E-Mail-Archivierung: EMA von Artec IT synchronisiert Ordner


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    Artec IT Solutions hat Version 4.53 ihrer E-Mail-Archivierungs-Appliance EMA herausgebraucht. Mit ihr lassen sich Ordnerstrukturen der Livedaten von E-Mails und Dateien mit den Informationen in einem Archiv synchronisieren. Die neue Funktion bietet nicht nur die Ordnersynchronisierung für das Mail-System an, sondern kann auch auf das Dateisystem angewendet werden. Die neue Ordnersynchronisierung ist zunächst für Microsoft Exchange 2007 und 2010 verfügbar.

    Artec IT Solutions - EMA-BenutzeroberflächeFür den Abgleich der Exchange-Ordner nutzt EMA die Exchange-Webservices-Schnittstelle. Syn­chro­ni­sieren lassen sich lokale E-Mail-Ordnern, öffentliche Ordner und Verzeichnisse im File-System. Allerdings muss in diesem Fall das Zusatzmodul File to Archive vorhanden sein.

    Attribute automatisch zuordnen

    Die Ordner lassen sich nach Angaben von Artec IT für die automatische Vergabe von Attributen und Vorhaltezeiten nutzen. Dabei können alle Attribute verwendet werden, die in EMA zur Verfügung stehen. Attribute werden dann direkt aus Outlook heraus gesetzt, ohne dass der User den Weg über die Archivoberfläche gehen muss.

    Diese Funktion ist beispielsweise dann von Vorteil, wenn Ordnern bestimmte Vorhaltezeiten (Aufbewahrungszeiten) zugewiesen werden müssen, etwa drei, sechs oder zehn Jahre. Der Nutzer weist den einzelnen Verzeichnissen die gewünschte Zeit zu. EMA vergibt dann für alle Objekte, die dorthin verschoben werden, automatisch die entsprechende Vorhaltezeit.

    In vergleichbarer Weise funktioniert das mit anderen Attributen, etwa wenn Kundennamen als Attributfeld verwendet werden oder E-Mails als "privat" gekennzeichnet werden sollen. Für die Einbindung von Filtern oder Regelwerken können LDAP-Filter verwendet werden. Dadurch lassen sich gruppenspezifische Regeln definieren.

    Zusätzlich können auch dedizierte Ordnerstrukturen an die Benutzer verteilt werden, auch dann, wenn die Funktion "Managed Folder" in Exchange nicht zur Verfügung steht. Dabei werden fest definierte Ordner an die entsprechenden Benutzer und/oder Benutzergruppen verteilt. Dies vereinfacht die Einrichtung von regelbasierten Ordnern, die für automatische Attribute genutzt werden können.

    Weitere Funktionen sind:

    • Auch importierte Ordner werden von der Ordnersynchronisierung erfasst; um Archiv-PST-Dateien mit einzubeziehen;
    • Eine Suchfunktion, die quellenübergreifend über E-Mail und File arbeitet. Das ist dann hilfreich, wenn ein Nutzer identische Ordnerstrukturen in beiden Quellen anlegt. Dann kann er in beiden Quellen die entsprechenden Ordner parallel durchsuchen.

    Noch ein Blick auf den Preis: Die kleines Appliance SB40 für 30 Accounts kostet circa 2.300 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer). Benötigt der Nutzer weitere Module, etwa für den Import von PST- und IMAP-Files oder Single Sign-on, kommt allerdings schnell eine weitere vierstellige Summe hinzu.

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