Abwesenheitsnotiz (Out of Office) in Exchange für andere User mit PowerShell oder in der ECP konfigurieren


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    Out of OfficeDie Abwesen­heits­notiz (auch "Abwesen­heits­assistent") gibt es in Exchange bereits lange und gehört zu einem der wich­tigsten Features für den End­anwender. Wenn diese ihre Out-of-Office-Benach­richtigung nicht selbst ein­richten können, dann stehen dem Admin dafür die ECP und PowerShell zur Ver­fügung.

    Gebraucht wird diese Funktion bekanntlich immer, wenn sich Mitarbeiter nicht im Unternehmen befinden, beispiels­weise wegen Urlaub, Krankheit oder aus sonstigen Gründen, und in dieser Zeit nicht per Mail erreichbar sind.

    Die Abwesen­heits­notiz kann sowohl im Outlook-Client als auch über die OWA konfiguriert werden. Der User hinterlegt dabei einen individuellen Text, der für interne und externe Empfänger verschieden sein kann. Die Abwesen­heitsnotiz kann man auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und zudem Regeln konfigurieren, zum Beispiel solche zur Weiterleitung der Mails.

    Um eine E-Mail-Schleife zu vermeiden, reagiert die Abwesen­heitsnotiz nur mit einer einmaligen Antwort pro Absender. Ein und derselbe Absender, der eine E-Mail an ein Postfach mit eingeschalteter Abwesen­heits­notiz schickt, erhält also nur einmal eine Antwort.

    Abwesenheitsnotiz für User einrichten

    In einigen Fällen kommt es vor, dass der Exchange-Administrator oder der Service-Desk für einen User die Abwesen­heitsnotiz aktivieren muss. Dies ist etwa der Fall, wenn die OWA von außerhalb des Unter­nehmens nicht erreichbar ist und der User auch sonst keine Möglichkeit hat, von zu Hause auf sein Postfach zuzugreifen.

    Am einfachsten und schnellsten ist es dann, wenn der Administrator über die Exchange ECP auf das Postfach des Users zugreift, indem er rechts oben die Schaltfläche Anderer Benutzer betätigt.

    In der ECP zu den Einstellungen eines anderen Postfachs wechseln

    Man wählt nun den User aus, für welchen die Abwesen­heits­notiz gesetzt werden soll. Es öffnen sich nun die Postfachoptionen des jeweiligen Benutzers. Hier kann auf der rechten Seite unter Automatische Antwortnachricht einrichten die Abwesenheitsnotiz gesetzt werden.

    Link zu den Einstellungen für die Out-of-Office-Benachrichtigung

    Abwesenheitsnotiz über PowerShell einrichten

    Eine andere Möglichkeit wäre, die Abwesen­heits­notiz via PowerShell zu konfigurieren. Hierzu eignet sich das Cmdlet

    Set-MailboxAutoreplyConfiguration

    Ein einfacher Aufruf schaut wie folgt aus:

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $mailbox -AutoReplyState Enabled `
    -InternalMessage $Emailbody -ExternalMessage $Emailbody

    Die Parameter Identity, InternalMessage und ExternalMessage erhalten hier ihre Werte über Variablen. Wir verwenden in unserem Beispiel den gleichen Nachrichten­text für intern und extern. Diesen definieren über einen Here-String in PowerShell:

    Zusätzlich kann man mit den Parametern Starttime und Endtime noch einen Zeitraum angeben, während dem die Abwesenheitsnotiz gültig sein soll. Dazu muss man dann allerdings den Parameter AutoReplyState mit dem Wert scheduled aufrufen.

    Eine bereits vorhandene Abwesen­heitsnotiz kann man mit

    Get-MailboxAutoReplyConfiguration

    auslesen.

    Postfach zusätzlich umleiten

    Das einzige Manko sowohl über die ECP als auch über PowerShell besteht offenbar darin, dass sich auf diese Weise keine Regeln in der Abwesen­heitsnotiz bearbeiten bzw. erstellen lassen.

    Um beispiels­weise das Postfach über die ECP oder per PowerShell noch zusätzlich umzuleiten, könnte man folgenden PowerShell-Befehl absetzen:

    Set-Mailbox $Identity -ForwardingAddress $ForwardAddress -DeliverToMailboxAndForward ($false/$true)

    Dieser Aufruf entspräche in der ECP folgender Einstellung im Benutzerpostfach.

    Wenn man zusätzlich zur Abwesen­heits­notiz das Postfach umleiten will, muss man dies separat tun.

    Der Nachteil einer solchen separaten Umleitung besteht darin, dass der User selbst die Umleitung nicht abschalten kann, sondern der Administrator daran denken muss.

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