Neu in Teams: Check-Liste für Aufgaben, Gruppentelefonate über eine Nummer, Besprechungsnotizen gemeinsam bearbeiten

Über die Business-Scenarios-API ist es sogar möglich, die Anforderung zum Abarbeiten einer Checkliste automatisch anzulegen.

Wenn zum Beispiel ein Monitoring-System den Ausfall einer Maschine registriert, dann kann es selbstständig eine Aufgabe erzeugen, die eine Checkliste mit mehreren Punkten enthält, die erledigt werden müssen, um das Problem zu beheben.

Gruppentelefonate über gemeinsame Nummer

Zu den angekündigten Funktionen für die nächsten Monate gehört eine vereinfachte Verwaltung von Teams Phone. Administratoren können dann per Shared Calling mehreren Benutzern das Telefonieren über eine gemeinsame Rufnummer und einen ebenfalls gemeinsamen Anrufplan ermöglichen.

Der Systemverwalter aktiviert die gemeinsamen Anrufe im Teams Admin Center, indem er eine benutzer­definierte Richtlinie für gemeinsame Anrufe anlegt und dieser anschließend eine Ressource, eine Telefonnummer sowie die Benutzer zuweist.

Notwendig ist dafür eine E5-Lizenz oder Teams Phone Standard.

Externe Teilnehmer zu Shared Channel einladen

Für die Zusammenarbeit mit Personen aus anderen Unternehmen verfügt Teams über Shared Channels. Den Mitgliedern eines solchen Kanals war es bislang oft nicht möglich, externe Benutzer einzuladen.

Nun bekommen sie die Möglichkeit, zu einer speziellen Landingpage ihrer Firma zu navigieren, die Anfrage zu übermitteln und eine Zusammenarbeit mit Externen aufzubauen.

Notizen zu Besprechungen gemeinsam bearbeiten

Hinzu kommt eine Funktion für die weitere Verbesserung der Zusammenarbeit. Demnächst sollen die Teilnehmer an einer Besprechung die Agenda, Notizen und Folgeaufgaben gemeinsam formulieren können.

Das soll nicht nur in Teams möglich sein, sondern auch in Loop, Planner, To Do, Office.com und OneDrive for Business.

Solche gemeinsamen Notizen (Collaborative Notes) sind als Loop-Komponente ausgeführt und werden ständig synchronisiert, ganz gleich, auf wie viele Standorte sie verteilt sind. Die Notizen lassen sich einfach kopieren und in Chats, E-Mails und andere Dokumente einfügen.

Bekommen die Meeting-Teilnehmer eine Aufgabe zugewiesen, dann wird eine Benachrichtigung per E-Mail generiert, und Teams synchronisiert die Aufgabe automatisch mit To Do und Planner.

Der Zugriff auf die gemeinsamen Notizen erfolgt über die Registerkarte Details der Kalender­einladung, während des Meetings über die Schaltfläche Notizen und nach der Besprechung über Zusammen­fassung.

Bessere Integration der Suche

Ab sofort ist eine neue Tastenkombination für die Suche in einem bestimmten Chat oder Kanal verfügbar.

Mit Strg + F ruft der Benutzer das Suchfenster Im Chat suchen oder Im Kanal suchen auf und erhält dann auf der rechten Seite des Bildschirms eine Liste mit den Suchergebnissen.

Mehr Kanäle pro Team

Die Zahl der maximal möglichen Kanäle pro Team wird auf 1000 erhöht. Durch die verbesserte Skalierbarkeit entfällt die Notwendigkeit, bei großen Benutzerzahlen mehrere Teams zum gleichen Thema zu bilden.

Ausschluss von Chats

Administratoren können nun interne Benutzer vom Chat ausschließen, wenn sie an Meetings teilnehmen, die von externen, nicht vertrauens­würdigen Personen organisiert werden.

Zoom für freigegeben Bildschirm

Es gibt neue Schaltflächen zum Vergrößern und Verkleinern der Ansicht von Bildschirm­freigaben. Nähere Informationen dazu bietet dieser Artikel.

Zufällige Zuweisung von Räumen

Meeting-Organisatoren und Breakout-Room-Manager können Teilnehmern Räume nach dem Zufallsprinzip zuweisen, und zwar sowohl vor wie auch während der Besprechung.

Dabei können sie auswählen, ob alle oder nur die nicht zugewiesenen Teilnehmer gemischt werden sollen. Auch dazu gibt es einen Artikel mit weiteren Erklärungen.

Video-Vorschau in Chats

In einem Gruppen-Chat ist es nun möglich, per Link auf einen früheren Besprechungs-Beitrag zu verweisen. Gestreamte Videos aus OneDrive oder SharePoint lassen sich direkt im Chat in einer Vorschau anzeigen und abspielen.

In Teams geteilte Videoclips blenden bereits heute Untertitel auf Englisch ein und sollen bald auch andere Sprachen unterstützen. Diese Untertitel werden beim Hochladen des Videos automatisch erzeugt.

Copilot für Telefonie

Schließlich weitet Microsoft seinen Copilot auf Telefongespräche mit Teams aus. Der Copilot in Teams Phone kann Zusammen­fassungen von Anrufen erzeugen, Aktionen erfassen und Fragen zum Meeting beantworten.