Mail.que ist eine temporäre Warteschlage für Nachrichten, welche auf die nächste Verarbeitungsphase oder ihre Zustellung warten. Abhängig von ihrer Konfiguration können sich dort größere Datenmengen ansammeln, so dass man sie löschen oder auf ein anderes Laufwerk umziehen muss.
Um die Verwaltung der Postfächer (insbesondere von Funktionspostfächern) zu vereinfachen, kann man Berechtigungen an AD-Gruppen vergeben. Das funktioniert aber nicht so ohne weiteres, weil sich nicht alle Typen von Gruppen dafür eignen und sie zudem in bestimmten Fällen E-Mail-aktiviert sein müssen.
Mit PowerShell lassen sich Aktionen für praktisch alle Produkte der Microsoft-Plattform automatisieren. Kommt jedoch eine größere Sammlung an Scripts zusammen, dann geht die Übersicht schnell verloren. Das gilt erst recht, wenn die Scripts an Standardbenutzer delegiert und deren Berechtigungen erhöht werden sollen.
Im IT-Alltag kommt es vor, dass das Postfach für einen User neu erstellt werden muss. Allerdings tritt dann in Outlook das Problem auf, dass andere Benutzer an die neue Mailbox keine Nachrichten schicken können, weil diese bei legacyExchangeDN einen neuen Wert hat. Den alten kann man dann als X.500-Adresse weiterverwenden.
PowerShell spielt eine zentrale Rolle beim Management von Exchange, sowohl bei Office 365 als auch On-Premise. Anstatt Kommandos und Scripts auf der Server-Konsole auszuführen, kann man das Exchange-Modul auf einer Workstation installieren. Die On-Prem-Variante erfordert etwas mehr Aufwand.
Abhängig davon, ob eine Shared Mailbox über Automapping oder als separates Konto eingebunden wird, landen versandte und gelöschte Nachrichten entweder nur beim Benutzer oder im freigegebenen Postfach. Dieses Verhalten lässt sich im Microsoft 365 Admin Center, über PowerShell oder ein GPO ändern.
Freigegebene Postfächer in Exchange und Office 365 müssen nicht lizenziert werden. Das macht sie attraktiv für Anwender, aber es kommt immer wieder zu falschen Annahmen, was ihre Verwendung und Einschränkungen angeht. Dieser Beitrag bespricht die wichtigsten Eigenschaften von Shared Mailboxes.
Aus unerfindlichen Gründen kommt es bei Exchange vor, dass in manchen Postfächern einzelne Kalendereinträge defekt sind, aber Exchange diese mit Bordmitteln nicht reparieren kann. Nachdem sich das Problem nicht online beheben lässt, kann man sich mit Tools für die Offline-Reparatur behelfen.
Verknüpfte Postfächer eignen sich besonders für Unternehmen, welche Exchange in einer Ressourcen-Gesamtstruktur bereitstellen wollen. Benutzer erhalten dabei ihr Konto ganz normal in ihrer lokalen Domäne, das Postfach selbst liegt aber auf einem Exchange-Server einer anderen Domäne bzw. einem anderen Forrest.
Freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) werden in Exchange meist für Projekte von mehreren Anwendern gemeinsam genutzt. Dort stehen auch Kalender und Aufgaben zur Verfügung. Bei Letzteren funktioniert aber die Erinnerungsfunktion nicht, erst die Umwidmung in ein Hauptpostfach ändert dies.
Der Absender einer E-Mail hat in Outlook die Möglichkeit, eine Nachricht als vertraulich bzw. privat zu deklarieren. Bei freigegebenen Postfächern hat dies den unschönen Effekt, dass die darauf berechtigten Benutzer die Mail nicht sehen können. Dafür gibt es eine GUI- und eine aufwändigere PowerShell-Lösung.