Microsoft Teams ist eine Cloud-basierte Lösung, welche die Zusammen­arbeit und Kommu­nikation in virtu­ellen Arbeits­gruppen verein­fachen und för­dern soll. Der Dienst ist in Microsoft 365 ent­halten und integriert auch andere Anwen­dungen aus diesem Paket, etwa E-Mail, SharePoint, OneDrive oder die Office-Programme.

Abhängig davon, ob eine Shared Mailbox über Auto­mapping oder als sepa­rates Konto einge­bunden wird, lan­den versandte und ge­löschte Nachrichten ent­weder nur beim Benutzer oder im frei­ge­gebenen Post­fach. Dieses Ver­halten lässt sich im Microsoft 365 Admin Center, über Power­Shell oder ein GPO ändern.

Freige­gebene Post­fächer in Exchange und Office 365 müssen nicht lizen­ziert werden. Das macht sie attraktiv für An­wender, aber es kommt immer wieder zu falschen An­nahmen, was ihre Ver­wendung und Ein­schrän­kungen angeht. Dieser Bei­trag bespricht die wich­tigsten Eigen­schaften von Shared Mailboxes.

Freige­gebene Postfächer (Shared Mailboxes) werden in Exchange meist für Pro­jekte von mehreren Anwendern gemein­sam genutzt. Dort stehen auch Kalender und Auf­gaben zur Ver­fügung. Bei Letzteren funktioniert aber die Erinnerungs­funktion nicht, erst die Um­widmung in ein Haupt­postfach ändert dies.

Wenn Unter­nehmen heute Micro­softs Office-Paket er­werben möch­ten, dann bietet ihnen der Her­steller dafür eine nahezu unüber­schaubare Zahl an Optionen an. Kunden ent­scheiden sich damit aber nicht nur zwischen Abo und dauer­hafter Lizenz, sondern auch für Update-Intervalle und Support-Zeiträume.

Wenn Mitarbeiter eines Unter­nehmens nach einem freien Termin für ein Meeting suchen, dann genügt Ihnen die Free/Busy-Funktion von Outlook und Exchange. Anders sieht es bei der firmen­über­greifenden Termin­verein­barung aus. Hier springt Microsoft mit dem kosten­losen FindTime für Office 365 ein.

Microsoft hat vor kurzem ein neues Feature für Outlook on the web (OWA) in Office 365 heraus­gebracht, mit dem sich Anwender an E-Mails erinnern lassen können. Dabei wird die ausge­wählte Nachricht für einen fest­gelegten Zeit­raum einen speziellen Ordner namens Erneut erinnern aktiviert ver­schoben.

Wie unter der On-prem-Version von Exchange ist es auch in Office 365 möglich, freigegebene Post­fächer einzu­richten. Sie haben dort die gleiche Funktion und können etwa ge­nutzt werden, um ein info@-Postfach anzulegen. Die Verwaltung und die Rechte­vergabe erfolgen hier aber etwas anders.

Die Schweizer pCloud AG bietet nicht nur über­durch­schnittlich viel Speicher­platz zu relativ mode­raten Preisen. Hinzu kommen auch einige Features, die beson­ders Unter­nehmen an­sprechen. Dazu gehören die Ver­schlüsselung und Versio­nierung der Dateien sowie Collaboration-Funktionen inklusive Rechte-Management.

Exchange unter­stützt Anwender bei der Team­arbeit nicht nur mit öffent­lichen Ord­nern. In vielen Fällen eignen sich Freige­gebene Post­fächer (Shared Mailboxes) wesent­lich besser. Darüber hinaus sieht das Messaging-System eigene Post­fächer vor, um Ressourcen wie Räume oder Geräte zentral zu verwalten.