Collaboration: Box renoviert Box Notes

Box Notes ist seit September 2013 auf dem Markt. Der Anbieter Box, ein US-Unternehmen mit Sitz in Redwood City in Kalifornien, betont immer wieder das hohe Sicherheitsniveau seiner Plattform für Enterprise File Sync & Share. So werden alle Daten, auch Notizen, beim Transport über das Internet verschlüsselt.

Tool für Lifecycle-Management von Dokumenten

Mit Box Governance steht zudem ein cloudbasierter Service zur Verfügung, mit dem Nutzer und Administratoren den Lebenszyklus von Dokumenten kontrollieren können, die auf Box oder Box Notes gespeichert und bearbeitet werden. Zu den Funktionen zählen das automatische Löschen oder Archivieren von Dateien und Warnmeldungen, wenn Nutzer Dokumente mit sensiblen Inhalten herunterladen, per E-Mail versenden oder Dritten zugänglich machen.

Auch bei Anwendungen wie Box Notes, die primär zum Sammeln und gemeinsamen Bearbeiten von Ideen, Aufgabenlisten, Bilder und Grafiken dienen, sind solche Funktionen wichtig. Dies alleine deshalb, um Compliance- und Datenschutzregelungen einzuhalten.

Basisfunktionen

Box Notes stellt ähnlich wie Microsoft WordPad, Basisfunktionen für das Erstellen und Formatieren von Texten, Checklisten und Aufzählungen bereit. Shortcuts ermöglichen einen schnellen Zugriff auf wichtige Funktionen wie das Formatieren der Schrift oder das Einfügen von Hyperlinks. In eine Notiz können ähnlich wie bei Microsoft OneNote zudem Grafiken und Tabellen eingefügt werden.

Als Konkurrent von Microsoft, Google ("Google Notizen") oder Projektmanagement-Tools wie Trello versteht sich Box Notes nach Angaben des Herstellers jedoch nicht. Vielmehr wolle das Tool vor allem das Teilen von Ideen und Notizen zwischen Kollegen vereinfachen.

Neue Features

Doch zurück zu den Neuerungen bei Box Notes. Optimiert hat Box die Web-Applikation von Box Notes. Sie ermöglicht von jedem System mit einem Standard-Browser aus den Zugriff auf die Notizen. Durch die Integration in die Box-Plattform können Nutzer schnell zwischen Notes und den anderen Dateien hin und her wechseln, die sie auf Box gespeichert haben.

Ebenso wie bei den Desktop-Clients ist es möglich, Notizen als Favoriten zu kennzeichnen, nach Belieben zu sortieren und für Dritte freizugeben. Die Web-App ermöglicht es außerdem, Notizen zu sperren und mit einem Ablaufdatum zu versehen. Außerdem kann der Besitzer der Datei Wasserzeichen und Tags hinzufügen sowie Zugriffstatistiken abrufen.

Diese Funktionen sind allerdings nicht exklusiv Notes vorbehalten. Sie können auch bei "normalen" Files verwendet werden, die ein User bei Box speichert.

Versionen für Windows und macOS

Für Windows und macOS stehen Desktop-Versionen von Box Notes zur Verfügung. Unterstützt werden Windows 7, 8 und 10 (32 und 64 Bit) sowie die beiden neuesten Versionen von macOS (10.11 "El Capitan" und 10.12. "Sierra").

Noch nicht verfügbar sind Apps für Smartphones und Tablets, die Apple iOS und Android nutzen. Das ist zweifellos ein Manko, das Box schnellstens beseitigen sollte. Laut Box sind solche Apps jedoch in Entwicklung. Wann sie auf den Markt kommen, gab das Unternehmen allerdings nicht bekannt.

Ebenfalls später folgen soll die Möglichkeit, Notizen offline zu bearbeiten und zu speichern. Diese Funktion ist auch im Online-Zeitalter hilfreich, weil nicht an jedem Ort ein Zugang zu einem Mobilfunknetz und dem Internet zur Verfügung steht. Die Offline-Funktion soll im Lauf des Jahres integriert werden.