Microsoft Teams gliedert sich in Teams und darunter­liegende Kanäle. Selbst die Mit­glieder von abteilungs­über­greifenden Projekten können sich ohne Zutun der IT-Abteilung damit selbst orga­nisieren. Dies gilt auch für das Rechte-Management, wo Adminis­tratoren nur in einigen Fällen ein­greifen müssen.

Freigabe- und andere Funktions­postfächer sind prak­tisch, um eine Abteilung, Projekte oder Services per Mail erreichbar zu machen. Zudem bieten sie Mit­gliedern eines Teams einen zen­tralen Speicher. Vergibt man auf sie Berech­tigungen für verknüpfte Post­fächer, dann können beim Entzug derselben Prob­leme auftreten.

Wenn sensible Daten unauto­risiert das Unter­nehmen verlassen, dann können nicht nur Geschäfts­geheimnisse in die Hände der Konkur­renz fallen. Zusätzlich drohen auch teure Konse­quenzen für Gesetzes­verstöße. Mit geeigneten Werk­zeugen kann man solche Aktivitäten verhindern und nach­verfolgen.

Um die Verwaltung der Postfächer (insbesondere von Funktions­post­fächern) zu verein­fachen, kann man Berech­tigungen an AD-Gruppen vergeben. Das funktioniert aber nicht so ohne weiteres, weil sich nicht alle Typen von Gruppen dafür eignen und sie zudem in bestimmten Fällen E-Mail-aktiviert sein müssen.

Diverse Tools für das Active Directory erlauben eine strin­gente Verwaltung von Be­nutzern und Gruppen. Lau­fende Änderungen bei den Zu­ständig­keiten der Mit­arbeiter nagen aber beständig an der ur­sprüng­lich er­zielten Ord­nung. BAYOOSOFT Access Manager bietet mehrere Mecha­nismen, um das zu ver­hindern.

Der FolderSecurityViewer ist ein Reporting-Tool, mit dem Admins die Berech­tigungen in Ver­zeich­nis­strukturen und Datei­freigaben anhand von 5 vorge­gebenen Berichten ana­lysieren können. Die Version 2.0 bringt eine von Grund auf über­arbeitete Bediener­führung. Das Tool ist auch in einer Free Edition verfügbar.

Der Absender einer E-Mail hat in Outlook die Möglich­keit, eine Nachricht als ver­traulich bzw. privat zu dekla­rieren. Bei freige­gebenen Post­fächern hat dies den un­schönen Effekt, dass die darauf berech­tigten Benutzer die Mail nicht sehen können. Dafür gibt es eine GUI- und eine aufwän­digere PowerShell-Lösung.

In der Praxis ist es gang und gäbe, Berech­tigungen auf frei­ge­gebene Post­fächer pro User zu er­teilen. Zur Aus­wahl stehen Voll­zugriff, Senden als und Senden im Auftrag von. Eine bessere Lösung ist es, die Berech­tigung per Gruppe zu setzen. Das erledigt man mit Power­Shell, weil die Web-Konsole das nicht kann.

Die aktuelle Version 1.15 von Folder­Security­Viewer er­hielt einige neue Funk­tionen, die das Analy­sieren von Ver­zeichnis- und Freigabe­rechten be­schleunigen bzw. auto­ma­tisieren sollen. Dazu gehören ein neuer Report­typ, Schablonen für wieder­kehrende Berichte sowie ein Tool für die Kom­man­dozeile.

Wesent­licher Zweck von Access Manager (AM) ist die Ver­gabe von Ver­zeichnis­berech­tigungen über einen Geneh­migungs-Workflow. Mit­arbeiter können dabei Anträge aus einem Self-Service-Portal stellen. Das 3rd-Party-Modul erweitert dieses Ver­fahren auf alle Res­sourcen, die sich über das AD ver­walten lassen.