Im neuen Exchange Online Portal (erreichbar unter admin.exchange.microsoft.com) gibt es eine Funktion, mit der Administratoren gelöschte Objekte für einen Benutzer wiederherstellen können. Dazu muss man ihnen erst die benötigte Berechtigung erteilen. Der Restore erfolgt dann über die neue GUI.
Wenn eine Nachricht an eine große Verteilergruppe geht und viele der Empfänger reagieren darauf mit "Allen antworten", dann kann sich dies zum einem Mail-Sturm aufschaukeln. Ein neues Feature in Microsoft 365 soll dies verhindern. On-prem kann man sich mit einer Regel für den Nachrichtenfluss behelfen.
Der Transfer von sensiblen Daten gehört in vielen Unternehmen zum täglichen Geschäft. Die dafür eingesetzten Verfahren sollten die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und wiederkehrende Abläufe automatisieren. Neben traditionellen Mitteln wie FTP kommen dafür besonders Lösungen für Managed File Transfer (MFT) in Frage.
Mail.que ist eine temporäre Warteschlage für Nachrichten, welche auf die nächste Verarbeitungsphase oder ihre Zustellung warten. Abhängig von ihrer Konfiguration können sich dort größere Datenmengen ansammeln, so dass man sie löschen oder auf ein anderes Laufwerk umziehen muss.
Im IT-Alltag kommt es vor, dass das Postfach für einen User neu erstellt werden muss. Allerdings tritt dann in Outlook das Problem auf, dass andere Benutzer an die neue Mailbox keine Nachrichten schicken können, weil diese bei legacyExchangeDN einen neuen Wert hat. Den alten kann man dann als X.500-Adresse weiterverwenden.
Auch wenn heute Speicherplatz günstiger und niedrige Quotas die Ausnahme sind, so kann sich die Kapazität eines Postfachs erschöpfen, wenn man viele Nachrichten mit Anhängen erhält. Outlook bietet daher eine Archivierungsfunktion, um E-Mails in eine PST-Datei auszulagern und so Platz frei zu machen.
Microsoft hat vor kurzem ein neues Feature für Outlook on the web (OWA) in Office 365 herausgebracht, mit dem sich Anwender an E-Mails erinnern lassen können. Dabei wird die ausgewählte Nachricht für einen festgelegten Zeitraum einen speziellen Ordner namens Erneut erinnern aktiviert verschoben.
In vielen Unternehmen gibt es die Anforderung, Mail-Adressen mit verschiedenen SMTP-Suffixen (zum Beispiel @contoso.com) einzurichten, etwa wenn es für Tochtergesellschaften eigene Domänen gibt. In Exchange lässt sich dies über Richtlinien mit eigenen Filtereigenschaften für verschiedene User-Gruppen realisieren.
Exchange bietet diverse Mechanismen zur Abwehr von Spam und Malware, die der Administrator zentral konfiguriert. Benutzer können in Outlook und OWA aber auch selbst Regeln zur Erkennung von Spam definieren. Damit sie auf diese Weise nicht die Server-Regeln aushebeln, kann man die Client-Optionen beschränken.
Der mehrstufige Schutz von Office 365 gegen Spam, Viren und sonstige unerwünschte Nachrichten lässt sich komfortabel über das Exchange Admin Center konfigurieren. PowerShell kann weitere Einstellungen anpassen, die das Verhalten der verschiedenen Filter beeinflussen und User über Aktionen benachrichtigen.
Office 365 OWA kann Dokumente, die auf OneDrive liegen, an Mails anhängen. Dies ist praktisch für Benutzer, die ihre Dateien zwischen PC und OneDrive synchronisieren und diese so von überall verfügbar machen. Seit einiger Zeit unterstützt OWA aber auch Cloud-Speicher anderer Anbieter, wenn der Admin dies zulässt.