Mit E-Mail-Infos können Admins die Benutzer beim Verfassen einer neuen Nachricht unterstützen. Die User werden damit auf eventuelle Probleme und Gefahren vor dem Versand hingewiesen. Dank dieser Hinweise können die Anwender ihre Mails entsprechend anpassen und so auch Anrufe beim Helpdesk vermeiden.
E-Mails sind bekanntlich ein Einfallstor für Angreifer. Technische Lösungen wie Security Gateways fangen viele schädliche Nachrichten ab, aber gerade bei gezielten Attacken ist der Mensch die größte Schwachstelle. Microsofts Angriffssimulator kann Benutzer auf solche Gefahren vorbereiten.
Über Signaturen kann man in E-Mails nicht nur automatisch eine Grußformel einfügen. Vielmehr enthalten sie oft auch Informationen zum Unternehmen oder zu aktuellen Marketing-Aktionen. Die Bordmittel reichen für ein flexibles Management solcher Signaturen meist nicht aus. Tools wie CodeTwo bieten deutlich mehr Optionen.
Zum Alltag des Exchange-Administrators gehört es, zu analysieren, ob der Empfänger eine E-Mail erhalten hat bzw. was mit ihr passiert ist, falls sie nicht zugestellt wurde. Bis Exchange 2013 bot die GUI dafür eine eigene Funktion, aber seither muss der Admin zu diesem Zweck auf PowerShell zurückgreifen.
Die Abwesenheitsnotiz (auch "Abwesenheitsassistent") gibt es in Exchange bereits lange und gehört zu einem der wichtigsten Features für den Endanwender. Wenn diese ihre Out-of-Office-Benachrichtigung nicht selbst einrichten können, dann stehen dem Admin dafür die ECP und PowerShell zur Verfügung.
Zu den wichtigsten Motiven für Cyberangriffe gehört der Diebstahl von sensiblen Daten und Geschäftsgeheimnissen. Oft sind es Mitarbeiter selbst, die aus unterschiedlichen Motiven Informationen nach außen schleusen. Mit Tools für Data Loss Prevention kann man solche Gefahren weitgehend bannen.
Jeder Mailbox kann man in Exchange mehrere Mail-Adressen zuordnen. Diese Proxy-Adressen werden auch Aliase genannt. Über sie kann man Nachrichten empfangen, wogegen man sie über die Standardadresse verschickt. Künftig ist es in Microsoft 365 auch möglich, Mails über Aliase zu senden.
Adressrichtlinien sind essentiell wichtig für den Betrieb von Microsoft Exchange. Sie definieren Regeln, auf deren Basis jedes Postfach bei seiner Anlage automatisch eine passende Mail-Adresse erhält. Benötigt ein Postfach ein abweichendes Adressformat, dann kann man die Richtlinie manuell überschreiben.
Hin und wieder müssen Systeme oder Anwendungen E-Mails über Exchange verschicken, die sich aber dafür nicht authentifizieren können. Um ihnen anonymen SMTP-Zugriff zu gewähren, richtet man einen eigenen Empfangsconnector ein und beschränkt diesen auf bestimmte IP-Adressen.
Domain Keys Identified Mail (DKIM) ist eine Methode zur E-Mail-Authentifizierung. Die für die Signierung und Überprüfung von Nachrichten erforderlichen Schlüssel lassen sich mit OpenSSL im Subsystem für Linux erzeugen. Der Public Key muss dann mittels eines TXT-Records in das DNS eingetragen werden.