Aus bekannten Gründen ist das Arbeiten vom Home-Office ein Megatrend der letzten eineinhalb Jahre. Entsprechend schossen auch die Nutzerzahlen von Microsoft 365 und Microsoft Teams in die Höhe. Diese Entwicklung hat jedoch in vielen Firmen eine Schattenseite, nämlich ein unkontrollierten Wachstum von Teams und Channels.
Bei der Einführung von Microsoft Teams stehen Unternehmen vor der Frage, wie sie den Wildwuchs bei Teams und Channels in den Griff bekommen. Entzieht man den Benutzern das Recht, Gruppen im Azure AD anzulegen, dann können sie keine Teams mehr erstellen. Das wirkt sich aber auch auf andere M365-Dienste aus.
Wenn man in Teams einen Termin in einen Channel-Kalender einträgt, dann kann es vorkommen, dass dieser in Outlook mit einer ganz anderen Uhrzeit angezeigt wird. Dies kommt primär in hybriden Umgebungen vor, bei denen die Sprache und Region über AAD Connect nicht mit Microsoft 365 konfiguriert werden.
Webhooks, bei denen Daten im JSON-Format über HTTP verschickt werden, eignen sich ideal, um Systeme über Events zu informieren. Damit kann man etwa Microsoft Teams über Ereignisse benachrichtigen und diese in einer Action Card speichern. Dort lassen sich auch gleich Aktionen zur Problemlösung hinterlegen.
In Microsoft Teams kann der Administrator über Richtlinien bestimmen, welche Funktionen für welche Benutzer zur Verfügung stehen. So empfiehlt es sich etwa, Schülern im Online-Unterricht Rechte zu entziehen. Sinnvoll kann es aber auch sein, bei der Einführung von Teams erst nur einige Basisfunktionen freizuschalten.
Zu den neuen Features, die Microsoft Teams kürzlich erhalten hat, gehören Genehmigungen mittels Approval-App. Teams verfügt jedoch über keine eigene Workflow-Engine, sondern setzt auf Power Automate auf. Sobald dieses aktiviert wurde, stehen Genehmigungen in Teams automatisch zur Verfügung.
Microsoft stellte kürzlich eine App vor, die es Benutzern vereinfacht, Meetings in bestimmten Teams-Kanälen zu verfolgen. Grundlage für die Terminplanung bleibt dabei der Gruppenkalender, wobei die neue App die Einträge nach Kanal filtert. User können sich damit benachrichtigen lassen, und das auch in Outlook.
Microsoft hat kürzlich die auf der letztjährigen Ignite angekündigten Gruppenräume (Breakout Rooms) für Teams freigegeben. Organisatoren von Meetings können damit die Teilnehmer in kleine Gruppen aufteilen, in denen diese etwa Teilprojekte bearbeiten. Deren Ergebnisse lassen sich anschließend zusammenführen.
Wer neue Funktionen und Programme noch vor der Freigabe durch Microsoft ausprobieren möchte, der muss normalerweise an einem Insider-Programm teilnehmen. Ein solches gab es bisher für Windows und Office. Neuerungen für Teams kann man nun im Voraus testen, indem man einfach die Public Preview aktiviert.
Über die GUI des Microsoft 365 Admin Portal können Firmen ihre Lizenzen an ausgewählte User zuweisen. Effizienter ist die gruppenbasierte Lizenzierung, die aber ein Azure AD Premium P1 voraussetzt. Wenn man die Kosten dafür sparen möchte, kann man das Management über PowerShell automatisieren.