Abwesenheitsnotiz (Out of Office) in Exchange für andere User mit PowerShell oder in der ECP konfigurieren

Roland Eich, 24.06.2021
Tags: Exchange, PowerShell, E-Mail

Out of Office Die Abwesenheitsnotiz (auch "Abwesenheitsassistent") gibt es in Exchange bereits lange und gehört zu einem der wichtigsten Features für den Endanwender. Wenn diese ihre Out-of-Office-Benachrichtigung nicht selbst einrichten können, dann stehen dem Admin dafür die ECP und PowerShell zur Verfügung.

Gebraucht wird diese Funktion bekanntlich immer, wenn sich Mitarbeiter nicht im Unternehmen befinden, beispielsweise wegen Urlaub, Krankheit oder aus sonstigen Gründen, und in dieser Zeit nicht per Mail erreichbar sind.

Die Abwesenheitsnotiz kann sowohl im Outlook-Client als auch über die OWA konfiguriert werden. Der User hinterlegt dabei einen individuellen Text, der für interne und externe Empfänger verschieden sein kann. Die Abwesenheitsnotiz kann man auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und zudem Regeln konfigurieren, zum Beispiel solche zur Weiterleitung der Mails.

Um eine E-Mail-Schleife zu vermeiden, reagiert die Abwesenheitsnotiz nur mit einer einmaligen Antwort pro Absender. Ein und derselbe Absender, der eine E-Mail an ein Postfach mit eingeschalteter Abwesenheitsnotiz schickt, erhält also nur einmal eine Antwort.

Abwesenheitsnotiz für User einrichten

In einigen Fällen kommt es vor, dass der Exchange-Administrator oder der Service-Desk für einen User die Abwesenheitsnotiz aktivieren muss. Dies ist etwa der Fall, wenn die OWA von außerhalb des Unternehmens nicht erreichbar ist und der User auch sonst keine Möglichkeit hat, von zu Hause auf sein Postfach zuzugreifen.

Am einfachsten und schnellsten ist es dann, wenn der Administrator über die Exchange ECP auf das Postfach des Users zugreift, indem er rechts oben die Schaltfläche Anderer Benutzer betätigt.

Man wählt nun den User aus, für welchen die Abwesenheitsnotiz gesetzt werden soll. Es öffnen sich nun die Postfachoptionen des jeweiligen Benutzers. Hier kann auf der rechten Seite unter Automatische Antwortnachricht einrichten die Abwesenheitsnotiz gesetzt werden.

Abwesenheitsnotiz über PowerShell einrichten

Eine andere Möglichkeit wäre, die Abwesenheitsnotiz via PowerShell zu konfigurieren. Hierzu eignet sich das Cmdlet

Set-MailboxAutoreplyConfiguration

Ein einfacher Aufruf schaut wie folgt aus:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $mailbox -AutoReplyState Enabled ` -InternalMessage $Emailbody -ExternalMessage $Emailbody

Die Parameter Identity, InternalMessage und ExternalMessage erhalten hier ihre Werte über Variablen. Wir verwenden in unserem Beispiel den gleichen Nachrichtentext für intern und extern. Diesen definieren über einen Here-String in PowerShell:

$EmailBody = @" <html><head> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"> </head> <body style="font-family: Calibri;"> Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie erreichen mich wieder am TTMMJJJJ. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte xyz@durag.de. Mit freundlichen Grüßen $($_.Name) __________________________________________________ Dear Sir or Madam, Thank you for your message. I will be back in the office on ddmmyyyy. Your email will not be forwarded. Please contact xyz@durag.de if the matter is urgent. Best regards $($_.Name) </body></html> "@

Zusätzlich kann man mit den Parametern Starttime und Endtime noch einen Zeitraum angeben, während dem die Abwesenheitsnotiz gültig sein soll. Dazu muss man dann allerdings den Parameter AutoReplyState mit dem Wert scheduled aufrufen.

Eine bereits vorhandene Abwesenheitsnotiz kann man mit

Get-MailboxAutoReplyConfiguration

auslesen.

Postfach zusätzlich umleiten

Das einzige Manko sowohl über die ECP als auch über PowerShell besteht offenbar darin, dass sich auf diese Weise keine Regeln in der Abwesenheitsnotiz bearbeiten bzw. erstellen lassen.

Um beispielsweise das Postfach über die ECP oder per PowerShell noch zusätzlich umzuleiten, könnte man folgenden PowerShell-Befehl absetzen:

Set-Mailbox $Identity -ForwardingAddress $ForwardAddress -DeliverToMailboxAndForward ($false/$true)

Dieser Aufruf entspräche in der ECP folgender Einstellung im Benutzerpostfach.

Der Nachteil einer solchen separaten Umleitung besteht darin, dass der User selbst die Umleitung nicht abschalten kann, sondern der Administrator daran denken muss.

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Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).

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