Dokumente in Microsoft Teams archivieren

In einigen Fällen kommt es allerdings vor, dass das Team oder der Kanal zu einem späteren Zeitpunkt nochmal gebraucht wird, zum Beispiel bei Garantie- oder Revisions­ansprüchen. Hier muss die Organisation sich insbesondere um die gesetzliche vorgeschriebene Archivierungs­pflicht Gedanken machen.

Das Verschieben eines solchen Teams in den Papierkorb wäre keine Option, weil dieser aus Microsoft Teams gelöschte Elemente für nur wenige Wochen vorhält und somit kein geeigneter Ort für eine Langzeitauf­bewahrung ist. Auch das Ausblenden von Teams oder Kanälen führt nicht zum gewünschten Ergebnis.

Archivierung versus Backup

Natürlich bewahrt auch ein Backup die Daten auf, allerdings dient es primär der Daten­sicherheit und wird in bestimmten Intervallen überschrieben. Ein Archiv hingegen sollte auch über mehrere Jahre unveränderbar existieren.

Aktuell erlaubt Microsoft nur das Archivieren von Teams, dagegen ist die dauerhafte Aufbewahrung von Kanälen bis dato noch nicht möglich. Es gibt offiziell auch keine Aussagen von Microsoft, wann und ob es diese Option anbieten wird.

Archivierung durch den Admin

Administratoren können die Archivierung über das Admin Center veranlassen, und zwar indem sie unter Teams => Teams verwalten das entsprechende Team auswählen und auf die Schaltfläche Archivieren klicken.

Wichtig ist es, anschließend das Häkchen bei SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen zu setzen, um Änderungen an den Inhalten zu unterbinden.

Im Dashboard erhält das Team anschließend den Status archiviert.

Archivierung durch Benutzer

Ein berechtigter Anwender kann ein Team über den Teams-Client archivieren. Es wird nach der Archivierung für die User entfernt und ist somit für sie nicht mehr sichtbar.

In der Ansicht unter Teams verwalten sieht der Besitzer gleich, welche von seinen Teams bereits archiviert wurden.

Diese kann er über Teams wiederherstellen aus dem Archiv zurückholen. Die Wieder­herstellung ist allerdings wesentlich unspektakulärer als die Archivierung selbst, es gilt dabei keine Optionen zu beachten.

Fazit

Die Archivierungs­funktion macht es sowohl für Administratoren als auch für User einfach, so genannte Altlasten loszuwerden und die Teams-Umgebung aufzuräumen. Gleichzeitig können sie damit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäfts­relevanter Dokumente genügen.