Microsoft Teams erfreut sich aufgrund der Beschrän­kungen bei physischen Events immer größerer Beliebt­heit. Die An­meldung ist einfach, erste Web-Konferenzen lassen sich sofort ab­halten. Mit der stär­keren Nutzung drohen ohne ent­sprechende Planung aber ein Wildwuchs und womöglich ein Scheitern von Teams.

Zu den neuen Features, die Micro­soft kürz­lich für Teams frei­gegeben hat, gehören Vor­lagen. Admins können darin mehrere Ein­stellungen, Channels oder Apps für be­stimmte Auf­gaben konfi­gurieren, so dass Benutzer ihre Teams nicht von Grund auf er­stellen müssen. Zusätz­lich bringt Teams auch eigene Templates mit.

Für Office 365 (neuerdings Microsoft 365) gibt es keine klassi­schen Lizenz­schlüssel mehr. Viel­mehr schaltet man Anwen­dungen wie Word, Excel und Power­Point sowie Cloud-Services wie Exchange Online pro User im Online-Portal frei. Möchte man Lizenzen an Gruppen zuweisen, muss man das über das AAD tun.

Microsoft hat mit einer Aufgaben­verwaltung ein neues Feature für Teams veröffentlicht, welches auf den be­stehenden Anwendungen Planner und To do beruht. Entsprechend eignet es sowohl für die persönliche Aufgaben­verwaltung als auch für Gruppen. Die Synchroni­sierung mit Outlook ist eben­falls möglich.

Online-Meetings sind eine Kern­funktion von Microsoft Teams. Teil­nehmer können dort nicht nur mit­einander sprechen, sondern auch Chat-Nachrichten oder Doku­mente aus­tauschen. Eine zen­trale Rolle hat der Moderator, der während der Session wechseln kann. Er ent­scheidet auch, wer wie bei­treten darf.

Zwar können End­benutzer Microsoft Teams über­wiegend selbst ver­walten, dennoch kom­men der IT oft noch admini­strative und unter­stützende Aufgaben zu. Wie für alle anderen Dienste von Microsoft 365 gibt es auch dafür ein eigenes PowerShell-Modul, mit dem Admins viele Aufgaben automa­tisieren können.

Ein Projekt besteht meistens aus verschiedenen Abschnitten oder Teil­projekten, die sich in Microsoft Teams durch Kanäle abbilden lassen. Für das Projekt-Management kann es daher sinnvoll sein, die Zahl der Teams zu begrenzen und statt­dessen Kanäle anzulegen und diese bei Bedarf speziell zu berech­tigen.

Microsoft Teams gliedert sich in Teams und darunter­liegende Kanäle. Selbst die Mit­glieder von abteilungs­über­greifenden Projekten können sich ohne Zutun der IT-Abteilung damit selbst orga­nisieren. Dies gilt auch für das Rechte-Management, wo Adminis­tratoren nur in einigen Fällen ein­greifen müssen.