Aufgaben in Microsoft Teams mit Tasks verwalten

    Aufgabenverwaltung in Microsoft TeamsMicrosoft hat mit einer Aufgaben­verwaltung ein neues Feature für Teams veröffentlicht, welches auf den be­stehenden Anwendungen Planner und To do beruht. Entsprechend eignet es sowohl für die persönliche Aufgaben­verwaltung als auch für Gruppen. Die Synchroni­sierung mit Outlook ist eben­falls möglich.

    Um in den Genuss der Aufgaben­planung zu kommen, muss man Planner erst in Teams integrieren. Dazu klickt man in der linken Leiste mit den App-Symbolen ganz unten auf die drei Punkte. Sollte dann Planner nicht direkt auftauchen, so kann man ihn leicht über das Suchfeld finden.

    Nach Planner im App-Katalog von Teams suchen

    Falls Planner in der Suche nicht auftaucht, dann prüfen Sie bitte, ob für Benutzer irgendwelche Richtlinien gelten, welche das Hinzufügen von Apps unterbinden. Gerade bei der Einführung von Teams macht es durchaus Sinn, nicht gleich den vollen App Store freizugeben, sondern diesen auf ausgesuchte Apps zu beschränken.

    Die Installation erfolgt dann über die Schaltfläche Hinzufügen.

    Die App Planner zu Microsoft Teams hinzufügen

    Planner integriert sich in die linke Symbolleiste. Das Menü von Planner ist recht einfach aufgebaut und umfasst folgende Punkte:

    • Aufgaben (To-dos): Liste der persönlichen Aufgaben, die sich mit Outlook (unter Aufgaben) synchronisieren
    • Wichtig (Important): Aufgaben, welche mit einem Stern markiert wurden und daher von höherer Priorität sind.
    • Geplant (Planned): Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum.
    • Mir zugewiesen: Aufgaben, die von anderen Benutzern zugewiesenen wurden.

    Die Aufgaben aus Teams werden mit Outlook synchronisiert.

    Eine neue Aufgabe kann man recht einfach über den entsprechenden Link erstellen.

    Neue Aufgabe anlegen

    Durch das Klicken auf die jeweiligen Spalten kann man die Priorität und die Fälligkeit anpassen. Ganz wichtig dabei ist, nach der Erstellung der Aufgabe den kleinen Haken ganz rechts zu setzen, ansonsten wird sie nicht gespeichert.

    Priorität und Fälligkeit lassen sich direkt aus der Übersicht anpassen.

    Da wir die Priorität und auch die Fälligkeit definiert haben, füllen sich die Kategorien Wichtig und Geplant nun von alleine. Die Spalte Quelle zeigt, wo diese Aufgabe entstanden ist.

    Teams kategorisiert die Aufgaben nach Priorität und Status.

    Wird die Aufgabe begonnen, kann man diese mit einem Status versehen (aktuell gibt es hier nur Nicht begonnen und Erledigt, anders als in Outlook, wo man noch einen prozentualer Satz angeben kann, wie viel von der Aufgabe bereits abgearbeitet wurde.

    Aktuell kennt Teams bei Aufgaben nur zwei Status.

    Bei einer größeren Anzahl von Aufgaben lässt sich die Suche über die Filteroption einschränken.

    Aufgaben über Suchbegriffe filtern

    Bereits erledigte Tasks sind unter der dem Pulldown-Menü Alle aktiven zu finden, hier kann man den Status auf Erledigt ändern. Es geht also keine Aufgabe verloren.

    Tasks können zudem auch für einzelne Teams über deren Register­karten eingebunden werden. Dazu klickt man auf das (+) neben den bestehenden Tabs und wählt dann den Planner aus.

    Tasks in den Registerkarten eines Teams

    Für die bessere Übersichtlichkeit lassen sich auch diese Tasks bei den normalen Aufgaben des Benutzers anzeigen und verwalten.

    Fazit

    Zusammenfassend kann man feststellen, dass sowohl einzelne Benutzer als auch Teams bzw. Kanäle die Tasks nutzen können. Der Grund liegt darin, dass Tasks sich aus den Apps To do und Planner speist. Deswegen heißt es aktuell noch Tasks by Planner and To Do, wird aber demnächst bloß in Tasks umbenannt.

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