Anträge in Microsoft Teams genehmigen

    Genehmigungen (Approvals) in Microsoft TeamsZu den neuen Features, die Micro­soft Teams kürz­lich er­halten hat, gehören Geneh­migungen mittels Approval-App. Teams ver­fügt jedoch über keine eigene Workflow-Engine, son­dern setzt auf Power Automate auf. Sobald dieses akti­viert wurde, stehen Geneh­migungen in Teams auto­matisch zur Ver­fügung.

    Microsofts verfolgt mit den Geneh­migungen in Teams weit­reichende Ambitionen. Das Collaboration-Tool soll nämlich Dreh- und Angelpunkt für alle möglichen Anträge aus den unter­schiedlichsten Systemen werden.

    Die Voraussetzungen dafür liefert Power Automate, mit dessen Design Studio sich nicht nur eigene Workflows erstellen lassen, sondern das auch über zahlreiche Konnektoren andere Systeme wie SharePoint, Salesforce oder SAP anbinden kann.

    Unabhängig davon, woher die Anträge stammen oder wie die dahinter­liegenden Abläufe aussehen, sollen sie unter Teams zusammen­laufen und dort zentral genehmigt werden. Entsprechend können Manager oder Abteilungs­leiter sämtliche Geneh­migungen an einer Stelle sammeln und später nach­verfolgen. Zudem werden alle damit verbundenen Aktionen im M365 Compliance Center aufgezeichnet.

    Genehmigungen können weitgehend formlos erfolgen, sich auf angehängte Dokumente beziehen oder bei kritischen Vorgängen auch digital signiert werden. Für Letzteres arbeitet Microsoft mit Partnern zusammen, um Lösungen wie Adobe Sign oder DocuSign zu integrieren. Diese Funktion soll in Bälde zur Verfügung stehen.

    Genehmigungen nutzen

    Die Genehmigungs-App sollte bei allen Benutzern unter Weitere hinzugefügte Apps verfügbar sein. Sie erfordert, wie erwähnt, der Zugang zu Power Automate, wobei die Lizenz­bedingungen relativ unübersichtlich sind.

    Microsoft nennt in diesem Dokument eine Lizenz für Power Automate, Office 365 oder Dynamics 365 als Voraussetzung. Für fortgeschrittene Funktionen wie die Anbindung von Fremdsystemen über Konnektoren dürften jedoch Microsoft 365 E3, E5 oder F3 notwendig sein.

    Der Anwender hat dann die Möglichkeit, Genehmigungen über die automatisch installierte App oder über die Chat-Funktion von Teams einzuholen.

    Die richtige Lizenz vorausgesetzt, sollte die Approval-App automatisch verfügbar sein.

    Die App kann man, wie im Screenshot zu sehen, einfach mit der Maus in die Symbolleiste ziehen, um den Zugriff zu erleichtern.

    Anschließend kann man dort über die Schaltfläche "+ Neue Genehmigungsanforderung" einen neuen Antrag erstellen.

    Vorgang zum Einholen einer Genehmigung initiieren

    Im darauf­folgenden Dialog legt man fest, von wem man eine Genehmigung einholen möchte. Gibt man hier mehr als eine Person als Genehmiger an, dann reicht normalerweise die Freigabe durch eine von ihnen (oder-Verknüpfung).

    Man kann aber auch die Genehmigung auch von allen Personen verlangen, um den Vorgang erfolgreich abzuschließen. Eine Gruppe lässt sich für diesen Zweck nicht auswählen.

    Ist der Prozess dokumenten­basiert, dann kann man die benötigen Dateien an den Antrag anhängen.

    Formular zum Starten einer Genehmigungsanforderung aus der Approval-App

    Nachdem die Anfrage gesendet wurde, legt Teams diese beim Benutzer in der Genehmigungs-App unter Gesendet ab.

    Ablage für gesendete Anträge inklusive Statusinformation

    Der Status der Anfrage lässt sich einsehen und bearbeiten. Sollte sie nicht mehr aktuell sein, dann kann man diese auch zurückziehen.

    Auf der anderen Seite kann der Genehmiger dann die Anfrage, die unter Erhalten eingeht, entsprechend genehmigen oder ablehnen. Zudem hat er die Möglichkeit, sie mit einem Kommentar zu versehen.

    Der Antrag geht beim Genehmiger unter 'Erhalten' ein

    Der Antragsteller bekommt zeitgleich in Teams eine Rückmeldung, aus der er ersieht, ob der Anfrage statt­gegeben oder ob sie abgewiesen wurde.

    Eine andere Methode, Genehmigungen zu versenden, bietet die Chat-Funktion in Teams. In diesem Kontext lassen sich etwa Fragen zur Antrag direkt über die Echtzeit-Kommunikation klären. Hierzu muss eine Unterhaltung mit einer Person aufgebaut werden, damit in der Bearbeitungs­leiste das Symbol der Genehmigungs-App erscheint.

    Anträge lassen sich aus der Chat-Funktion stellen

    Darüber hinaus ist es erforderlich, zumindest eine einfache Konversation zu beginnen, und sei es nur eine Begrüßung, da ansonsten die Genehmigungs-App nicht startet. Der Ablauf ist dann wieder der gleiche wie oben beschrieben.

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