Freigegebene Postfächer: Speicherort für gelöschte und gesendete Mails konfigurieren

Beim Automapping landen die Elemente beim Benutzer, bei der Einrichtung als separates Konto sind diese im freigegebenen Postfach.

Wenn bei der automatischen Zuordnung die gesendeten und gelöschten Elemente (auch) im freigegebenen Postfach aufbewahrt werden sollen, dann muss der Admin dies konfigurieren.

Eine Möglichkeit, das Verhalten der gesendeten Mails zu beeinflussen, ist es, die Registry auf den Clients zu konfigurieren. Dies kann beispielsweise durch Gruppenrichtlinien (GPO) erfolgen. Das Vorgehen wurde bereits in diesem Beitrag beschrieben.

Eine Alternative besteht darin, das Postfach selbst anzupassen. Somit funktioniert diese Variante auch bei Outlook Webapp oder mobile App.

Gesendete Mails über das Admin Center verwalten

Am einfachsten kann man in Office 365 dafür sorgen, dass gesendete und gelöschte Mails im frei­gegebenen Postfach bleiben. Dazu wählt man das betreffende Postfach im Admin Center aus und bearbeitet es.

In der Detailansicht klickt man im Abschnitt Gesendete Elemente auf den Link Bearbeiten.

Im anschließenden Dialog aktiviert man die zwei Optionen, die sich auf das Kopieren von versendeten Elementen beziehen.

Gesendete Mails mit PowerShell verwalten

Die Anpassung kann erwartungs­gemäß auch per PowerShell erfolgen. Dazu dient folgender Befehl:

Set-Mailbox -Identity SharedMailbox-Automap -MessageCopyForSentAsEnabled $true `
-MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Es kann einige Minuten dauern, bis die Änderung aktiv ist. Die Einstellung bewirkt, dass eine Kopie der gesendeten Mails nun zusätzlich in den Ordner Gesendete Mails des freigegebenen Postfachs gespeichert wird.

Die Mails sind mithin künftig beim Benutzer und zusätzlich in der freigegebenen Mailbox, wenn das Postfach automatisch zugeordnet wurde. Wenn man das Postfach als separates Konto eingerichtet hat, ändert sich am bisherigen Verhalten nichts.

Gelöschte Elemente

Das Verhalten der gelöschten Elemente lässt sich leider nicht über das freigegebene Postfach selbst beeinflussen. Wenn Outlook als Client zum Einsatz kommt, dann kann man auf eine Gruppen­richtlinie zurückgreifen oder den entsprechenden Registry-Eintrag direkt setzen.

Entscheidet man sich für das GPO, dann aktiviert man die Einstellung Gelöschte Elemente im Postfach des Besitzers statt im Postfach der Stellvertretung speichern. Sie findet sich unter Benutzerkonfiguration => Richtlinien => Administrative Vorlagen => Microsoft Outlook 2016 => Outlook-Optionen => Stellvertretungen.

Will man die Registry direkt ändern, dann legt man unter dem Schlüssel

Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General

ein DWORD mit der Bezeichnung DelegateWastebasketStyle mit 4 als Wert an.

Jede der beiden Einstellungen bewirkt, dass auch bei automatisch zugeordneten Postfächern die gelöschten Elemente im freigegebenen Postfach aufbewahrt werden.