Mail.que ist eine temporäre Warte­schlage für Nach­richten, welche auf die nächste Ver­arbeitungs­phase oder ihre Zu­stellung warten. Ab­hängig von ihrer Konfi­guration können sich dort größere Daten­mengen ansammeln, so dass man sie löschen oder auf ein anderes Lauf­werk um­ziehen muss.

Um die Verwaltung der Postfächer (insbesondere von Funktions­post­fächern) zu verein­fachen, kann man Berech­tigungen an AD-Gruppen vergeben. Das funktioniert aber nicht so ohne weiteres, weil sich nicht alle Typen von Gruppen dafür eignen und sie zudem in bestimmten Fällen E-Mail-aktiviert sein müssen.

Im IT-Alltag kommt es vor, dass das Post­fach für einen User neu erstellt werden muss. Aller­dings tritt dann in Out­look das Prob­lem auf, dass andere Benutzer an die neue Mail­box keine Nach­richten schicken können, weil diese bei legacy­ExchangeDN einen neuen Wert hat. Den alten kann man dann als X.500-Adresse weiter­verwenden.

PowerShell spielt eine zentrale Rolle beim Manage­ment von Exchange, sowohl bei Office 365 als auch On-Premise. An­statt Komman­dos und Scripts auf der Server-Konsole auszu­führen, kann man das Exchange-Modul auf einer Work­station instal­lieren. Die On-Prem-Variante erfor­dert etwas mehr Aufwand.

Abhängig davon, ob eine Shared Mailbox über Auto­mapping oder als sepa­rates Konto einge­bunden wird, lan­den versandte und ge­löschte Nachrichten ent­weder nur beim Benutzer oder im frei­ge­gebenen Post­fach. Dieses Ver­halten lässt sich im Microsoft 365 Admin Center, über Power­Shell oder ein GPO ändern.

Freige­gebene Post­fächer in Exchange und Office 365 müssen nicht lizen­ziert werden. Das macht sie attraktiv für An­wender, aber es kommt immer wieder zu falschen An­nahmen, was ihre Ver­wendung und Ein­schrän­kungen angeht. Dieser Bei­trag bespricht die wich­tigsten Eigen­schaften von Shared Mailboxes.

Aus uner­findlichen Gründen kommt es bei Exchange vor, dass in man­chen Post­fächern einzelne Kalender­ein­träge defekt sind, aber Exchange diese mit Bord­mitteln nicht repa­rieren kann. Nachdem sich das Problem nicht online be­heben lässt, kann man sich mit Tools für die Offline-Reparatur behelfen.

Ver­knüpfte Post­fächer eignen sich besonders für Unter­nehmen, welche Exchange in einer Ressourcen-Gesamt­struktur bereit­stellen wollen. Benutzer erhalten dabei ihr Konto ganz normal in ihrer lokalen Domäne, das Post­fach selbst liegt aber auf einem Exchange-Server einer anderen Domäne bzw. einem anderen Forrest.

Freige­gebene Postfächer (Shared Mailboxes) werden in Exchange meist für Pro­jekte von mehreren Anwendern gemein­sam genutzt. Dort stehen auch Kalender und Auf­gaben zur Ver­fügung. Bei Letzteren funktioniert aber die Erinnerungs­funktion nicht, erst die Um­widmung in ein Haupt­postfach ändert dies.

Der Absender einer E-Mail hat in Outlook die Möglich­keit, eine Nachricht als ver­traulich bzw. privat zu dekla­rieren. Bei freige­gebenen Post­fächern hat dies den un­schönen Effekt, dass die darauf berech­tigten Benutzer die Mail nicht sehen können. Dafür gibt es eine GUI- und eine aufwän­digere PowerShell-Lösung.