Ordner aus dem Benutzerprofil (Dokumente, Bilder, etc.) nach OneDrive for Business umleiten


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    OneDrive for BusinessRoaming Profiles und Ordner­­umleitung waren lange der Standard unter Windows, um Benutzer­­dateien auf ver­­schiedenen PCs bereit­­zustellen. Nach­dem immer mehr User nicht im Büro, sondern unter­­­wegs oder zu Hause arbeiten, wird diese Technik zu­nehmend obsolet. Eine Alter­­native besteht in der Um­leitung der Profil­­ordner nach OneDrive.

    Als Reaktion auf die veralteten Bordmittel von Windows entstanden mehrere Produkte für die File-Synchronisierung, zum Beiepiel Dropbox oder Nextcloud. Microsoft selbst unternahm mit den Work Folders einen halbherzigen Versuch, ebenfalls eine on-prem-Lösung für diesen Zweck anzubieten. Mittlerweile hat der Hersteller auch hier seinen Fokus in Richtung Cloud verschoben.

    Cloud-Speicher in M365-Abos enthalten

    Die populären SaaS-Angebote von Office 365 bzw. Microsoft 365 Cloud nutzen OneDrive for Business und stellen Unternehmen damit einen Cloud-basierten Speicher zur Verfügung. Damit ist bei vielen Kunden bereits die Voraus­setzung gegeben, um neben Diensten wie E-Mail auch Desktop-Umgebungen in die Cloud auszulagern.

    Dies gilt vor allem für die Umleitung der vertrauten Ordner nach OneDrive, einschließlich Desktop, Dokumente oder Bilder, welche die Benutzer standardmäßig für ihre Dateien verwenden. Dieser Prozess wird als Known Folder Move (KFM) bezeichnet. Er bietet mehrere Vorteile für Unternehmen und Endbenutzer:

    • Die den Benutzern vertrauten Speicherorte für ihre Dateien bleiben erhalten: Dies reduziert den Support-Aufwand bei der Einführung dieses Features und vermeidet Änderungen in den Arbeitsabläufen der User.
    • Verfügbarkeit der Dateien in OneDrive for Business: Die Belegschaft in hybriden Arbeits­modellen benötigt Zugang zu ihren Daten von jedem Ort und jedem Gerät aus. Eine Verbindung zum Internet ist alles, was die Benutzer dafür brauchen.
    • Datei­versionierung und Wieder­herstellung gelöschter Elemente: OneDrive for Business verfügt von Haus aus über integrierte Schutzfunktionen, mit denen Benutzer ältere Versionen von Dateien und gelöschte Elemente wieder­herstellen können.
    • Vertraute Tools zur Steuerung von Known Folder Move: Admins können Gruppen­richtlinien, Verwaltungs­vorlagen in Microsoft Intune oder Registrierungs­schlüssel verwenden, um das Verhalten von KFM zu kontrollieren.

    Hürden für den Umstieg auf OneDrive for Business

    Eine Hürde für viele Unternehmen wird der Wechsel von den traditionellen lokalen Technologien wie Ordner­umleitung, Offline-Dateien (Client-seitiges Caching, CSC) und Server-gestützte Profile auf die OneDrive-Umleitung sein. Anwender müssen nämlich ihre bisherigen Verfahren für die Ordner­umleitung rückgängig machen, bevor sie KFM nutzen können.

    Folgende Szenarien dürften weit verbreitet sein:

    Szenario 1:

    Die Ordner wurden bereits mit einer Gruppenrichtlinie für die Ordner­umleitung zu OneDrive umgeleitet.

    1. Diese Gruppenrichtlinie muss man deaktivieren und anschließend sicherstellen, dass die Ordner und ihr Inhalt auf OneDrive verbleiben.
    2. Aktivieren Sie die KFM-Gruppenrichtlinie. Die Standard­ordner bleiben in OneDrive

    Szenario 2:

    Die Ordner wurden an einen Speicherort auf einem lokalen PC umgeleitet.

    1. Deaktivieren Sie die Gruppen­richtlinie für die Ordner­umleitung und belassen Sie die Ordner und deren Inhalt an dem umgeleiteten Ort.
    2. Aktivieren Sie die KFM-Gruppenrichtlinie. Die Standard­ordner werden dann nach OneDrive verschoben.

    Szenario 3:

    Die Ordner wurden auf eine Netzwerk­freigabe umgeleitet.

    1. Admins müssen die Benutzer­dateien vom Netz­laufwerk in die ent­spre­chenden Ordner auf OneDrive kopieren.
    2. Deaktivieren Sie die Gruppen­richtlinie für die bisherige Ordnerumleitung.
    3. Belassen Sie die Ordner und ihren Inhalt auf der Freigabe.
    4. Aktivieren Sie die KFM-Gruppenrichtlinie. Die Standard­ordner werden nach OneDrive verschoben
    5. Diese werden mit den vorhandenen Ordnern Desktop, Dokumente und Bilder zusammen­geführt, die den in Schritt 1 verschobenen Content enthalten.

    KFM mit Gruppenrichtlinien verwalten

    Um OneDrive-Einstellungen mit Gruppen­richtlinien zu verwalten, müssen Sie die administrativen Vorlagen für OneDrive im Central Store installieren. Sie finden die benötigten .admx- und .adml-Dateien auf einem Windows-Client mit der OneDrive Sync App unter %LOCALAPPDATA%\Microsoft\OneDrive\<Version>\adm. Die deutsche Sprachdatei liegt unter de. Der folgende Screenshot stammt von einem Windows 11-Client.

    OneDrive-Richtlinienvorlagen von einem Windows-Client kopieren

    Es gibt einige Einstellungen für die Gruppenrichtlinien, die Sie bei Known Folder Move beachten sollten.

    Einstellungen für die Verwaltung von OneDrive über Gruppenrichtlinien

    Mittels GPO lässt sich unter anderem festlegen, ob und wie der Benutzer beim Umzug der Ordner eingebunden wird und welche Möglichkeiten ihm danach offenstehen.

    Benutzer zum Verschieben bekannter Windows-Ordner auf OneDrive auffordern ("Prompt users to move Windows known folders to OneDrive"):

    Wenn Sie diese Einstellung aktivieren und Ihre Tenant-ID angeben, wird Benutzern der Dialog "Ihre IT-Abteilung möchte, dass Sie Ihre wichtigen Ordner schützen" angezeigt.
    Wenn sie das Fenster schließen, erscheint im Aktivitätscenter so lange eine Erinnerung, bis User alle drei bekannten Ordner verschoben haben. Falls ein Benutzer seine Standardordner bereits auf ein anderes OneDrive-Konto umgeleitet hat, wird er aufgefordert, diese auf das Konto der Firma umzuleiten (wobei die vorhandenen Dateien zurückbleiben).

    Auuforderung an Benutzer, die Standardordner nach OneDrive umzuleiten

    Bekannte Windows-Ordner automatisch auf OneDrive verschieben ("Silently move Windows known folders to OneDrive"):

    Mit dieser Einstellung können Sie die Standardordner ohne Benutzerinteraktion nach OneDrive umleiten. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren und Ihre Tenant-ID angeben, dann können Sie wählen, ob Benutzer nach Abschluss des Vorgangs eine Nachricht angezeigt werden soll.

    Benutzer am Umleiten ihrer bekannten Windows-Ordner auf ihren PC hindern ("Prevent users from redirecting their Windows known folders to their PC"):

    Damit zwingt man die Benutzer, ihre Dokumente, Bilder und Desktop-Ordner auf OneDrive umzuleiten. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, wird die Schaltfläche "Schutz beenden" im Fenster "Ihre IT-Abteilung möchte, dass Sie Ihre wichtigen Ordner schützen" deaktiviert, und Benutzer erhalten einen Fehler, wenn sie versuchen, die Synchronisierung eines bekannten Ordners zu beenden.

    Benutzer am Umleiten ihrer bekannten Windows-Ordner auf OneDrive hindern ("Prevent users from moving their Windows known folders to OneDrive"):

    Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, erhalten die Benutzer nicht den Dialog "Schutz wichtiger Ordner einrichten" und der Befehl "Schutz starten" wird deaktiviert. Wenn der Benutzer seine bekannten Ordner bereits verschoben hat, verbleiben die Dateien in diesen Ordnern auf OneDrive.

    Konfigurationsprofile für Microsoft Intune bieten ähnliche Einstellungen für das Verschieben von bekannten Ordnern nach OneDrive for Business wie die Gruppen­richtlinien.

    Configuration Profile mit den OneDrive-Einstellungen in Microsoft Intune erstellen

    Zusammenfassung

    Die Migration von Dateien zu OneDrive for Business mit Known Folder Move ist eine gute Möglich­keit, Benutzerdateien in der Cloud zu speichern. Sie lässt sich mithilfe von Gruppenrichtlinien, Microsoft Intune oder einer direkten Änderung der Registrierung auf Endbenutzer-Clients relativ leicht umsetzen.

    Die größte Heraus­forderung bei KFM ist die Umstellung von der Nutzung der Legacy-Technologien (Ordner­umleitung, Roaming Profiles) zum Known Folder Move.

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    Bild von Brandon Lee

    Brandon Lee ist seit mehr als 18 Jahren in der IT-Branche tätig und konzen­triert sich auf Networking und Virtua­lisie­rung. Er ver­öffent­licht auf ver­schie­denen Blogs und ver­fasst tech­nische Doku­men­ta­tionen, haupt­sächlich auf Virtualizationhowto.com.
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