Arcserve mit gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung


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    Die Suchfunktion von Arcserve UDP ArchivingUm eine gesetzes­konforme von E-Mails hat Arcserve seine Unified Data Protection erwei­tert. Der Anbieter spricht damit Firmen an, welche die Vorgaben der Grund­sätze zur ordnungs­mäßigen Führung von Büchern (GoBD) ein­halten müssen.

    Die GoBD sind dem 1. Januar 2017 verpflichtend und haben die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU)" und "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" abgelöst. Ein Punkt der GoBD: Alle Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen, die als E-Mails vorliegen, schützen und so archivieren, dass sie jederzeit Finanzbehörden zugänglich gemacht werden können.

    E-Mails unabhängig vom Speicherort archivieren

    Arcserve UDP Archiving erfüllt diese Vorgaben. E-Mails lassen sich mit der Lösung an einem alternativen Standort rechtssicher ablegen. "Alternativ" heißt, dass dies auf einem anderen System als dem E-Mail-Server erfolgt. Archivieren lassen sich Nachrichten, die ein Unternehmen auf hauseigenen E-Mail-Servern, einer Private Cloud oder bei Public-Cloud-Diensten wie Office 365 speichert.

    UDP Archiving erfasst E-Mails, sobald sie empfangen beziehungsweise gesendet werden und legt sie in einem Archiv ab. Sobald die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten abgelaufen sind, können die Daten "entsorgt" werden.

    GoBD-konforme Archivierung von Office-365-Mails

    Struktur von Arcserve UDP ArchivingInsbesondere Nutzer von cloudbasierten Office- und E-Mail-Paketen wie Microsoft Office 365 haben die Möglichkeit, mithilfe von UDP Archiving die GoBD-Norm einzuhalten.

    Sie können beispielsweise das Exchange-Journal-Postfach von Office 365 außerhalb der Microsoft-Cloud-Umgebung speichern. Dadurch haben Office-365-Nutzer jederzeit Zugang zu E-Mail-Archiven, auch dann, wenn der Cloud-Service einmal nicht zur Verfügung stehen sollte.

    Zu den Besonderheiten der Lösung zählen laut Arcserve umfassende Tools für das Aufspüren von einzelnen Mails. Sie unterstützen beispielsweise eine Volltext-Suche und das Tagging von Nachrichten. Zudem können Administratoren vorgeben, wann Mails gelöscht werden sollen – dies natürlich in Abstimmung mit den Fristen, welche die GoBD vorsehen.

    Technische Details und Verfügbarkeit

    Die Archivierungs-Lösung unterstützt alle gängigen E-Mail-Plattformen. Bereitgestellt wird sie laut Datenblatt als Virtual Appliance für VMware OVF, Microsoft Hyper-V und Amazon Web Services AMI. Sie arbeitet unter anderem mit Microsoft Exchange, Office 365, Google Gmail, IBM Domino und weiteren Plattformen zusammen.

    Die Oberfläche für die Konfiguration von UDP ArchivingLaut Arcserve wird UDP Archiving ab Sommer 2017 als Ergänzung von UDP zur Verfügung stehen. Ergänzend bringt das Unternehmen eine Appliance auf den Markt. Auch dazu gibt es noch keine exakten Informationen zur Markteinführung. Arcserve spricht vom Herbst dieses Jahres.

    Informationen zu E-Mail-Archivierung

    Arcserves Konkurrent Mailstore hat in einem frei verfügbaren Whitepaper die neuen Regelungen zur Archivierung elektronischer Geschäftsdokumente und E-Mails aufgeführt. Dort sind auch die Aufbewahrungsfristen elektronischer Dokumente und von Mails zu finden.

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