E-Mail-Adressrichtlinien in Microsoft Exchange konfigurieren

E-Mail-Adressrichtlinien sind von den Akzeptierten Domänen abhängig. Nach der Bereitstellung eines neuen Exchange-Servers werden eine Standard­domäne und eine Default Policy bereitgestellt, somit kann man bereits erste Postfächer anlegen.

Die Standard­richtlinie gilt dabei für alle Postfächer und kann auch nicht gelöscht werden. Im Normalfall wird man darauf verzichten, sie zu verändern. Vielmehr erstellt man weitere Richtlinien, um die gewünschten Mail-Adressen in den Postfächern zu erzeugen.

Neue Richtlinie über Wizard einrichten

Der Konfigurator für eine neue E-Mail-Adress­richtlinie bietet umfangreiche Anpassungs­möglich­keiten. Er startet nach einem Klick auf das auf das Plus-Icon über der Default Policy.

Im unteren Abschnitt des Konfigurators legt man die Priorität und danach das Regelwerk fest (je niedriger die Zahl für die jeweilige Priorität, desto mehr Gewicht hat die Richtlinie).

Im Bereich E-Mail-Adressformat legt man fest, wie sich die Adresse zusammen­setzen soll, zum Beispiel Alias, Vorname.Nachname oder  Erster Buchstabe des Vornamens + Nachname, etc. Den Dialog mit der entsprechenden Auswahl öffnet man über das Plus-Symbol über dem Eingabefeld.

Weitere Informationen zu den Adresstypen und deren Zusammensetzung finden Sie auf Microsoft Docs. Dort sind dort auch Konfigurationen beschrieben, welche die GUI nicht anbietet, beispielsweise der erste Buchstabe des Vornamens und des Nachnamens, also im Prinzip initialen@Domain.tld

Umgebungen mit mehreren Mandanten

Hostet man mehrere Firmen auf einem Exchange-Server (siehe dazu: Exchange 2016 und 2019 mandantenfähig konfigurieren), dann macht es keinen Sinn, die Richtlinien grundsätzlich auf alle Benutzer anzuwenden, da diese wahrscheinlich Mail-Adressen mit unterschiedlichen Domains erhalten sollen.

Hier kann man die Adressrichtlinie anhand der vorgegebenen Filter weiter einschränken, um die sie nur auf Benutzer anzuwenden, welche diese auch wirklich bekommen sollen.

Bevor man die Richtlinie abspeichert, kann man mit Vorschau der Empfänger anzeigen, für die diese Richtlinie gilt prüfen, ob sie überhaupt auf die vorgesehenen Postfächer angewendet wird. Damit das Regelwerk wie gewünscht greift, bedarf  es eines sauber gepflegten Benutzerstammes im Active Directory.

Richtlinie aktivieren

Nachdem die neue E-Mail-Adressrichtlinie gespeichert wurde, muss diese noch anwenden. Dieser zusätzlich nötige Schritt hat den Vorteil, dass man eine Richtlinie erst vorbereiten kann, zum Beispiel für eine Migration, und sie am Tag X dann einfach einschaltet.

Je nach Umgebung kann die Aktivierung der neuen Richtlinie etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Einzelne Adressen manuell konfigurieren

Es gibt immer wieder Adressen, welche von der Richtlinie nicht korrekt abgedeckt werden und die von ihr etwas abweichen müssen. Daher bietet sich an, die Mail-Adressen auf Grundlage des Alias zu bauen, weil man dadurch etwas mehr Flexibilität erhält.

Aber auch diese Technik funktioniert in einigen Fällen nicht. Hier muss man dann selbst Hand anlegen und die Richtlinie umgehen. Dazu editiert man den betreffenden User und entfernt den Haken bei E-Mail Adressen basierend auf der E-Mail-Adressrichtlinie für diesen Empfänger automatisch aktualisieren.

Anschließend kann man die primäre SMTP-Adresse beim Benutzer ändern. Handelt es sich nur um eine weitere Mail-Adresse, dann muss man diese Option jedoch nicht deaktivieren.

Beachten Sie, dass diese Funktion mit Vorsicht zu genießen ist. Sollte sich die primäre Domäne der Postfächer einmal ändern, kann je nach Größe der Organisation der Pflegeaufwand gewaltig sein.