Wenn Unternehmen OneDrive verwenden, dann möchten sie dessen Nutzung meist über Gruppenrichtlinien steuern, um etwa Datenverluste oder übermäßigen Ressourcenverbrauch zu verhindern. Die dafür nötigen administrativen Vorlagen muss man jedoch erst unter Windows lokalisieren und ins korrekte Verzeichnis kopieren.
Viele Anwender misstrauen der Sicherheit und dem Datenschutz von Cloud-Services. Um solche Bedenken zu zerstreuen, hilft es, die Daten vor dem Upload zu verschlüsseln. Diese Aufgabe übernimmt die Open-Source-Lösung Cryptomator. Das Tool schirmt die Nutzer vor kryptographischen Details ab und ist daher einfach zu nutzen.
Admins können das Anlegen von AD-Benutzern automatisieren, um ihren Aufwand reduzieren. Ein User-Objekt unterliegt über seine Lebensdauer jedoch ständigen Änderungen. Diese betreffen auch die Berechtigungen und erfordern daher besondere Sorgfalt. Workflows beschleunigen diese Aufgaben und helfen, Fehler zu vermeiden.
Seit Anfang 2022 gibt es keine Schaltfläche für das OneDrive Admin Center im Portal von Microsoft 365 mehr. Die gesamte OneDrive-Administration wurde in das SharePoint Admin Center ausgelagert und ist dort unter Einstellungen zu finden. Alternativ kann man auch hier zum PowerShell-Modul für SharePoint Online greifen.
Passwort-Manager sind ein beliebtes Mittel, um kritische Zugangsdaten sicher zu verwalten. KeePass ist ein traditionelles Open-Source-Tool, das Passwörter standardmäßig lokal speichert. Durch den Einsatz von Cloud-Speicher kann man jedoch mit KeePass einen hybriden Ansatz realisieren, um jederzeit geräteübergreifend und von überall Passwörter abzurufen.
Wenn man Verzeichnisse zwischen mehreren Rechnern und mobilen Geräten abgleichen möchte, dann bieten sich dafür natürlich die allseits bekannten Cloud-Dienste von Microsoft oder Google an. Für lokale Netzwerke gibt es mit Synology Drive eine effiziente Lösung, die direkt auf den populären NAS dieses Herstellers läuft.
Microsoft Teams vereint mehrere Produkte wie Exchange, SharePoint oder OneDrive auf einer Plattform. Dies kann man sich zunutze machen, indem man die in SharePoint gespeicherten Daten eines Kanals mit OneDrive synchronisiert. Damit stehen dem Benutzer beispielsweise Dokumente aus einem Projekt auch offline zur Verfügung.
Wenn eine Datei oder ein Ordner in OneDrive gelöscht wird, so wandert der Datensatz in den Papierkorb und ist von dort nur für begrenzte Zeit wiederherstellbar. Dieser Vorgang wirkt sich zusätzlich auf alle Geräte aus, die mit OneDrive synchronisiert werden. Man sollte außerdem wissen, welche Folgen das Leeren des Papierkorbs hat.
Der OneDrive-Client synchronisiert Dateien zwischen dem Client-Computer und der Cloud. Manchmal kann es vorkommen, dass dieser Abgleich nicht mehr richtig funktioniert. Der User hat dann auf seinem PC einen anderen Dateistand hat als in OneDrive. Das Zurücksetzen des OneDrive-Clients behebt das Problem zumeist.
Roaming Profiles und Ordnerumleitung waren lange der Standard unter Windows, um Benutzerdateien auf verschiedenen PCs bereitzustellen. Nachdem immer mehr User nicht im Büro, sondern unterwegs oder zu Hause arbeiten, wird diese Technik zunehmend obsolet. Eine Alternative besteht in der Umleitung der Profilordner nach OneDrive.
Office 365 OWA kann Dokumente, die auf OneDrive liegen, an Mails anhängen. Dies ist praktisch für Benutzer, die ihre Dateien zwischen PC und OneDrive synchronisieren und diese so von überall verfügbar machen. Seit einiger Zeit unterstützt OWA aber auch Cloud-Speicher anderer Anbieter, wenn der Admin dies zulässt.