Räume in Exchange 2016 anlegen und ändern mit PowerShell


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    Raumfinder in Microsoft OutlookRäume lassen sich in Exchange 2016 nicht nur über das gra­fische Admini­stration Center (EAC) ver­walten, sondern auch über Power­Shell. Um die Auswahl im Outlook Raum­finder zu verein­fachen, kann man sie zu Listen zusammen­fassen. Dieser Artikel zeigt, welche PowerShell-Cmdlets für diese Aufgabe vorge­sehen sind.

    Das Finden von freien, ausreichend großen und nahe gelegenen Räumen für Besprechungen ist eine der Kern­kompetenzen von Outlook. Für eine komfortable und schnelle Suche bietet sich dort der Raumfinder an. Wie bereits in diesem Artikel beschrieben, können Räume und andere Ressourcen im EAC angelegt werden. Hier beschreibe ich nun das Vorgehen mit PowerShell.

    Namenskonvention für Räume

    Bevor man Ressourcen anlegt, sollte man sich auf eine klar definierte und einfach verständliche Namens­konvention einigen. Zu beachten ist, dass der Name nicht länger als 64 Zeichen haben darf. Bei der Namens­gebung können, je nach Größe und Struktur des Unternehmens, folgende Eigenschaften berücksichtigt werden:

    • Land
    • Ort
    • Gebäude / Strasse
    • Stockwerk / Raumnummer

    Anlegen von Räumen mit New-Mailbox

    Jeder Raum als Ressource in Exchange hat seine eigene Mailbox. Darüber ist der Buchungs­status (frei bzw. gebucht) einsehbar und der Raum kann auf Anfragen reagieren. Standard­mäßig werden Besprechungs­anfragen an Räume nicht bearbeitet.

    Um das zu ändern, muss man entweder einen oder mehrere Stellver­treter ernennen, oder den Raum für Buchungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen konfigurieren.

    Um einen Raum mit dem Commandlet New-Mailbox anzulegen, wird im einfachsten Fall nur der Name benötigt:

    New-Mailbox -Room -Name "DE-FRA-HQ-103" 

    Einen neuen Raum mit einem Minimalaufruf von New-Mailbox anlegen

    Alternativ kann man dem Befehl zum Anlegen eines Raumes gleich alle benötigten Informationen mitgeben:

    New-Mailbox -Room -Name “DE-FRA-HQ-103” -Database “Database-EX2016” -OrganisatioanlUnit "domain.fqdn/Resources" -ResourceCapacity 8 -Phone "0049 69 1234" -Office "Musterstrasse 5"

    Eigenschaften eines Raums gleich beim Anlegen mit New-MailBox spezifizieren.

    Rauminformationen ändern

    Bei einem vorhandenen Raum kann man mit Set-Mailbox weitere Informationen hinzufügen oder bestehende Eigenschaften ändern. Dazu zählen beispiels­weise die Raumgröße, die Exchange-Datenbank, die Organisations­einheit im Active Directory, ein Alias und die Mail-Adresse.

    Um Kontakt­informationen wie die Telefon­nummer, Standort oder Location zu setzen, verwendet man dagegen das Commandlet Set-User.

    Um beispielsweise die Raumgrösse auf 8 und die Kontakt­informationen zu setzen, gibt man folgende Befehle ein:

    Set-Mailbox -Identity "DE-FRA-HQ-103" -ResourceCapacity 8

    Set-User -Identity "DE-FRA-HQ-103" -Phone "0049 69 1234" -Office "Musterstrasse 5" -City "Frankfurt"

    Eigenschaften und Kontaktinformationen für einen Raum ändern mit Set-MailBox.

    Raumlisten

    Um Räume komfortabel im Raum­finder von Outlook angezeigt zu bekommen, kann man sie zu Listen zusammenfassen. Dazu dient das Commandlet New-DistributionGroup mit dem Schalter RoomList. Einzelne Räume lassen sich einer Liste dann mittels Add-DistributionGroupMember hinzufügen.

    Generell können hier die unter­schiedlichsten Kriterien abgebildet werden. So sind Raumlisten denkbar für die Räume innerhalb einer Stadt, innerhalb eines Gebäudes oder auch nach Anforderungen an die Raumgrösse oder Ausstattung.

    Raumlisten definieren und Räume zu Listen hinzufügen mit Add-DistributionGroupMember.

    Weitere Informationen über das Anlegen von Räumen und Raumlisten gibt es auf dieser Seite von Microsoft Docs.

    Raumfinder

    In Outlook können Benutzer die entsprechende Raumliste im Add-In Raumfinder auswählen. Dieses ist im rechten Abschnitt einer Besprechungs­anfrage zu finden.

    Wird nun eine Besprechung in Outlook geplant, dann sieht man direkt nach der Eingabe des gewünschten Datums und des Zeitraums die verfügbaren Räume. Sollte kein Raum frei sein, dann kann ein alternativer Zeitraum für die vorgeschlagenen Räume durch Anklicken übernommen werden. Sie befinden sich am unteren Bereich des Raumfinders.

    Der Raumfinder zeigt bei Terminkonflikten gleich alternativ verfügbare Zeiträume an.

    In Outlook on the Web ist die Raumsuche sehr intuitiv gestaltet. Über die Schalt­fläche Raum hinzufügen werden gleich beim Planen eines Kalender­termins ausschliesslich verfügbare Räume angezeigt.

    Auswahl von Räumen bei der Terminplanung in Outlook on the Web

    Möchte man nicht die zuletzt verwendete Raumliste nutzen, dann kann man über Neue Raumliste auswählen zu einer anderen wechseln.

    Weitere Informationen über den Raumfinder gibt es auf dieser Support-Seite von Microsoft.

    Zusatzinformation über MailTips

    Mit den MailTips kann man den Raum um sinnvolle Hinweise ergänzen. Die MailTips werden wie bei anderen Objekten über das Commandlet Set-Mailbox hinzugefügt.

    MailTip zu einem Raum hinzufügen

    Set-Mailbox -Identity "DE-BER-Kudamm-EG" -MailTip "Klimaanlage und Beamer im Raum vorhanden"

    In Outlook und Outlook on the Web erscheint oben der definierte MailTip als Hinweis.

    Ergänzende Informationen zu einem Raum als MailTip in Outlook

    Weitere Informationen über den Raumfinder finden Sie hier.

    Dieser Artikel bezieht sich auf Exchange 2016 on-Premise. Auch wenn Office 365 dieselben Funk­tionalitäten bietet, können die Befehle und Vorgänge davon abweichen. Gerade im Hybrid-Betrieb oder bei Vertrauens­stellungen können zusätzliche Schritte nötig sein, um Frei/Gebucht-Informationen abzurufen.

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