Freigegebene Postfächer: Funktionen, Einschränkungen, Administration

Wird eine Nachricht versandt, dann kann dies als das Postfach erfolgen. Somit wird auch die Antwort wiederum in dem Postfach landen. Werden die gesendeten und gelöschten Nachrichten durch ent­sprechende Einstellungen ebenfalls im Postfach gepflegt, dann erhöht dies die Nachvoll­ziehbarkeit von Vorgängen.

Freigegebene Postfächer verfügen über eine oder mehrere eigenständige Mail-Adressen, die auch von extern erreichbar sein können. Typische Beispiele sind info, marketing, sales, service, itsupport etc.

Einschränkungen

• Eine Shared Mailbox besitzt beim regulären Anlegen kein Passwort, somit kann man sich damit weder bei Outlook App oder Outlook Web noch auf Mobilgeräten oder sonstigen Diensten anmelden. Sollte die Mailbox aktiviert und ein Passwort vergeben worden sein, beschreibt Microsoft wie dies wieder rückgängig gemacht werden kann.
• Nur lizenzierte Benutzer haben Zugriff auf freigegebene Postfächer. In der Dokumentation von Microsoft heißt es hierzu:
  

  "Jeder Benutzer, der auf den Exchange Online-Dienst zugreift, muss einem Abonnementplan zugewiesen sein [...] Benutzer­abonnements sind für Konferenzräume und freigegebene Postfächer nicht erforderlich. Diese speziellen Postfachtypen verfügen nicht über Anmelde­informationen. Stattdessen erfolgt die Verwaltung und der Zugriff von lizenzierten Benutzern mit den ent­sprechenden Berechtigungen über Delegation."

• Eine Shared Mailbox ist nicht für direktes Anmelden vorgesehen. Die Dokumentation von Microsoft sagt dazu das Folgende:
  

  "Ein freigegebenes Postfach ist nicht für direktes Anmelden ausgelegt. Das Benutzerkonto für das freigegebene Postfach selbst sollte im Status Deaktiviert (oder "getrennt") verbleiben."

• 50 GB als maximale Postfachgröße

Erstellen einer Shared Mailbox

Das Erstellen eines freigegebenen Postfachs ist recht einfach und kann über das Administrator-Portal, die ECP oder per PowerShell erfolgen (siehe dazu: Freigegebene Postfächer in Office 365 einrichten). In diesem Artikel konzentriere ich mich auf die weitere Verwendung und Einstellungs­möglich­keiten.

Berechtigungen über das Admin Center vergeben

Da man sich als freigegebene Mailbox nicht anmelden kann, muss Benutzern Zugriff gewährt werden. Dies lässt sich ebenfalls über das Admin Center, das Exchange Control Panel (ECP) oder per PowerShell erledigen.

Zu beachten ist, dass es mehrere Minuten dauert, bis vorgenommene Änderungen effektiv wirken. Bei Exchange Online bittet Microsoft um bis zu 60 Minuten Geduld, bis die neuen Berechtigungen greifen.

Erfolgt die Berechtigungs­vergabe via Mitglieder­verwaltung im Admin Center, so erhält der Benutzer direkt Vollzugriff auf das Postfach sowie die Erlaubnis, als das dieses senden zu dürfen.

Dazu wählt man unter Gruppen => Freigegebene Postfächer die Mailbox aus und dann Bearbeiten.

Über das Hinzufügen als Mitglieder können Benutzer berechtigt werden. Im folgenden Dialog wählt man die entsprechenden Benutzer aus, fügt sie hinzu und speichert.

Berechtigungen einschränken über das Admin Center

Soll Benutzern der Vollzugriff auf die Mailbox oder das Recht, als diese zu senden, entzogen werden, dann kann dies wieder über die Mitglieder­verwaltung erfolgen. Ohne das Recht, als Postfach zu senden, würden Mails im Namen des Benutzers verschickt.

Dazu wechselt man zur gleichen Seite wie oben zum Bearbeiten des Postfachs, folgt hier aber dem Link Berechtigungen anpassen.

Dort kann man nun jede Berechtigung einzeln bearbeiten.

Automatische Einrichtung in Outlook (Automapping)

Bei der Outlook Desktop-App greift nun die Automapping-Funktion. Per Autodiscovery bekommt der berechtigte Benutzer das freigegebene Postfach direkt in Outlook eingetragen. Dies dauert in der Regel einige Minuten. Weder Administrator noch Benutzer müssen also tätig werden, um die Shared Mailbox einzubinden.

Einrichtung in Outlook Webapp

In der Outlook Webapp ist das automatische Einbinden nicht vorgesehen. Das freigegebene Postfach kann man nach dem Öffnen von Ordner über den Befehl Freigegebenen Ordner hinzufügen integrieren.

Aus der nachfolgenden Liste wählt man das gewünschte Postfach aus.

Die Einrichtung schließt man durch Hinzufügen ab.

Einrichtung in iOS Outlook App

Auch in der App für mobile Geräte funktioniert das automatische Zuordnen nicht. Für eine manuelle Einrichtung geht man folgendermaßen vor:

Über das Home Icon führt der Weg zum Einstellungs-Icon links unten und von dort zum Link E-Mail-Konto hinzufügen.

Im nachfolgend angezeigten Dialog führt man den Befehl Freigegebenes Postfach hinzufügen aus. 

Funktionsvergleich

In der Outlook Desktop-App stehen bei automatisch zugeordneten Postfächern nicht alle Funktionen zur Verfügung. Getestet habe ich unter Windows 10 Enterprise (1809) mit Outlook 1908 aus Office 365 ProPlus und eingeschalteten Cache-Modus.

Je nach Office-Version und Edition können die Möglichkeiten sich unterscheiden. Ich habe keine Anpassungen der Mailbox per PowerShell oder Outlook Web-App in Betracht gezogen. Folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen es abhängig von der Art der Zuordnung gibt.

Funktion	Zuordnung automatisch	Zuordnung als Konto
Senden Als	möglich	möglich
Antworten	möglich	möglich
Gesendete Mail	Nur beim Benutzer	Nur im freigegebenen Postfach
Gelöschte Mail	Nur beim Benutzer	Nur im freigegebenen Postfach
Signaturzuordnung	nicht möglich	möglich
Indizierte Suchfunktion	nicht vorhanden	vorhanden
Cache-Mode (OST Datei)	nein	ja
Posteingangsregeln	nicht möglich	möglich
Automatisches Antworten	nicht möglich	möglich

Das Verhalten der gesendeten und gelöschten Mails kann man durch Gruppen­richtlinien beeinflussen. Persönlich favorisiere ich es, das Verhalten in der Mailbox selbst zu ändern, entweder im Office 365 Admin Portal oder per PowerShell.

Somit kann man es je nach Anwendungsfall und -dauer bevorzugen, die Postfächer manuell als separates Konto einzubinden. Um Störungen vorzubeugen empfiehlt es sich, erst das automatische Zuordnen (Automapping) auszuschalten. Dies passiert auf Ebene der Benutzer­berechtigung, somit kann man je Benutzer unterschiedliche Einstellungen verwenden.

Automatisches Einbinden (Automapping) deaktivieren

Dies kann per PowerShell erfolgen, aber leider nicht über das grafische Web-Interface. Hat der Benutzer bereits eine Berechtigung auf das freigegebene Postfach, so wird diese zuerst entfernt und danach wieder hinzugefügt. Hat er noch keine, so kann man diese per PowerShell direkt vergeben, ohne das automatische Einbinden zu aktivieren.

Remove-MailboxPermission -Identity SharedMailbox-Automap `
-User Benjamin -AccessRights FullAccess

Add-MailboxPermission -Identity SharedMailbox-Automap `
-User Benjamin -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false

Add-RecipientPermission -Identity SharedMailbox-Automap `
-Trustee Benjamin -AccessRights SendAs

Eine Möglichkeit, die erst seit kurzem in Exchange Online zur Verfügung steht, ist der Parameter ClearAutomapping im Cmdlet Remove-Mailboxpermission. Der Befehl verkürzt die Prozedur und entfernt die automatische Zuordnung bei allen Usern, die Vollzugriff auf das freigegebene Postfach haben.

Remove-MailboxPermission -Identity SharedMailbox-Automap -ClearAutoMapping

Einrichtung als Konto in Outlook

Das freigegebene Postfach kann nun als separates Konto eingebunden werden. Dazu wählt man im Backstage-Bereich von Outlook "+ Konto hinzufügen".

Anschließend gibt man die Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und meldet sich danach mit den Zugangsdaten des berechtigten Benutzers an.

Die Frage, ob man dem Unternehmen erlaubt, das Gerät zu verwalten, beantwortet man mit Ja.

Den Vorgang schließt man mit Klick auf Fertigstellen ab. Nach dem Neustart von Outlook steht das freigegebene Postfach dann voll umfänglich als separates Konto zur Verfügung.

Antworten als

Dem vorherigen Vergleich ist zu entnehmen, dass die Funktion Antworten als zur Verfügung steht, auch wenn das Postfach automatisch zugeordnet wurde. Dies kann über das Von-Feld erfolgen.

Die Mail-Adresse, welche als Konto hinzugefügt wurde, erscheint in der Auswahlliste. Über den Eintrag Weitere E-Mail-Adresse können Postfächer ohne automatische Zuordnung manuell hinzugefügt werden. Dies muss man nur einmal machen.

Fazit

Freigegebene Postfächer sind ein wichtiger Bestandteil von Exchange. Dass sie kostenlos sind, macht sie für viele Unternehmen interessant. Man muss sich aber der generellen Einschränkungen bewusst sein, und auch der Tatsache, dass diese von der Art und Weise der Einbindung abhängen.

Bestehende Benutzer­postfächer lassen sich auch im Nachhinein zu freigegebenen Postfächern umwandeln. Die eigesparten Kosten können in mehr Sicherheit durch eine Threat Protection investiert werden.