Dokumente in Microsoft Teams archivieren


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    Microsoft TeamsMicrosoft Teams ist eine Collaboration-Plattform, welche die Zusammen­arbeit erleichtert, indem es unter anderem eine zentrale Ablage für Dokumente, Bilder, Nachrichten und andere Items bietet. Werden Channels oder Teams nicht mehr benötigt, dann müssen Inhalte möglicher­weise revisions­sicher auf­bewahrt werden.

    In der Praxis haben Teams oder ein darin enthaltener Kanal oft nur eine begrenzte Lebensdauer, weil sie zum Beispiel nur für ein Projekt benötigt werden und dieses irgendwann endet. In der Regel löscht der Besitzer das Team oder den jeweiligen Kanal dann einfach.

    In einigen Fällen kommt es allerdings vor, dass das Team oder der Kanal zu einem späteren Zeitpunkt nochmal gebraucht wird, zum Beispiel bei Garantie- oder Revisions­ansprüchen. Hier muss die Organisation sich insbesondere um die gesetzliche vorgeschriebene Archivierungs­pflicht Gedanken machen.

    Das Verschieben eines solchen Teams in den Papierkorb wäre keine Option, weil dieser aus Microsoft Teams gelöschte Elemente für nur wenige Wochen vorhält und somit kein geeigneter Ort für eine Langzeitauf­bewahrung ist. Auch das Ausblenden von Teams oder Kanälen führt nicht zum gewünschten Ergebnis.

    Archivierung versus Backup

    Natürlich bewahrt auch ein Backup die Daten auf, allerdings dient es primär der Daten­sicherheit und wird in bestimmten Intervallen überschrieben. Ein Archiv hingegen sollte auch über mehrere Jahre unveränderbar existieren.

    Aktuell erlaubt Microsoft nur das Archivieren von Teams, dagegen ist die dauerhafte Aufbewahrung von Kanälen bis dato noch nicht möglich. Es gibt offiziell auch keine Aussagen von Microsoft, wann und ob es diese Option anbieten wird.

    Archivierung durch den Admin

    Administratoren können die Archivierung über das Admin Center veranlassen, und zwar indem sie unter Teams => Teams verwalten das entsprechende Team auswählen und auf die Schaltfläche Archivieren klicken.

    Ausgewählte Teams lassen sich auf der Verwaltungsseite über die entsprechende Schaltfläche archivieren.

    Wichtig ist es, anschließend das Häkchen bei SharePoint-Site für Teammitglieder als schreibgeschützt festlegen zu setzen, um Änderungen an den Inhalten zu unterbinden.

    Archivierte Teams gegen Veränderungen schützen

    Im Dashboard erhält das Team anschließend den Status archiviert.

    Die Übersicht zeigt den Status von Teams an, darunter auch jenen für archiviert.

    Archivierung durch Benutzer

    Ein berechtigter Anwender kann ein Team über den Teams-Client archivieren. Es wird nach der Archivierung für die User entfernt und ist somit für sie nicht mehr sichtbar.

    Benutzer können ein Team über den Client von Microsoft Teams archivieren

    In der Ansicht unter Teams verwalten sieht der Besitzer gleich, welche von seinen Teams bereits archiviert wurden.

    Archivierte Teams lassen sich über die Wiederherstellen-Funktion reaktivieren.

    Diese kann er über Teams wiederherstellen aus dem Archiv zurückholen. Die Wieder­herstellung ist allerdings wesentlich unspektakulärer als die Archivierung selbst, es gilt dabei keine Optionen zu beachten.

    Fazit

    Die Archivierungs­funktion macht es sowohl für Administratoren als auch für User einfach, so genannte Altlasten loszuwerden und die Teams-Umgebung aufzuräumen. Gleichzeitig können sie damit den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäfts­relevanter Dokumente genügen.

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    Bild von Roland Eich

    Roland Eich ist gelernter Fach­infor­matiker für System­inte­gration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt auf­grund seiner Erfah­rungen ein breites Spek­trum der Microsoft-Produkt­palette ab.Zudem besitzt er ver­schiedene Zertifi­zierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
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