Book a Workspace: Arbeitsplatz buchen mit Outlook und Office 365

    Workplace buchen in der Outlook mobile AppImmer mehr Unter­nehmen verzichten darauf, ihren Mit­arbeitern einen festen Arbeits­platz zuzu­weisen. Statt­dessen suchen sich die Angestellten selbst einen freien Schreibtisch, als Arbeits­gerät dient ihnen ein Note­book. Eine neue Funktion von Exchange Online hilft bei der Ver­waltung der Büro­plätze.

    Die Gründe für diese Entwicklung zum orts­unabhängigen Arbeiten sind vielfältig. Zum einen gibt es einen generellen Trend zu mehr Mobilität, so dass sich Mitarbeiter weniger im Büro aufhalten. Zum anderen sind Büroflächen gerade in den großen Städten sehr teuer, und da kommt es Firmen gelegen, wenn die Leute teil­weise von zu Hause arbeiten möchten. Dieser Trend verstärkt sich nun durch die Corona-Krise.

    Ein Nutznießer der veränderten Arbeits­bedingungen ist Microsoft Teams, das nach gerade einmal drei Jahren laut CEO Satya Nadella bereits 115 Millionen täglich aktive Nutzer hat. Aber auch Exchange Online spielt bei der digitalen Kommuni­kation eine wichtige Rolle und erhielt im Juli 2020 die Funktion Book a Workspace in Outlook, mit der sich Arbeitsplätze verwalten lassen.

    Das Feature erinnert natürlich an die altbekannte Möglichkeit, in Outlook Konferenzräume zu buchen. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass Workspaces eine Kapazität haben, also von so vielen Benutzern gebucht werden können, wie Schreibtische verfügbar sind. Außerdem muss man einen Mindest­zeitraum angeben, für den man einen Arbeitsplatz belegen möchte.

    Arbeitsplätze definieren

    Ursprünglich wurde dies über ein Custom Attributes gelöst, aber mittlerweile lassen sich dafür die bestehenden Commandlets verwenden. In meiner Teststellung mit einem Entwickler-Tenant vergingen mehr als 24 Stunden bis der erste erstelle Workspace auch in den Applikationen dargestellt wurde.

    Momentan gibt es noch keine zentrale Verwaltung von Gebäuden, Städten oder Standorten. Auch ist die Verwaltung in den Admin Center nicht vollständig möglich, daher beschränkt sich der Artikel auf das Management per PowerShell.

    Raumliste anlegen

    Zuerst erstellen wir eine Verteilerliste (Distribtion List) mit dem Parameter Roomlist. Idealerweise heisst diese wie das Gebäude oder der Standort. Die Verteilerliste ist im Admin Center nicht sichtbar und somit dort nicht editierbar.

    Man findet sie jedoch im globalen Adressbuch und sollte dort nicht ausgeblendet werden, da sonst die Raumliste ebenfalls nicht mehr erscheint.

    New-DistributionGroup -Name "FRA - The Squaire" -RoomList

    Arbeitsplatz (Workplace) erstellen

    In diesem Schritt erzeugen wir eine neue Raum-Mailbox und definieren den Typ als Workspace:

    New-Mailbox -Room "FRA-Squaire-DeskNormal01" | Set-Mailbox -Type Workspace

    Daten eingeben

    Um die Informationen zum Arbeitsplatz hinzuzufügen, verwenden wir das Cmdlet Set-Place, welches nur bei Exchange Online zur Verfügung steht. Es führte in meiner Testumgebung zu mehreren unspezifischen Fehler­meldungen, trotzdem wurden die Attribute gesetzt. Abhilfe schafft das Setzen von Informationen wie geografische Koordinations­daten oder postalische Adressen per Set-User anstelle von Set-Place sein.

    An der Stelle ist es wichtig, dass die Stadt mit dem Parameter City definiert wird, da dies in Outlook Web die Städteliste füllt. Der Parameter Tags bietet ebenfalls dort die Möglichkeit zu filtern.

    Ansonsten stehen die Parameter von Set-Place zur Verfügung, auch wenn davon nicht alle momentan in den Applikationen dargestellt werden. Dabei gibt es zudem Unterschiede zwischen den Plattformen (Desktop, Web, Mobile).

    Set-Place -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" -City "Frankfurt" -PostalCode "60549" `
    -Street "Frankfurt 12" -Building " FRA - The Squaire " -CountryOrRegion DE -Capacity 1 `
    -GeoCoordinates "50.05275;8.5690252" -Floor 0 -FloorLabel "Ground Floor" `
    -Label "DevOps" -Tags "Dual Monitor”

    Arbeitsplatz der Raumliste hinzufügen

    Den erstellten Arbeitsplatz muss man noch zu einer Raumliste hinzufügen:

    Add-DistributionGroupMember -Identity "FRA - The Squaire" `
    -Member FRA-Squaire-DeskNormal01

    Besprechungs und Buchungsoptionen festlegen

    Analog zur Raumverwaltung können auch Arbeitsplätze weitgehend konfiguriert werden, so dass sich diese selbst verwalten und Anfragen zustimmen bzw. ablehnen können:

    Set-CalendarProcessing -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" `
    -AutomateProcessing AutoAccept -AddOrganizerToSubject $true `
    -AllowConflicts $false

    Mit diesem Aufruf definiert man die eingangs erwähnte Kapazität und minimale Buchungsdauer:

    Set-CalendarProcessing -Identity "FRA-Squaire-DeskNormal01" `
    -EnforceCapacity $True -MinimumDurationInMinutes 180

    Anzeige in Outlook Desktop App

    Auf den Client-Plattformen herrscht aktuell noch ein unein­heitliches Bild. So zeigt Outlook (aktuelles Oktober Release 2020 - Current Channel) die Arbeits­plätze schlicht als Räume an. Diese können aber wie gewohnt gebucht werden und die Belegung anzeigen.

    Arbeitsplätze erscheinen in der Outlook Desktop App als normale Räume.

    Die Web-App kommt immer zuerst in den Genuss neuer Funktionen und das gilt auch für Workspaces. So erscheinen dort bereits die Arbeitsplätze als separates Kriterium. Hier heisst der Raumfinder in der deutschen Version Zimmersuche.

    In Outlook Web findet man Arbeitsplätze über die so genannte Zimmersuche.

    Die oberen Merkmale bzw. Funktionen stehen bei Besprechungs­räumen zur Verfügung. Hier kann man nach zuvor manuell definierten Tags filtern.

    Nachdem der erste Arbeitsplatz erstellt wurde, bietet sich nach geraumer Wartezeit die Möglichkeit, in Outlook für iOS beim Erstellen eines neuen Termins einen Arbeitsplatz zu buchen.

    Leider konnte ich in der Teststellung einen Arbeitsplatz nicht abschließend buchen, weil kein Gebäude zur Auswahl stand. Vermutlich wird dies in kommenden Updates behoben werden.

    Arbeitsplatz über die mobile App buchen, dort heißt er Arbeitsbereich.

    Anzeige in den Verwaltungskonsolen

    Die Darstellung in den Verwaltungs­zentren ist unterschiedlich. So erscheinen die Arbeitsplätze im Microsoft 365 Admin Center noch als Räume, im Exchange Admin Center jedoch bereits als Workspace. Raumlisten sind in den Admin-Zentren nicht ersichtlich und somit auch nicht editierbar.

    Das Anlegen neuer Arbeitsplätze ist zwar nicht möglich, aber man kann gewisse Eigenschaften bei bestehenden Workspaces bearbeiten.

    Übersicht über die Ressourcen im Exchange Admin Center, in der sich auch die Workspaces befinden.

    Zusammenfassung

    Die Funktion Arbeitsplätze buchen wird sicherlich vielerorts dankend angenommen. Dafür sollte Microsoft jedoch die vollständige Funktionalität auf allen Plattformen gewährleisten. Zu wünschen wäre ebenfalls eine größere Bedeutung der Equipment-Verwaltung. Auch ein Fuhrpark-Management und Pool-Fahrzeuge direkt über Outlook buchen zu können, wäre eine willkommene Ergänzung.

    Von einem Produktiv­einsatz würde ich zum Testzeitpunkt jedoch noch absehen, und zwar bis der Raumfinder in Outlook aktualisiert wird und die Mobile App vollumfänglich funktioniert. Die fehlende Möglichkeit, Gebäude und Standorte zu verwalten, erschwert das Anlegen und Ändern mehrerer Arbeitsplätze.

    Keine Kommentare