Für die Migration oder die kurz­fristige Sicherung von Post­fächern bietet sich der Export in eine PST-Datei an. Bei Exchange im eige­nen Rechen­zentrum über­nimmt Power­Shell diese Aufgabe. Bei Office 365 da­gegen ist die GUI von eDiscovery dafür zu­ständig, die diesen Vor­gang aber relativ kompli­ziert macht.

Exchange-User können ihr Post­fach mit mobi­len Geräten ver­binden. Solche ActiveSync-Partner­schaften bleiben aber nach dem Aus­mustern von Geräten oft be­stehen. Benutzer können dann irgend­wann keine Geräte mehr registrieren. Mit Power­Shell lassen sich inaktive Devices entfernen.

Microsoft macht es Benutzern recht ein­fach, ihre Daten nach Office 365 zu bringen und dort welt­weit zu nutzen. Der Anbieter ist aber nicht ver­pflichtet, diese auch zu sichern. Diese Lücke schließt unter anderem Veeam mit Backup for Microsoft Office 365, das Exchange, Share­Point, OneDrive for Business und Teams unter­stützt.

Outlook im Web (OWA) er­laubt Be­nutzern, ihre E-Mails schnell und unkom­pliziert über einen Web-Browser abzu­rufen. Um auch ohne Ver­bindung zum Server ar­beiten zu können, bieten Office 365 und Exchange seit 2013 den Offline-Modus. Wenn es der Admini­strator zulässt, können ihn die User selbst aktivieren.

Die Multifaktor-Authenti­fizierung leistet gerade bei Cloud-Diensten einen wich­tigen Schutz gegen den unbe­fugten Zugang zu Daten und gegen Identitäts­dieb­stahl. Sie ist daher auch in Office 365 ver­fügbar und lässt sich recht ein­fach durch den Admin aktivieren. Anpassen muss sie dann der Benutzer aber selbst.

Auch unter Office 365 kann es vor­kommen, dass ein Dienst oder eine Anwendung nicht so funk­tioniert wie man es erwartet. Um heraus­zufinden ob es am Cloud-Service selbst oder an der lokalen Infra­struktur liegt, kann man ver­schiedene Werk­zeuge zur Problem­analyse nutzen, die Microsoft dafür bereit­stellt.

Wie unter der On-prem-Version von Exchange ist es auch in Office 365 möglich, freigegebene Post­fächer einzu­richten. Sie haben dort die gleiche Funktion und können etwa ge­nutzt werden, um ein info@-Postfach anzulegen. Die Verwaltung und die Rechte­vergabe erfolgen hier aber etwas anders.

In vielen Unter­nehmen ist es üblich, Bilder von Mit­arbeitern in deren Profil zu hinter­legen. In Office 365 können Benutzer ihre Fotos entweder selbst hoch­laden oder der Admini­strator über­nimmt diese Auf­gabe mit Hilfe von PowerShell. Ein kosten­loses Tool empfiehlt sich als Alter­native für nicht-technische Anwender.

Office 365 OWA kann Doku­mente, die auf OneDrive liegen, an Mails anhängen. Dies ist prak­tisch für Benutzer, die ihre Dateien zwischen PC und OneDrive synchro­nisieren und diese so von überall verfüg­bar machen. Seit einiger Zeit unter­stützt OWA aber auch Cloud-Speicher anderer Anbieter, wenn der Admin dies zulässt.

Wenn Unter­nehmen Dienste von Office 365 nutzen, etwa jene von Exchange Online, dann be­steht häufig der Wunsch, das Aus­sehen der Anwen­dungen an den eigenen Stil anzu­passen. Dazu gehört die Inte­gration eines Logos oder die Ver­wendung von be­stimmten Far­ben. Das lässt sich im Admin Center leicht erledigen.