Book a Workspace: Arbeitsplatz buchen mit Outlook und Office 365

Ein Nutznießer der veränderten Arbeits­bedingungen ist Microsoft Teams, das nach gerade einmal drei Jahren laut CEO Satya Nadella bereits 115 Millionen täglich aktive Nutzer hat. Aber auch Exchange Online spielt bei der digitalen Kommuni­kation eine wichtige Rolle und erhielt im Juli 2020 die Funktion Book a Workspace in Outlook, mit der sich Arbeitsplätze verwalten lassen.

Das Feature erinnert natürlich an die altbekannte Möglichkeit, in Outlook Konferenzräume zu buchen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Workspaces eine Kapazität haben, also von so vielen Benutzern gebucht werden können, wie Schreibtische verfügbar sind. Außerdem muss man einen Mindest­zeitraum angeben, für den man einen Arbeitsplatz belegen möchte.

Arbeitsplätze definieren

Ursprünglich wurde dies über ein Custom Attributes gelöst, aber mittlerweile lassen sich dafür die bestehenden Commandlets verwenden. In meiner Teststellung mit einem Entwickler-Tenant vergingen mehr als 24 Stunden bis der erste erstelle Workspace auch in den Applikationen dargestellt wurde.

Momentan gibt es noch keine zentrale Verwaltung von Gebäuden, Städten oder Standorten. Auch ist die Verwaltung in den Admin Center nicht vollständig möglich, daher beschränkt sich der Artikel auf das Management per PowerShell.

Raumliste anlegen

Zuerst erstellen wir eine Verteilerliste (Distribtion List) mit dem Parameter Roomlist. Idealerweise heisst diese wie das Gebäude oder der Standort. Die Verteilerliste ist im Admin Center nicht sichtbar und somit dort nicht editierbar.

Man findet sie jedoch im globalen Adressbuch und sollte dort nicht ausgeblendet werden, da sonst die Raumliste ebenfalls nicht mehr erscheint.

New-DistributionGroup -Name "FRA - The Squaire" -RoomList

Arbeitsplatz (Workplace) erstellen

In diesem Schritt erzeugen wir eine neue Raum-Mailbox und definieren den Typ als Workspace:

New-Mailbox -Room "FRA-Squaire-DeskNormal01" | Set-Mailbox -Type Workspace

Daten eingeben

Um die Informationen zum Arbeitsplatz hinzuzufügen, verwenden wir das Cmdlet Set-Place, welches nur bei Exchange Online zur Verfügung steht. Es führte in meiner Testumgebung zu mehreren unspezifischen Fehler­meldungen, trotzdem wurden die Attribute gesetzt. Abhilfe schafft das Setzen von Informationen wie geografische Koordinations­daten oder postalische Adressen per Set-User anstelle von Set-Place sein.

An der Stelle ist es wichtig, dass die Stadt mit dem Parameter City definiert wird, da dies in Outlook Web die Städteliste füllt. Der Parameter Tags bietet ebenfalls dort die Möglichkeit zu filtern.

Ansonsten stehen die Parameter von Set-Place zur Verfügung, auch wenn davon nicht alle momentan in den Applikationen dargestellt werden. Dabei gibt es zudem Unterschiede zwischen den Plattformen (Desktop, Web, Mobile).

Set-Place -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" -City "Frankfurt" -PostalCode "60549" `
-Street "Frankfurt 12" -Building " FRA - The Squaire " -CountryOrRegion DE -Capacity 1 `
-GeoCoordinates "50.05275;8.5690252" -Floor 0 -FloorLabel "Ground Floor" `
-Label "DevOps" -Tags "Dual Monitor”

Arbeitsplatz der Raumliste hinzufügen

Den erstellten Arbeitsplatz muss man noch zu einer Raumliste hinzufügen:

Add-DistributionGroupMember -Identity "FRA - The Squaire" `
-Member FRA-Squaire-DeskNormal01

Besprechungs und Buchungsoptionen festlegen

Analog zur Raumverwaltung können auch Arbeitsplätze weitgehend konfiguriert werden, so dass sich diese selbst verwalten und Anfragen zustimmen bzw. ablehnen können:

Set-CalendarProcessing -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" `
-AutomateProcessing AutoAccept -AddOrganizerToSubject $true `
-AllowConflicts $false

Mit diesem Aufruf definiert man die eingangs erwähnte Kapazität und minimale Buchungsdauer:

Set-CalendarProcessing -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" `
-EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180

Anzeige in Outlook Desktop App

Auf den Client-Plattformen herrscht aktuell noch ein unein­heitliches Bild. So zeigt Outlook (aktuelles Oktober Release 2020 - Current Channel) die Arbeits­plätze schlicht als Räume an. Diese können aber wie gewohnt gebucht werden und die Belegung anzeigen.

Die Web-App kommt immer zuerst in den Genuss neuer Funktionen und das gilt auch für Workspaces. So erscheinen dort bereits die Arbeitsplätze als separates Kriterium. Hier heisst der Raumfinder in der deutschen Version Zimmersuche.

Die oberen Merkmale bzw. Funktionen stehen bei Besprechungs­räumen zur Verfügung. Hier kann man nach zuvor manuell definierten Tags filtern.

Nachdem der erste Arbeitsplatz erstellt wurde, bietet sich nach geraumer Wartezeit die Möglichkeit, in Outlook für iOS beim Erstellen eines neuen Termins einen Arbeitsplatz zu buchen.

Leider konnte ich in der Teststellung einen Arbeitsplatz nicht abschließend buchen, weil kein Gebäude zur Auswahl stand. Vermutlich wird dies in kommenden Updates behoben werden.

Anzeige in den Verwaltungskonsolen

Die Darstellung in den Verwaltungs­zentren ist unterschiedlich. So erscheinen die Arbeitsplätze im Microsoft 365 Admin Center noch als Räume, im Exchange Admin Center jedoch bereits als Workspace. Raumlisten sind in den Admin-Zentren nicht ersichtlich und somit auch nicht editierbar.

Das Anlegen neuer Arbeitsplätze ist zwar nicht möglich, aber man kann gewisse Eigenschaften bei bestehenden Workspaces bearbeiten.

Zusammenfassung

Die Funktion Arbeitsplätze buchen wird sicherlich vielerorts dankend angenommen. Dafür sollte Microsoft jedoch die vollständige Funktionalität auf allen Plattformen gewährleisten. Zu wünschen wäre ebenfalls eine größere Bedeutung der Equipment-Verwaltung. Auch ein Fuhrpark-Management und Pool-Fahrzeuge direkt über Outlook buchen zu können, wäre eine willkommene Ergänzung.

Von einem Produktiv­einsatz würde ich zum Testzeitpunkt jedoch noch absehen, und zwar bis der Raumfinder in Outlook aktualisiert wird und die Mobile App vollumfänglich funktioniert. Die fehlende Möglichkeit, Gebäude und Standorte zu verwalten, erschwert das Anlegen und Ändern mehrerer Arbeitsplätze.