Office 365: Vera schützt Dateien vor unbefugter Weitergabe

Die Dateien bleiben an diese Policies auch dann gebunden, wenn sie an anderen Orten abgelegt werden, etwa in einem anderen Ordner.

Schutzfunktion auch beim Speichern auf Dropbox

Dieses Weiterreichen von Regeln funktioniert mit Tools von Microsoft nicht im selben Maß. Wenn ein File Office 365 oder Sharepoint verlässt und beispielsweise auf Dropbox verschoben wird, geht diese Kontrolle verloren. Das ist nach Angaben von Vera bei Vera for Microsoft nicht der Fall. Auch in solchen Fällen haben Administratoren die Möglichkeit, für Dateien ein Ablaufdatum zu definieren. Wurde es erreicht, lassen sich Files nicht mehr öffnen.

Die Berechtigungen können für komplette SharePoint- und Active-Directory-Gruppen definiert werden. Auch Zugriffsrechte von externen Mitarbeitern oder Beschäftigen von Dienstleistern und Kunden lassen sich festlegen. Zudem funktioniert das Remote-Dateimanagement auch dann, wenn Files auf Endgeräten wie Notebooks und Smartphones abgelegt werden, welche die IT-Abteilung nicht verwaltet.

Basistechnik

Um diese umfassenden Policies vorgeben zu können, nutzt Vera ein "Wrapping"-Konzept. Das heißt, die Dateien werden um Management- und Security-Informationen ergänzt ("eingepackt").

Die Lösung steht als Cloud-Service zur Verfügung, den Vera über eigene Rechenzentren anbietet. Für Nutzer in Europa bedeutet dies, dass sie gegenüber dem U.S.-Unternehmen ein gewissen Grundvertrauen aufbringen müssen, wenn sie über die Plattform sensible Daten verwalten. Aber das gilt im Prinzip für alle Cloud-Service-Provider mit Sitz im Ausland.

Unterstützte Dateitypen

Zu den weiteren Management­funktionen von Vera zählen die Verschlüsselung von Dateien und der Zugriff auf E-Mail-Attachments. Letzteres ist wichtig, wenn Nutzer Files ohne Erlaubnis mittels E-Mail versenden wollen. Außerdem kann das Anfertigen von Screenshots von Dokumenten unterbrunden werden.

Vera for Microsoft unterstützt eine relativ große Zahl von Datei-Typen. Dazu gehören Microsoft-Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, Visio), aber auch CAD-Files sowie Audio- und Video-Dateien. Spezielle Plug-ins sind dabei nicht erforderlich.

Was die System­platt­formen betrifft, listet Vera bei den Desktop und Notebooks Windows und macOS auf. Hinzu kommen die Mobil­betriebs­systeme Android, iOS und auch Blackberry OS.