Outlook: Postfächer von Office 365 oder für die Migration auf einen anderen PC in eine PST-Datei exportieren

Es gibt jedoch auch eine Export­option für Endbenutzer in Outlook. Sie bietet einen einfachen, assistenten­­gestützten Workflow, der auch einen selektiven Export durch die Auswahl bestimmter Ordner oder Element­typen erlaubt.

Export Wizard starten

Um diesen Vorgang in Outlook zu starten, wählen Sie Öffnen & Exportieren > Impor­tieren/Expor­tieren aus dem Menü Datei.

Der daraufhin angezeigte Dialog bietet mehrere Optionen für eine solche Operation an. Wir möchten aber nur E-Mails in eine Datei exportieren.

Im Dialog für den Export in eine Datei wählen Sie die Option Outlook-Datendatei (.pst).

Entscheiden Sie anschließend, welche Ordner und Daten Sie aus Ihrem Mail-Konto exportieren möchten.

Legen Sie nun den Speicherort für die PST-Datei fest. Sie können auch auswählen, wie doppelte Elemente behandelt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.

Schließlich können Sie ein Kennwort festlegen, um die PST-Sicherung Ihres Mail-Kontos zu schützen.

Nach dem Export sollten Sie erkennen, dass die PST-Datei im Zielverzeichnis erstellt wurde.

Konten migrieren

Man kann die Exportfunktion natürlich auch nutzen, um die lokal gespeicherten Mails aus einem POP3- oder IMAP-Postfach auf einen anderen Rechner zu übertragen. In diesem Fall möchte man wahrscheinlich auch gleich die Einstellungen für die Konten mitnehmen.

Diese speichert Outlook in der Registry unter
HKCU:\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Profiles

Die Versionsnummer beträgt "15.0" für Outlook 2013, alle danach erschienen Releases einschließlich 2021 ist sie 16.0. In regedit.exe öffnet man das Kontextmenü des Ordners Profiles und führt den Befehl Exportieren aus. Dieser schreibt die Daten in eine .reg-Datei.

Auf dem neuen Rechner braucht man diese nur durch Doppelklick zu starten. Bevor man dies tut, sollte man sicherstellen, dass auf diesem PC die gleiche Version von Outlook läuft. Andernfalls muss man diese erst in der Exportdatei anpassen, etwa von 15.0 auf 16.0.

Möchte man die Kennwörter für die Konten aus dem Quell­rechner auslesen, weil man diese vergessen hat, aber auf dem Ziel-PC benötigt, dann erweist sich dafür das kostenlose Tool Mail PassView von Nirsoft als hilfreich.

Fazit

Der Export von E-Mails aus Microsoft 365 mit Outlook ist unkompliziert. Dabei handelt es sich allerdings um eine manuelle Aktion, bei der eine Kopie der E-Mails in einer PST-Datei speichert. Wenn man jedoch den Export als für die Datensicherung nutzen möchte, dann sollte man regelmäßig eine Kopie wichtiger Mail-Ordner erstellen, um Datenverluste gering zu halten.

Für die Wiederherstellung kann man gelöschte E-Mails aus der PST-Datei abrufen und zurück in den Posteingang kopieren.

Bei der Migration von lokalen Postfächern auf einen anderen Rechner handelt es sich dagegen meist um einen einmaligen Vorgang. In diesem Fall wird man aber auch die Einstellungen für die Konten exportieren. Dies erfolgt direkt aus der Registry.