In Microsoft Teams kann der Administrator über Richtlinien bestimmen, welche Funktionen für welche Benutzer zur Verfügung stehen. So empfiehlt es sich etwa, Schülern im Online-Unterricht Rechte zu entziehen. Sinnvoll kann es aber auch sein, bei der Einführung von Teams erst nur einige Basisfunktionen freizuschalten.
Zu den neuen Features, die Microsoft Teams kürzlich erhalten hat, gehören Genehmigungen mittels Approval-App. Teams verfügt jedoch über keine eigene Workflow-Engine, sondern setzt auf Power Automate auf. Sobald dieses aktiviert wurde, stehen Genehmigungen in Teams automatisch zur Verfügung.
Das Auflösen von Kontosperren gehört zu den häufigsten Anfragen an den Helpdesk. Der direkte Aufwand für das Entsperren hält sich zwar in Grenzen, aber die Suche nach den Ursachen kostet manchmal etwas Zeit. Admins sollten darauf trotzdem nicht verzichten, weil die Sperre ein Zeichen für ein Sicherheitsproblem sein kann.
Microsoft stellte kürzlich eine App vor, die es Benutzern vereinfacht, Meetings in bestimmten Teams-Kanälen zu verfolgen. Grundlage für die Terminplanung bleibt dabei der Gruppenkalender, wobei die neue App die Einträge nach Kanal filtert. User können sich damit benachrichtigen lassen, und das auch in Outlook.
Microsoft hat kürzlich die auf der letztjährigen Ignite angekündigten Gruppenräume (Breakout Rooms) für Teams freigegeben. Organisatoren von Meetings können damit die Teilnehmer in kleine Gruppen aufteilen, in denen diese etwa Teilprojekte bearbeiten. Deren Ergebnisse lassen sich anschließend zusammenführen.
Wer neue Funktionen und Programme noch vor der Freigabe durch Microsoft ausprobieren möchte, der muss normalerweise an einem Insider-Programm teilnehmen. Ein solches gab es bisher für Windows und Office. Neuerungen für Teams kann man nun im Voraus testen, indem man einfach die Public Preview aktiviert.
Über die grafische Oberfläche des Microsoft 365 Admin Portal können Firmen ihre Lizenzen an ausgewählte User zuweisen. Effizienter ist die gruppenbasierte Lizenzierung, die aber ein Azure AD Premium P1 voraussetzt. Wenn man die Kosten dafür sparen möchte, kann man das Management über PowerShell automatisieren.
Veeam kündigte die Version 5 seiner Backup-Software für Microsoft 365 an. Zur wichtigsten Neuerung zählt, dass es neben Exchange, SharePoint und OneDrive nun auch Daten aus Teams sichern kann. Hinzu kommen Performance-Verbesserungen sowie ein erweitertes REST-API zur Automatisierung von Aufgaben.
Fortgeschrittene Collaboration-Tools bieten Benutzern die Möglichkeit, gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten, ohne dass sie dabei Versionskonflikte befürchten müssen. Microsoft Teams unterstützt dieses Feature beim Editieren von Office-Dateien ebenfalls mit Hilfe der integrierten Online-Apps.
Es ist gängige Praxis, dass sich Admins Warnungen aus Monitoring-Tools oder kritische Systemnachrichten per Mail oder SMS zuschicken lassen. Als Alternative bietet sich indes an, solche Alerts in Microsoft Teams zu füttern, um ihre Bearbeitung effizienter zu machen. Diese Anleitung zeigt das Vorgehen mit Hilfe von PowerShell.
Microsoft Teams erfreut sich aufgrund der Beschränkungen bei physischen Events immer größerer Beliebtheit. Die Anmeldung ist einfach, erste Web-Konferenzen lassen sich sofort abhalten. Mit der stärkeren Nutzung drohen ohne entsprechende Planung aber ein Wildwuchs und womöglich ein Scheitern von Teams.