Signaturen sind ein wesentlicher Bestandteil in der Mail-Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. Leider bietet Exchange Online bis heute kein vollwertiges Signatur-Tool wie manche Dritthersteller. Eine Transportregel erlaubt jedoch, Fußzeilen zentral einzufügen und zu verwalten. Dieser Lösung sind aber enge Grenzen gesetzt.
Exchange Online bietet wie Exchange on-prem die Möglichkeit, für verschiedene Bereiche in einem Unternehmen speziell gefilterte Adresslisten und Adressrichtlinien zu erstellen und zuzuweisen. Exchange Online sieht für diese Aufgabe jedoch keine GUI, sondern nur mehr PowerShell vor. Zudem benötigen Admins dafür eine spezielle Berechtigung.
Nach der Migration von Postfächern aus einer anderen Organisation oder von einem Mail-Server eines Drittherstellers zu Microsoft Exchange (on-prem oder online) kommt es vor, dass die Ordnernamen in Outlook auf Englisch erscheinen. Dabei handelt es sich um die Standardeinstellung, die greift, wenn man einem Postfach keine Sprache explizit zuweist.
Eine wesentliche Aufgabe der integrierten Archivierungsfunktion von Exchange besteht darin, Benutzer bei der Einhaltung von Speicherplatzkontingenten zu unterstützen. In einer hybriden Umgebung kann die Archivierung bei der Migration von on-prem zu Exchange Online hilfreich sein, indem man Postfächer bereits vorab archiviert und damit entlastet.
In verschiedenen Szenarien ist es in Exchange sowohl on-prem als auch online notwendig, Postfächer in einer PST-Datei zu speichern. Dafür gibt es zwar diverse Tools von Drittanbietern sowie Backup-Software, die sich für diese Situationen ebenfalls eignen. Für eine gelegentliche Anwendung lohnen sich die Kosten dafür jedoch nicht.
Microsoft Graph ist ein API für den Zugriff auf die Daten in diversen Microsoft-Diensten, einschließlich Azure Active Directory, Teams oder OneDrive. Wenn man es in PowerShell nutzen möchte, dann benötigt man dafür nur ein Modul, und nicht wie bisher für jeden Service ein eigenes. Zudem entfällt in Scripts die separate Authentifizierung für jeden Dienst.
In vielen Organisationen kommt Software zum Einsatz, welche Zugriff auf die Postfächer von Benutzern haben muss. In diesem Fall ist es vorteilhaft, die dafür nötigen Berechtigungen zentral zu vergeben. Exchange sieht dafür die Impersonation-Rolle (Identitätswechselrolle) vor, die im Namen der jeweiligen Benutzer agieren kann.
Viele Firmen haben heute Niederlassungen in mehreren Ländern oder generell eine internationale Belegschaft. Sie legen sich dann meistens auf Englisch als Unternehmenssprache fest. Microsoft Teams bietet aber die Möglichkeit, Einladungen zu Besprechungen automatisch in einer zweiten (lokalen) Sprache zu verschicken.
Seit dem 1. Juli 2022 haben Admins neben dem Admin Center und PowerShell mit der Admin App eine weitere Option, um Microsoft Teams zu verwalten. Diese wird einfach in den Client geladen, so dass man nicht mehr zum Web-Browser wechseln muss. Vollständig ersetzen kann die App die anderen Tools jedoch nicht.
Microsoft Teams ist eine Collaboration-Plattform, welche die Zusammenarbeit erleichtert, indem es unter anderem eine zentrale Ablage für Dokumente, Bilder, Nachrichten und andere Items bietet. Werden Channels oder Teams nicht mehr benötigt, dann müssen Inhalte möglicherweise revisionssicher aufbewahrt werden.