Im Test: Mail-Signaturen in Microsoft 365 zentral verwalten mit CodeTwo


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    Mail-SignatureÜber Signaturen kann man in E-Mails nicht nur auto­matisch eine Grußformel ein­fügen. Viel­mehr enthalten sie oft auch Infor­mationen zum Unter­nehmen oder zu aktuellen Marketing-Aktionen. Die Bord­mittel reichen für ein flexibles Manage­ment solcher Signaturen meist nicht aus. Tools wie CodeTwo bieten deut­lich mehr Optionen.

    Bei der firmenweiten Verwaltung von Mail-Signaturen geht es nicht nur darum, dass sich diese Aufgabe von zentraler Stelle erledigen lässt und so das Corporate Design gewahrt bleibt. In den meisten Fällen reicht nämlich eine statische Mail-Unterschrift nicht für alle User und Abteilungen aus. Gefragt ist hier eine Lösung, die abhängig von definier­baren Kriterien dynamische Signaturen generiert.

    Bei her­kömmlichen Mail-Signaturen werden zudem Grafiken häufig blockiert, wenn diese separat herunter­geladen werden müssen und die Sicherheits­einstellungen des Mail-Clients das nicht zulassen. Der Empfänger muss dann die Bilder explizit anfordern. Ein zentrales Signatur-Management kann dies durch Einbetten der grafischen Elemente in die Nachricht umgehen.

    Features von CodeTwo

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 erfüllt derartige Anforderungen und bietet darüber hinaus mehrere Funktionen für Unter­nehmen, die nach einer Lösung für die Verwaltung von Mail-Unterschriften suchen:

    • Es zentralisiert die Verwaltung von E-Mail-Signaturen und Haftungs­ausschlüssen in Office 365. Eine Person kann im Prinzip alle Signaturen verwalten.
    • Automatisierung von Signaturregeln
    • Add-in für Outlook und Outlook Web App
    • Signatur-Editor mit integrierten Vorlagen
    • CodeTwo-Signaturen funktionieren auf Windows, Mac, mobilen Geräten und Tablets
    • Es unterstützt Azure AD und Benutzerfotos in Signaturen
    • Grafiken sind eingebettet, so dass sie nicht heruntergeladen werden müssen
    • Funktionen für E-Mail-Marketing und -Analyse
    • Es ist Cloud-basiert, so dass keine Infrastruktur vor Ort bereitgestellt oder gewartet werden muss.
    • Zertifizierungen nach ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018

    CodeTwo konfigurieren

    Die Konfiguration von CodeTwo Email Signatures for Office365 ist relativ einfach. Für den Testbericht verwende ich die voll funktionsfähige 14-Tage-Testversion. Da es sich um einen Cloud-Dienst handelt, melde ich mich an und warte auf die Bestätigungs-Mail, die den Link zum Management-Dashboard enthält.

    Ein Assistent unterstützt dann bei der Einrichtung des Tenants und führt Sie durch den gesamten Prozess. Dieser beginnt mit dem Bestätigen der Nutzungs­bedingungen.

    Als nächstes müssen Sie sich anmelden und CodeTwo Zugriff auf Ihre Microsoft 365-Umgebung gewähren. Dieser Prozess erzeugt das OAuth 2.0-Token, das CodeTwo für die Interaktion mit dem Microsoft 365-Konto benötigt.

    Beim Microsoft 365-Konto anmelden, um es mit CodeTwo zu verbinden

    Anschließend prüfen und akzeptieren Sie die Genehmigungs­anfrage für die Integration von CodeTwo in Ihre Umgebung.

    Berechtigungen für CodeTwo in Microsoft 365 gewähren

    Wählen Sie den geografischen Standort des CodeTwo-Dienstes. In diesem Schritt wird eine bestimmte Azure-Region für Ihren Dienst konfiguriert.

    Wählen des Standorts für den CodeTwo-Azure-Dienst

    Signaturen auf dem Server oder Client erzeugen

    CodeTwo bietet drei Signaturmodi, für einen davon entscheidet man sich im nächsten Schritt:

    • Server-seitig: Dabei wird eine Signatur nach dem Versand einer E-Mail hinzugefügt. Dieser Modus funktioniert beim Versand einer Nachricht von jedem beliebigen Gerät und aus jeder Anwendung. Er benötigt die Exchange Online-Konnektoren von CodeTwo.
    • Client-seitig - Die Signatur wird während der Eingabe einer E-Mail erzeugt. Dieser Modus setzt die Installation des CodeTwo Signatures Add-ins für Outlook und Outlook Web App voraus.
    • Kombimodus - Dabei werden Client-seitige Signaturen zu Nachrichten in Outlook Desktop und OWA hinzugefügt, und Server-seitige Signaturen bei anderen E-Mail-Clients (einschließlich mobilen Geräten). Für diesen Modus müssen Sie sowohl Office 365-Konnektoren als auch das CodeTwo Signatures-Add-In einrichten.

     

    Auswahl des Signaturmodus für CodeTwo

    Nachdem Sie auf Finish geklickt haben, erhalten Sie den Hinweis, dass Ihre Umgebung bereitgestellt wird und dies etwa 15 Minuten dauern kann.

    Konnektoren einrichten

    Wenn man die Server-seitigen Signaturen verwenden möchte, muss man Exchange Online-Konnektoren für CodeTwo Email Signatures for Office 365 konfigurieren.

    Exchange Online Connectors für CodeTwo konfigurieren

    Die Konnektoren ermöglichen ein sicheres Routing der E-Mails durch den Azure-Dienst von CodeTwo. Man kann sie automatisch oder manuell einrichten.

    CodeTwo Email Signatures rule automation

    Eine wichtige Funktion von CodeTwo ist die Automatisierung von Signaturen mit Hilfe von Regeln. Ähnlich wie Outlook-Regeln, die E-Mails in Ordner verschieben und verschiedene andere Aktionen ausführen, können Unternehmen mit CodeTwo auf Basis folgenden Kriterien spezifische Signaturen einfügen:

    • Absender: Signaturen abhängig davon einfügen, von welchem Benutzer die E-Mail gesendet wird
    • Empfänger: Hinzufügen von Signaturen, je nachdem an welche Empfänger die E-Mails gehen
    • Schlüsselwörter: Signaturen abhängig von bestimmten Begriffen in den E-Mails erzeugen

    Die Logik der oben genannten Regeln kann man umkehren, um Signaturen bei Zutreffen der Kriterien nicht hinzuzufügen.

    Neue Regel für Mail-Signaturen in CodeTwo erstellen

    Add-in für Outlook und Outlook Web Access

    CodeTwo bietet ein Add-in, das sowohl mit Outlook als auch mit Outlook Web Access (OWA) funktioniert. Es fügt Signaturen schon beim Schreiben der Nachricht in Outlook ein, wenn man den Client-seitigen Modus verwendet.

    CodeTwo bietet ein Signatur-Add-In für Outlook und Outlook Web Access

    Web-Editor für Signaturvorlagen

    CodeTwo bietet eine Web-basierte Benutzer­oberfläche für die Signatur­verwaltung und einen HTML-Signatureditor. Die WYSIWYG-Oberfläche erlaubt das Erstellen komplexer Signaturen, ohne dass Anwender dafür über HTML-Kenntnisse verfügen müssen.

    Die meisten Anwender werden zweifellos die umfangreiche Sammlung von Signatur­vorlagen von CodeTwo nutzen. Sie können ein Template auswählen, die Informationen darin anpassen und die Signatur speichern.

    CodeTwo bietet zahlreiche Signaturvorlagen, aus denen Sie wählen können

    Nach der Auswahl einer Vorlage aus der CodeTwo-Bibliothek wird sie im HTML-Editor angezeigt und man kann sie dort anpassen.

    CodeTwo-Vorlage nach dem Laden und Anpassen im HTML-Editor

    Nachdem Sie Ihre Signaturvorlage erstellt haben, können Sie diese mit Hilfe der regelbasierten CodeTwo-Automatisierung zu E-Mails hinzufügen.

    Zertifiziert nach ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018

    Viele Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen verwendeten IT-Systeme mit den regulatorischen Standards konform sind. Das Information Security Management System (ISMS) von CodeTwo erfüllt die Anforderungen von ISO/IEC 27001 und ISO/IEC 27018.

    Darüber hinaus ist es sowohl GDPR-konform als auch genügt auch den PCI-Anforderungen an die Datensicherheit, wie sie im Standard Payment Card Industry Data Security definiert sind.

    Fazit

    Professionell gestaltete und konsistente E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen tragen dazu bei, die Geschäfts­kommunikation aufzu­werten. Eine wesentliche Anforderung besteht nicht nur im zentralen Management der Mail-Unterschriften, sondern auch in deren dynamischer Erzeugung auf Basis von Regeln.

    CodeTwo stellt diese Features über seinen Cloud-Service bereit, welcher nach mehreren regulatorischen Standards zertifiziert ist. Anwender können sich zudem entscheiden, ob die Signaturen nach dem Versand der Nachricht auf dem Server oder beim Verfassen der Mails auf dem Client generiert werden.

    Der Hersteller stellt CodeTwo Email Signatures in einer 14 Tage gültigen Testversion zur Verfügung.

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