenkommen sollen, welche zudem bereits länger im Voraus eingeladen werden, stellt CommuniGate Pro über sein PBX Center einen alternativen Service namens Conference Center zur Verfügung.

    Über ein Sprachmenü, welches er unter der Durchwahl 760 erreicht, kann der Gastgeber wahlweise eine offene oder eine geschlossene Telefonkonferenz definieren. Im letzteren Fall hat nur er selbst die Berechtigung, die Konferenz zu starten und die Gastgeber-Rolle zu übernehmen.

    Nachdem er die Konferenz erstellt hat, erhält er vom System die Konferenz-PIN per Mail zugesendet. Die Teilnehmer können dann das Conference Center anrufen und durch Eingabe der PIN der Konferenz beitreten. Von extern anrufende Teilnehmer werden direkt nach der PIN gefragt und sofort der korrekten Veranstaltung zugeordnet, während interne Anrufer zunächst im üblichen Sprachmenü landen.

    Funktionen für den Gastgeber

    Dem Gastgeber stehen mehrere Steuerungsfunktionen während der Sitzung zur Verfügung: Mit *5 kann er sich die Liste der anwesenden Teilnehmer vorlesen lassen. Mit *1 bzw. *2 kann er die Schwelle für das integrierte Noise Cancelling höher oder niedriger setzen.

    Zudem kann er mit *3 bzw. *4 den sogenannten Mixer Delay verlängern oder verkleinern. Der Mixer sorgt dafür, dass die virtuelle Telefonanlage auf sämtliche Pakete aller Teilnehmer wartet, bevor sie "gemixed", also abgespielt werden.

    Persönliche Konferenz

    Eine so erstellte Konferenz ist systemweit verfügbar. Alternativ kann der Gastgeber sie auf sein eigenes Konto bzw. seinen eigenen Telefonanschluss begrenzen. Im Konfigurationsmenü der WebUser GUI muss er zunächst eine PIN für solche Telefonkonferenzen einrichten. Anschließend wählt er die *61 an und gibt den Code 61 ein und wird damit zum aktiven Gastgeber.

    Über das Web-Interface kann der Gastgeber einer persönlichen Konferenz eine PIN einstellen.

    Teilnehmer können dann seine Durchwahl anrufen und im Sprachmenü die Konferenzoption wählen. Mit Eingabe der ihnen mitgeteilten PIN treten Sie sodann der Konferenz bei, die sie durch Eingabe des #-Zeichens wieder verlassen können.

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