Neue Rückruf-Funktion für E-Mails in Exchange Online

Der Anwender öffnet in Outlook die Mail im Ordner Gesendete Objekte, klickt unter Informationen auf Erneut senden oder zurückrufen und auf Diese Nachricht zurückrufen.

Der neue Message Recall Agent von Exchange Online ruft die E-Mail dann aus den Cloud-Mailboxen der Empfänger zurück und löscht sie.

Rückrufe nur aus Cloud-Mailboxen der eigenen Organisation

Der Rückruf ist nur bei Postfächern möglich, die in der Cloud vorgehalten werden, nicht jedoch aus lokal angelegten Mailboxen. Auch ein Recall von Nachrichten, die an Empfänger außerhalb der eigenen Organisation gingen, ist nicht vorgesehen.

Da nun jedoch der Mail-Server für den Rückruf zuständig ist, ergeben sich einige Unterschiede zum alten Verfahren:

• Es spielt nun keine Rolle mehr, welchen Mail-Client der Empfänger der Nachricht benutzt. Es kann Outlook für Windows sein oder ein beliebiges anderes Programm. Zudem ist die Funktion auch dann wirksam, wenn der Client geschlossen ist.
• Der Rückruf funktioniert auch bei bereits gelesenen E-Mails. Das kann allerdings vom Administrator unterbunden werden.
• Es lassen sich Nachrichten aus beliebigen Ordnern und Unterordnern zurückrufen, nicht nur aus dem Posteingang des Empfängers.
• Exchange Online erzeugt beim Widerruf einer Nachricht einen Statusbericht mit Angaben zum Erfolg der Aktion bei den einzelnen Empfängern. Der Absender erhält eine E-Mail mit einem Link zu diesem Bericht. Der Empfänger hingegen erfährt nichts über den Rückruf.

Zeitlich unbegrenzter Rückruf einer Nachricht

In den meisten Fällen schicken Anwender ihren Widerruf innerhalb weniger Sekunden nach dem Versand der Original­nachricht. Exchange Online versucht bei einem Rückruf dennoch 24 Stunden lang, die ursprüngliche Mail zu löschen. Erst danach markiert es den Widerruf als gescheitert.

Auf der anderen Seite gibt es derzeit allerdings kein Zeitlimit, ab wann der Absender noch einen Rückruf starten kann. Die E-Mail mit dem Link zum Statusbericht wird innerhalb von fünf Minuten verschickt.

Einschränkungen

Nach wie vor existieren mehrere Einschränkungen beim Rückruf einer E-Mail. So setzt die Funktion auf der Absenderseite zwingend Outlook für Windows voraus. Microsoft denkt über ein API nach, damit Dritthersteller den Rückruf auch in ihre Mail-Clients integrieren können, darüber ist jedoch noch nicht entschieden.

Außerdem lassen sich keine E-Mails zurückrufen, die manuell oder über eine Regel für den Posteingang weitergeleitet wurden. Lediglich bei einem automatischen SMTP-Forwarding ist Exchange Online in der Lage, die Nachrichten in den Empfänger-Postfächern zu löschen.