Automatische Mail-Weiterleitung in Exchange blockieren

Microsoft Exchange erlaubt wie die meisten Mail-Systeme, dass Benutzer ihre Nach­richten mit Hilfe einer Regel auto­matisch an externe Adressen weiter­leiten. Meistens ist es aber uner­wünscht, wenn geschäft­liche Informationen unkon­trolliert nach außen gelangen. Daher können Admins die auto­matische Weiter­leitung beschränken.

Ein typisches Szenario besteht etwa darin, dass ein Mitarbeiter in den Urlaub geht, seinen Outlook-Abwesenheits­assistenten einstellt und gleichzeitig alle eingehenden Nachrichten an seinen privaten Mail-Account weiterleitet, weil er noch auf eine wichtige Nachricht wartet.

Geschäftliche Nutzung privater Adressen

Auf diese Weise verlassen unter Umständen wichtige und geschäftskritische E-Mails das Unternehmen auf einem Weg, welcher schwer oder gar nicht zu kontrollieren ist.

In der Folge wird früher oder später der Fall eintreten, dass der betreffende Mitarbeiter einem Kunden oder Lieferanten auf eine weitergeleitete E-Mail mit seiner privaten Mail-Adresse antwortet. Dies schaut dann auch noch unprofessionell aus.

Forwarding über Remotedomänen verhindern

In Versionen vor Exchange 2013 besteht die Möglichkeit, diese Funktion über die Remotedomänen zu deaktivieren. Die entsprechende Einstellung ist zu finden unter Organisations­konfiguration => Hub Transport => Remote­domänen. Dort kann man unter dem Reiter Nachrichten­format die Weiter­leitung zulassen bzw. deaktivieren.

Der Nachteil dieses Verfahrens besteht darin, dass die Benutzer nicht darüber informiert werden, wenn das System die Weiterleitung ihrer Nachrichten blockiert. Außerdem eignet es sich nur schlecht für Umgebungen, die eine differenzierte Regelung benötigen, weil für jede Ausnahme eine eigene Remotedomäne eingerichtet werden muss.

Weiterleitung über Transportregel unterbinden

Die einfachste und flexibelste Variante, um die Mail-Weiterleitung global zu deaktivieren, besteht darin, eine Transportregel auf dem Exchange-Server zu erstellen. Im Gegensatz zum Blockieren des Forwardings über die Remotedomänen erhalten die Benutzer hier eine Nachricht, dass Exchange die Mail nicht weitergeleitet hat.

Um eine Transportregel einzurichten, wechselt man im Exchange Admin Center zu Nachrichtenfluss => Regeln und klickt auf das +-Zeichen, um den Assistenten zur Erstellung einer neuen Regel zu starten.

Anschließend vergibt man einen Namen für die neue Regel und legt mit Hilfe der vordefinierten Kriterien fest, dass Mails nicht automatisch weitergeleitet werden, wenn sich der Absender in der Firma und der Empfänger außerhalb befindet.

Der Screenshot zeigt nur ein Beispiel für die Kriterien, die man für eine Regel anlegen kann. Der Regeleditor bietet noch deutlich mehr Optionen.