Outlook: Postfächer von Office 365 oder für die Migration auf einen anderen PC in eine PST-Datei exportieren


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    Mails sichern und archivierenFür das Backup von E-Mails aus Microsoft 365 gibt es mehrere Lösungen von Dritt­­anbietern. In kleinen Um­ge­bungen kann man sie statt­dessen aus Outlook, das mit einem Micro­­soft 365-Konto ver­bunden ist, in eine PST-Datei expor­­­tieren. Dieses Feature ist auch nütz­lich bei der Migra­tion von Outlook auf einen anderen PC. Die Konten muss man dann separat über­tragen.

    In Microsoft 365 können Admini­stratoren Postfächer mithilfe der eDiscovery-Funktion im Admin Center exportieren. Dabei lassen sich die Daten anhand von Suchbegriffen filtern, außerdem der Export auf diesem Weg ist nicht auf einzelne Postfächer beschränkt.

    Es gibt jedoch auch eine Export­option für Endbenutzer in Outlook. Sie bietet einen einfachen, assistenten­­gestützten Workflow, der auch einen selektiven Export durch die Auswahl bestimmter Ordner oder Element­typen erlaubt.

    Export Wizard starten

    Um diesen Vorgang in Outlook zu starten, wählen Sie Öffnen & Exportieren > Impor­tieren/Expor­tieren aus dem Menü Datei.

    Assistenten für den des Import und Export von E-Mails starten

    Der daraufhin angezeigte Dialog bietet mehrere Optionen für eine solche Operation an. Wir möchten aber nur E-Mails in eine Datei exportieren.

    Option für den Export in eine Datei auswählen

    Im Dialog für den Export in eine Datei wählen Sie die Option Outlook-Datendatei (.pst).

    Outlook-Datendatei (.pst) auswählen

    Entscheiden Sie anschließend, welche Ordner und Daten Sie aus Ihrem Mail-Konto exportieren möchten.

    Ordner für den Export in eine PST-Datei auswählen

    Legen Sie nun den Speicherort für die PST-Datei fest. Sie können auch auswählen, wie doppelte Elemente behandelt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.

    Speicherort für PST-Datei bestimmen

    Schließlich können Sie ein Kennwort festlegen, um die PST-Sicherung Ihres Mail-Kontos zu schützen.

    Sie können die PST-Datei mit einem Passwort schützen.

    Nach dem Export sollten Sie erkennen, dass die PST-Datei im Zielverzeichnis erstellt wurde.

    Konten migrieren

    Man kann die Exportfunktion natürlich auch nutzen, um die lokal gespeicherten Mails aus einem POP3- oder IMAP-Postfach auf einen anderen Rechner zu übertragen. In diesem Fall möchte man wahrscheinlich auch gleich die Einstellungen für die Konten mitnehmen.

    Diese speichert Outlook in der Registry unter
    HKCU:\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\Profiles

    Die Versionsnummer beträgt "15.0" für Outlook 2013, alle danach erschienen Releases einschließlich 2021 ist sie 16.0. In regedit.exe öffnet man das Kontextmenü des Ordners Profiles und führt den Befehl Exportieren aus. Dieser schreibt die Daten in eine .reg-Datei.

    Einstellungen für die Outlook-Konten aus der Registrierdatenbank exportieren.

    Auf dem neuen Rechner braucht man diese nur durch Doppelklick zu starten. Bevor man dies tut, sollte man sicherstellen, dass auf diesem PC die gleiche Version von Outlook läuft. Andernfalls muss man diese erst in der Exportdatei anpassen, etwa von 15.0 auf 16.0.

    Möchte man die Kennwörter für die Konten aus dem Quell­rechner auslesen, weil man diese vergessen hat, aber auf dem Ziel-PC benötigt, dann erweist sich dafür das kostenlose Tool Mail PassView von Nirsoft als hilfreich.

    Fazit

    Der Export von E-Mails aus Microsoft 365 mit Outlook ist unkompliziert. Dabei handelt es sich allerdings um eine manuelle Aktion, bei der eine Kopie der E-Mails in einer PST-Datei speichert. Wenn man jedoch den Export als für die Datensicherung nutzen möchte, dann sollte man regelmäßig eine Kopie wichtiger Mail-Ordner erstellen, um Datenverluste gering zu halten.

    Für die Wiederherstellung kann man gelöschte E-Mails aus der PST-Datei abrufen und zurück in den Posteingang kopieren.

    Bei der Migration von lokalen Postfächern auf einen anderen Rechner handelt es sich dagegen meist um einen einmaligen Vorgang. In diesem Fall wird man aber auch die Einstellungen für die Konten exportieren. Dies erfolgt direkt aus der Registry.

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    Bild von Brandon Lee

    Brandon Lee ist seit mehr als 18 Jahren in der IT-Branche tätig und konzen­triert sich auf Networking und Virtua­lisie­rung. Er ver­öffent­licht auf ver­schie­denen Blogs und ver­fasst tech­nische Doku­men­ta­tionen, haupt­sächlich auf Virtualizationhowto.com.
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