Content-Management: Box mit Workflow-Lösung

    Box Relay für Workflow-Optimierung und Projektmanagement-FunktionenMit Box Relay hat der amerikanische Content-Management- und Collaboration-Spezialist Box eine Lösung vorgestellt, mit der sich Arbeits­abläufe automa­tisieren lassen. Außer­dem wurde der File-Sharing-Service der Box selbst über­arbeitet. Entwickelt wurde Box Relay auf IBMs Cloud-Plattform Bluemix.

    Die Software stellt Vorlagen (Templates) bereit, mit deren Hilfe Prozesse optimiert werden können. Beispiele sind die Einbindung neuer Mitarbeiter ("Onboarding"), der Bereich Aus- und Weiterbildung, die Budgetverwaltung oder die Genehmigung von Investitionen.

    Daten werden in Box gespeichert

    Als zentrale Datendrehscheibe dient die Content-Management-Plattform Box. Dort landen alle Dokumente, auf die Mitarbeiter oder auch externe Projektbeteiligte zugreifen und bearbeiten. Integrieren lassen sich zudem andere Plattformen, etwa Office 365, Salesforce und Adobe.

    Eine Versionskontrolle verhindert, dass zig unter­schiedliche Ausgaben von Dokumenten entstehen. Nutzer können somit gemeinsam an Dokumenten arbeiten, etwa Excel- und Word-Dokumenten, ohne dass Versionskonflikte auftreten. Für einen gesicherten Zugriff auf große Dateien dienen URLs. Sie machen das Hin- und Her-Mailen von großen Attachments überflüssig.

    Projektmanagement-Funktionen

    Integriert sind zudem Projektmanagement-Features wie Benachrichtigungen, wenn Aufgaben erledigt oder Termine überschritten wurden. In grafischer Form zeigt Box Relay zudem an, welche Zwischenschritte erfolgreich absolviert wurden und wo es "hakt".

    Alle Informationen laufen auf einem Dashboard zusammen. Das gilt auch für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern. Außerdem lassen sich mit Box Relay auch externe Berater oder Fachleute einbinden. Entsprechende Sicherheits- und Compliance-Regeln sorgen in diesem Fall dafür, dass Externe nur Zugriff auf bestimmte Informationen beziehungsweise Dokumente haben.

    Die Betatest-Phase von Box Relay soll im vierten Quartal 2016 anlaufen. Wer daran teilnehmen will, kann sich auf dieser Web-Seite dafür "bewerben". Wie viel die Lösung kostet, will Box nach Veröffentlichung der finalen Version im ersten Quartal 2017 bekanntgeben.

    Für Nutzer der Business- und Business-Plus-Version der Lösung soll Relay kostenlos sein. Die Business-Ausgabe des Services kostet 12 Euro monatlich pro User, Business Plus 21 Euro (Details siehe hier).

    Kooperation mit Google

    Box Relay - KommunikationsfunktionAuf der hauseigenen Konferenz BoxWorks in San Francisco wurden zudem Details zu einer Kooperation zwischen Box und Google bekannt. So ist es künftig möglich, Google-Docs-Dokumente in Box zu erstellen, zu speichern und zu bearbeiten.

    Google Docs wird auf diese Weise um Funktionen ergänzt, die Box bereitstellt. Dazu zählen die bereits erwähnte Aufgaben­verwaltung, das Workflow-Management und die Sicherheitsfunktionen.

    Außerdem sollen Nutzer von Box Content aller Art mithilfe von Google Springboard durchsuchen können. Die Resultate werden entsprechend ihrer Relevanz aufgelistet. Springboard ermöglicht das Durchsuchen von Informations­beständen wie E-Mails, Dokumenten, Kontakt­informationen und Cloud-Storage-Ressourcen wie Google Drive.

    Neuerungen bei Box selbst

    Auch die Cloud-basierte Content-Plattform Box selbst wurde erneuert. Hier die wichtigsten Änderungen:

    • Laut Anbieter eine fünf Mal höhere Upload-Geschwindigkeit von Dateien,
    • bessere Suchfunktionen,
    • Unterstützung von 3D-Objekten, HD-Videos und 360-Grad-Ansichten,
    • "zu einem späteren Zeitpunkt", so Box, die Option, Text direkt in der In-Line-Ansicht von Dokumenten zu markieren und Kommentare hinzuzufügen,
    • eine leistungsstärkere Verwaltung von Notizen.

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