Seit der Übernahme von FSLogix durch Microsoft steht den meisten Firmen ohne zusätzliche Lizenzkosten eine Alternative für das Management der Benutzerprofile zur Verfügung. Die Software überwindet einige Beschränkungen der Bordmittel und verbessert das Benutzererlebnis bei den Remote Desktop Services.
In Office 365 ist bereits mit der Exchange Online Protection (EOP) eine mehrstufige Abwehr gegen Spam und Malware enthalten. Die Advanced Threat Protection (ATP) erweitert diesen Schutz. Sie erhöht die Sicherheit, indem sie Nachrichten, Anhänge sowie Links auf Malware und mögliche Phishing-Angriffe überprüft.
Microsoft sieht auch in der Cloud neben dem grafischen Azure Portal die PowerShell zur Verwaltung seiner Services vor. Wie on-prem dient es dort ebenfalls zur Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten, etwa bei virtuellen Maschinen, Storage oder Resource Groups. Zuständig dafür ist das neue Az-Modul, welches AzureRM nachfolgt.
Die Unterstützung für Exchange 2010 liefe dem offiziellen Lebenszyklus zufolge im Januar 2020 aus. Der Hersteller hat sich nun kurzfristig entschieden, diesen Zeitraum um neun Monate zu verlängern. Als Begründung nennt er die immer noch große Zahl an Unternehmen, die mit dieser Version des Mail-Systems arbeiten.
Für die Migration oder die kurzfristige Sicherung von Postfächern bietet sich der Export in eine PST-Datei an. Bei Exchange im eigenen Rechenzentrum übernimmt PowerShell diese Aufgabe. Bei Office 365 dagegen ist die GUI von eDiscovery dafür zuständig, die diesen Vorgang aber relativ kompliziert macht.
Exchange-User können ihr Postfach mit mobilen Geräten verbinden. Solche ActiveSync-Partnerschaften bleiben aber nach dem Ausmustern von Geräten oft bestehen. Benutzer können dann irgendwann keine Geräte mehr registrieren. Mit PowerShell lassen sich inaktive Devices entfernen.
Microsoft macht es Benutzern recht einfach, ihre Daten nach Office 365 zu bringen und dort weltweit zu nutzen. Der Anbieter ist aber nicht verpflichtet, diese auch zu sichern. Diese Lücke schließt unter anderem Veeam mit Backup for Microsoft Office 365, das Exchange, SharePoint, OneDrive for Business und Teams unterstützt.
Outlook im Web (OWA) erlaubt Benutzern, ihre E-Mails schnell und unkompliziert über einen Web-Browser abzurufen. Um auch ohne Verbindung zum Server arbeiten zu können, bieten Office 365 und Exchange seit 2013 den Offline-Modus. Wenn es der Administrator zulässt, können ihn die User selbst aktivieren.
Die Multifaktor-Authentifizierung leistet gerade bei Cloud-Diensten einen wichtigen Schutz gegen den unbefugten Zugang zu Daten und gegen Identitätsdiebstahl. Sie ist daher auch in Office 365 verfügbar und lässt sich recht einfach durch den Admin aktivieren. Anpassen muss sie dann der Benutzer aber selbst.
Auch unter Office 365 kann es vorkommen, dass ein Dienst oder eine Anwendung nicht so funktioniert wie man es erwartet. Um herauszufinden ob es am Cloud-Service selbst oder an der lokalen Infrastruktur liegt, kann man verschiedene Werkzeuge zur Problemanalyse nutzen, die Microsoft dafür bereitstellt.
Wie unter der On-prem-Version von Exchange ist es auch in Office 365 möglich, freigegebene Postfächer einzurichten. Sie haben dort die gleiche Funktion und können etwa genutzt werden, um ein info@-Postfach anzulegen. Die Verwaltung und die Rechtevergabe erfolgen hier aber etwas anders.