E-Mail-Adressrichtlinien in Microsoft Exchange konfigurieren


    Tags: ,

    Exchange E-Mail-AdressrichtlinienAdress­richtlinien sind essentiell wichtig für den Betrieb von Microsoft Exchange. Sie defi­nieren Regeln, auf deren Basis jedes Post­fach bei seiner Anlage auto­matisch eine passende Mail-Adresse erhält. Benötigt ein Post­fach ein ab­weichendes Adress­format, dann kann man die Richt­linie manu­ell über­schreiben.

    Es ist grundsätzlich gleichgültig, ob es sich um einen Benutzer, eine Gruppe, eine Ressource oder ein freigegebenes Postfach handelt, jeder Mailbox-Typ kann über die E-Mail-Adress­richtlinien eine entsprechende Adresse bekommen.

    E-Mail-Adressrichtlinien sind von den Akzeptierten Domänen abhängig. Nach der Bereitstellung eines neuen Exchange-Servers werden eine Standard­domäne und eine Default Policy bereitgestellt, somit kann man bereits erste Postfächer anlegen.

    Ein neu installierter Exchange-Server enthält bereits eine Standardrichtlinie für Mail-Adressen.

    Die Standard­richtlinie gilt dabei für alle Postfächer und kann auch nicht gelöscht werden. Im Normalfall wird man darauf verzichten, sie zu verändern. Vielmehr erstellt man weitere Richtlinien, um die gewünschten Mail-Adressen in den Postfächern zu erzeugen.

    Neue Richtlinie über Wizard einrichten

    Der Konfigurator für eine neue E-Mail-Adress­richtlinie bietet umfangreiche Anpassungs­möglich­keiten. Er startet nach einem Klick auf das auf das Plus-Icon über der Default Policy.

    Im unteren Abschnitt des Konfigurators legt man die Priorität und danach das Regelwerk fest (je niedriger die Zahl für die jeweilige Priorität, desto mehr Gewicht hat die Richtlinie).

    Neue Adressrichtlinie über das Admin Center hinzufügen

    Im Bereich E-Mail-Adressformat legt man fest, wie sich die Adresse zusammen­setzen soll, zum Beispiel Alias, Vorname.Nachname oder  Erster Buchstabe des Vornamens + Nachname, etc. Den Dialog mit der entsprechenden Auswahl öffnet man über das Plus-Symbol über dem Eingabefeld.

    Format der Mail-Adresse auswählen

    Weitere Informationen zu den Adresstypen und deren Zusammensetzung finden Sie auf Microsoft Docs. Dort sind dort auch Konfigurationen beschrieben, welche die GUI nicht anbietet, beispielsweise der erste Buchstabe des Vornamens und des Nachnamens, also im Prinzip initialen@Domain.tld

    Umgebungen mit mehreren Mandanten

    Hostet man mehrere Firmen auf einem Exchange-Server (siehe dazu: Exchange 2016 und 2019 mandantenfähig konfigurieren), dann macht es keinen Sinn, die Richtlinien grundsätzlich auf alle Benutzer anzuwenden, da diese wahrscheinlich Mail-Adressen mit unterschiedlichen Domains erhalten sollen.

    Hier kann man die Adressrichtlinie anhand der vorgegebenen Filter weiter einschränken, um die sie nur auf Benutzer anzuwenden, welche diese auch wirklich bekommen sollen.

    Adressrichtlinie auf Exchange mit mehreren Mandanten nach Firma filtern

    Bevor man die Richtlinie abspeichert, kann man mit Vorschau der Empfänger anzeigen, für die diese Richtlinie gilt prüfen, ob sie überhaupt auf die vorgesehenen Postfächer angewendet wird. Damit das Regelwerk wie gewünscht greift, bedarf  es eines sauber gepflegten Benutzerstammes im Active Directory.

    Richtlinie aktivieren

    Nachdem die neue E-Mail-Adressrichtlinie gespeichert wurde, muss diese noch anwenden. Dieser zusätzlich nötige Schritt hat den Vorteil, dass man eine Richtlinie erst vorbereiten kann, zum Beispiel für eine Migration, und sie am Tag X dann einfach einschaltet.

    Nach dem Speichern ist die Adressrichtlinie noch nicht automatisch aktiv.

    Je nach Umgebung kann die Aktivierung der neuen Richtlinie etwas Zeit in Anspruch nehmen.

    Einzelne Adressen manuell konfigurieren

    Es gibt immer wieder Adressen, welche von der Richtlinie nicht korrekt abgedeckt werden und die von ihr etwas abweichen müssen. Daher bietet sich an, die Mail-Adressen auf Grundlage des Alias zu bauen, weil man dadurch etwas mehr Flexibilität erhält.

    Aber auch diese Technik funktioniert in einigen Fällen nicht. Hier muss man dann selbst Hand anlegen und die Richtlinie umgehen. Dazu editiert man den betreffenden User und entfernt den Haken bei E-Mail Adressen basierend auf der E-Mail-Adressrichtlinie für diesen Empfänger automatisch aktualisieren.

    Nach dem Deaktivieren dieser Option wirkt sich die Adressrichtlinie auf diesen Benutzer nicht mehr aus.

    Anschließend kann man die primäre SMTP-Adresse beim Benutzer ändern. Handelt es sich nur um eine weitere Mail-Adresse, dann muss man diese Option jedoch nicht deaktivieren.

    Nachdem man die Verbindung zur Adressrichtlinie löst, kann man die Mail-Adresse bearbeiten.

    Beachten Sie, dass diese Funktion mit Vorsicht zu genießen ist. Sollte sich die primäre Domäne der Postfächer einmal ändern, kann je nach Größe der Organisation der Pflegeaufwand gewaltig sein.

    Täglich Know-how für IT-Pros mit unserem Newsletter

    Wir ver­wenden Ihre Mail-Adresse nur für den Ver­sand der News­letter.
    Es erfolgt keine per­sonen­be­zogene Auswertung.

    Keine Kommentare