In verschiedenen Szenarien ist es in Exchange sowohl on-prem als auch online notwendig, Postfächer in einer PST-Datei zu speichern. Dafür gibt es zwar diverse Tools von Drittanbietern sowie Backup-Software, die sich für diese Situationen ebenfalls eignen. Für eine gelegentliche Anwendung lohnen sich die Kosten dafür jedoch nicht.
Microsoft Graph ist ein API für den Zugriff auf die Daten in diversen Microsoft-Diensten, einschließlich Azure Active Directory, Teams oder OneDrive. Wenn man es in PowerShell nutzen möchte, dann benötigt man dafür nur ein Modul, und nicht wie bisher für jeden Service ein eigenes. Zudem entfällt in Scripts die separate Authentifizierung für jeden Dienst.
In vielen Organisationen kommt Software zum Einsatz, welche Zugriff auf die Postfächer von Benutzern haben muss. In diesem Fall ist es vorteilhaft, die dafür nötigen Berechtigungen zentral zu vergeben. Exchange sieht dafür die Impersonation-Rolle (Identitätswechselrolle) vor, die im Namen der jeweiligen Benutzer agieren kann.
Viele Firmen haben heute Niederlassungen in mehreren Ländern oder generell eine internationale Belegschaft. Sie legen sich dann meistens auf Englisch als Unternehmenssprache fest. Microsoft Teams bietet aber die Möglichkeit, Einladungen zu Besprechungen automatisch in einer zweiten (lokalen) Sprache zu verschicken.
Seit dem 1. Juli 2022 haben Admins neben dem Admin Center und PowerShell mit der Admin App eine weitere Option, um Microsoft Teams zu verwalten. Diese wird einfach in den Client geladen, so dass man nicht mehr zum Web-Browser wechseln muss. Vollständig ersetzen kann die App die anderen Tools jedoch nicht.
Microsoft Teams ist eine Collaboration-Plattform, welche die Zusammenarbeit erleichtert, indem es unter anderem eine zentrale Ablage für Dokumente, Bilder, Nachrichten und andere Items bietet. Werden Channels oder Teams nicht mehr benötigt, dann müssen Inhalte möglicherweise revisionssicher aufbewahrt werden.
Seit Anfang 2022 gibt es keine Schaltfläche für das OneDrive Admin Center im Portal von Microsoft 365 mehr. Die gesamte OneDrive-Administration wurde in das SharePoint Admin Center ausgelagert und ist dort unter Einstellungen zu finden. Alternativ kann man auch hier zum PowerShell-Modul für SharePoint Online greifen.
Administratoren können SharePoint Online zwar größtenteils über die Web-Konsole im Microsoft 365 Admin Center verwalten, aber es kommt öfters vor, dass bestimmte Aufgaben automatisiert werden sollen. Dafür sieht Microsoft auch hier PowerShell vor, für das wie bei Teams oder Exchange ein eigenes Modul existiert.
Der Kalender gehört zu den wesentlichen Komponenten von Microsoft Teams, weil Aktivitäten wie Meetings dort meist über Termine geplant werden. Er lässt sich zudem mit dem Postfachkalender des jeweiligen Benutzers synchronisieren. In einigen Fällen kommt es aber vor, dass der Kalender nicht angezeigt wird.
Ein Exchange-Administrator sollte die maximal möglichen Postfachgrößen in der von ihm betreuten Umgebung kennen, egal ob on-prem oder in der Cloud. Bei einer lokalen Installation kann er diese Informationen nutzen, um ein übermäßiges Wachstum der Datenbanken zu verhindern. In der Cloud entfällt diese Aufgabe.