Artec IT Solutions hat Version 4.53 ihrer E-Mail-Archivierungs-Appliance EMA herausgebraucht. Mit ihr lassen sich Ordnerstrukturen der Livedaten von E-Mails und Dateien mit den Informationen in einem Archiv synchronisieren. Die neue Funktion bietet nicht nur die Ordnersynchronisierung für das Mail-System an, sondern kann auch auf das Dateisystem angewendet werden. Die neue Ordnersynchronisierung ist zunächst für Microsoft Exchange 2007 und 2010 verfügbar.

E-Mail als elektronisches Kommunikationsmittel erhält zunehmend Konkurrenz durch Medien wie Instant Messaging, VoIP und Social Media. Während die Marktführer Microsoft und IBM für die synchronen Formen der Kommunikation eigenständige Produkte wie Lync oder Sametime anbieten, bündelt CommuniGate die verschiedenen Technologien in seinem gleichnamigen Messaging-Server. Mit an Bord sind zudem die wichtigsten Groupware-Funktionen wie Adress- und Aufgabenverwaltung sowie Kalender.

Veeam kündigte ein kostenloses Tool an, das einzelne Mails, Kontakte, Aufgaben oder Notizen aus dem Backup von virtuellen Exchange-Maschinen wiederherstellen kann. Auf diese Weise lassen sich versehentlich gelöschte Mails finden und exportieren, ohne dass die VM gestartet werden muss.

Wenn man häufig neue Mitarbeiter im Active Directory anlegen und zusätzlich ihre Konten für Exchange, Lync oder Office 365 konfigurieren muss, dann kann dies in mühselige Handarbeit ausarten - es sei denn, man automatisiert diese Tätigkeit durch entsprechende Tools. Das kostenlose Z-Hire erspart wiederkehrende Eingaben beim Einrichten neuer User, sein Gegenstück Z-Term hilft dabei, die Konten wieder abzuräumen, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt.

Microsoft veröffentlichte ein kostenloses Tool namens PST Capture, das Outlook-PST-Dateien auf Clients entdecken und ihren Inhalt in Exchange 2010 oder Exchange Online (Office 365) übertragen kann. Die Software soll Unternehmen in der Lage versetzen, die auf lokalen Laufwerken verstreuten Informationen an zentraler Stelle zusammenzuführen, um diese besser verwalten zu können.

Microsoft veröffentlichte die Betaversion des Security Compliance Manager 2.5. Die Funktion des Tools besteht darin, vorhandene Systemkonfigurationen mit den Empfehlungen des Herstellers zu vergleichen und dessen Vorgaben selektiv zu übernehmen. Bisher war es auf die Überprüfung von Windows und Office 2010 beschränkt, in der Version 2.5 unterstützt es auch Exchange 2007 und 2010.

Es gehört zum Standardrepertoire von Monitoring-Tools, dass sie beim Auftreten bestimmter Ereignisse Mails an den Admin versenden. Auch die Ereignisanzeige von Windows ist dazu in der Lage. Darüber hinaus kann es aber auch notwendig sein, dass man Nachrichten aus eigenen Scripts heraus versendet. Windows bietet kein Kommandozeilen-Tool, das diese Aufgabe in Batch-Dateien übernehmen kann. Das Open-Source-Programm Blat füllt die Lücke.

Wer E-Mails nicht gesetzeskonform archiviert, kann sein blaues Wunder erleben. Wenn beispielsweise ein Steuerprüfer bestimmte E-Mails anfordert und eine Firma diese nicht zeitnah zur Verfügung stellt, drohen saftige Strafen.

Doch ein E-Mail-Archivierungssystem in Eigenregie zu installieren und zu betreiben, ist vor allem für Mittelständler aufwändig. Deshalb stellen etliche Anbieter ihre Lösungen im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells (SaaS) zur Verfügung. Dazu zählt auch die deutsche Firma ByteAction.

Mobile Geräte wie Smartphones machen Mitarbeiter flexibler, weil sie auch von unterwegs aus E-Mails bearbeiten können und auf Dateien im Firmennetz Zugriff haben. Das hat allerdings auch seine Schattenseiten, dann, wenn ein Smartphone verloren geht oder gestohlen wird. Dem neuen "Besitzer" fallen dann unter Umständen auch vertrauliche Informationen in die Hände, die der User auf dem mobilen Gerät gespeichert hat, etwa E-Mails und daran angehängte Dateien.

Microsoft bietet bekanntlich mit Hosted Exchange eine Cloud-Version seines E-Mail-Servers an. Dieses Angebot vermarktet nun auch o2 Business unter eigenem Namen – und mit Schwerpunkt auf der Kommunikation von Mobiltelefonen aus mit dem Server.