Nachrichten in Office 365 automatisch beantworten mit CodeTwo Email Signatures

Ein häufiger Anwendungsfall für standardisierte Antworten sind Nachrichten, die über ein Ticketing-System eingehen, beispielsweise von Kunden des Unternehmens. Mithilfe des neuen Autoresponders können Firmen diese schnell mit relevanten Informationen versorgen.

CodeTwo kann auch automatische Antworten im Namen von deaktivierten oder gelöschten Benutzern erstellen. Diese Möglichkeit erlaubt es Admins, die Absender von E-Mails an diese Konten über die Adressänderung zu informieren.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 einrichten

Ich demonstriere im Folgenden die Nutzung des Autoresponders anhand der kostenlosen 14-tägigen Testversion, die CodeTwo für seine Lösung anbietet. Nachdem Sie die Anmelde­bedingungen akzeptiert haben, können Sie im ersten Schritt einen neuen Microsoft 365-Tenant hinzufügen.

Nach dem Klick auf das +-Symbol startet ein Assistent für diese Aufgabe. Akzeptieren Sie zunächst die EULA. Danach werden Sie aufgefordert, sich erneut mit Ihrem Microsoft-Konto anzumelden. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Add New Tenant.

Wählen Sie nun die Region, in der Sie CodeTwo nutzen möchten. Auf der Seite Signature Mode können Sie festlegen, wie die Signatur hinzugefügt werden soll. Die Optionen sind:

• Server-seitig (Cloud): Dieser Modus funktioniert mit allen Mail-Clients und erfordert eine zusätzliche Konfiguration der Exchange Online-Konnektoren.
• Client-seitig (Outlook): Diese Option setzt als Client Outlook voraus. Eine Signatur wird während der Eingabe einer Nachricht hinzugefügt und erfordert keine zusätzliche Einrichtung von Exchange Online-Konnektoren.
• Kombimodus (Combo): Verwendet Server- und Client-seitigen Modus.

Autoresponder konfigurieren

Eine neue Autoresponder-Regel lässt sich schnell und einfach ebenfalls mit Hilfe eines Wizards erstellen. Um ihn zu starten, navigieren Sie in den Tenant-Einstellungen zur Option Autoresponder und klicken Sie auf Turn on.

Als nächstes legen Sie mit dem CodeTwo-Assistenten eine neue Autoresponder-Regel an. Navigieren Sie zu Signatures und wählen Sie die Option Autoresponder.

Im darauffolgenden Dialog vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Regel. Dann bestimmen Sie, ob die automatische Antwort nur verschickt werden soll, wenn die Mails an bestimmte Empfänger gehen.

Im nächsten Schritt geben Sie bei Bedarf an, wer die automatischen Antworten erhalten soll.

Eine wichtige Option für das Erstellen einer Regel sind Filter auf Basis von Schlüsselwörtern. Eine Auto-Reply-Nachricht geht nur dann raus, wenn bestimmte Wörter in einer Mail vorhanden sind. Sie können auch eine umgekehrte Logik konfigurieren, um das Senden von Antworten zu vermeiden, wenn bestimmte Schlüsselwörter enthalten sind.

Die automatischen Antworten müssen nicht sofort aktiviert werden, vielmehr kann man im Schritt Scheduler dafür eine bestimmte Zeit festlegen. Darüber hinaus lässt sich die Anzahl der zu versendenden Antworten innerhalb eines bestimmten Zeitraums (Stunden, Tage) begrenzen.

CodeTwo sieht außerdem vor, mehrere Regeln zu einem Workflow zu verknüpfen. Dafür bietet es eine einfache Logik, der zufolge eine weitere Regel (nicht) ausgeführt wird, wenn die aktuelle Regel (nicht) angewandt wird.

Im Schritt Design können Sie den Inhalt und das Aussehen der automatischen Antwort gestalten. Hier kann man unter anderem den Absender, den Empfänger, den Betreff, das Verhalten des Responders und die Nachricht anpassen.

Wenn Sie auf Edit reply message klicken, können Sie eine enthaltene Vorlage für die automatische E-Mail auswählen.

Zusammenfassung

Der neue Autoresponder ist ein kostenloses Feature im Mail-Signaturdienst von CodeTwo. Er geht über das reine Management von Fußzeilen in E-Mails hinaus, weil Unternehmen damit gängige Nachrichten automatisch beantworten können. Das betrifft zum Beispiel wiederkehrende Anfragen von Kunden.

Der von Schlüsselwörtern abhängige Versand sowie das Verketten von Regeln erlaubt dabei die Einrichtung von Workflows. Diese umfassen auch die gezielte Integration oder den Ausschluss von Empfängern.

Weitergehende Informationen zu CodeTwo Email Signatures und eine kostenlose 14-tägige Testversion gibt es auf der Website des Herstellers.