E-Mail-Archivierung in einer hybriden Exchange-Umgebung

Bei Exchange Online hängt die Dringlichkeit der Mail-Archivierung vom gewählten Plan ab. So sieht der Exchange Plan 1 für ein Postfach nur noch eine Größe bis zu 50 GB vor, bei Plan 2 sind es 100 GB.

Erwartungsgemäß hängt die verfügbare Kapazität für die Archivierung in Exchange Online ebenfalls von der Lizenz ab. Bei den kleineren M365-Abos oder im Exchange Plan 1 bekommt man nur 50 GB pro Archiv­postfach, ansonsten bis zu 1,5 TB.

Wenn man die automatisch expandierende Archivierung konfiguriert, dann startet jeder User per Voreinstellung mit einem 100-GB-Archiv. Wird diese Grenze erreicht, dann erhält er bis zum Limit von 1,5 TB automatisch jeweils 100 GB dazu.

Archivpostfach nicht in allen Clients sichtbar

Derzeit zeigt nur der Outlook-Client und OWA das Online-Archiv zusätzlich zum regulären Postfach an. Es wird jedoch nicht auf dem Smartphone mit eingebunden. Wer dort allerdings die Outlook App verwendet, erhält bei einer Suche nach E-Mails auch Ergebnisse aus dem E-Mail-Archiv.

Archivierungsfunktion verwalten

Zu finden sind diese Einstellungen zur Archivierung und zum Schutz der Daten im Microsoft Compliance Admin Center ("Microsoft Purview"). Eine einfache E-Mail-Archivierung lässt sich ähnlich wie in der On-Premises-Welt mit Tags und Aufbewahrungs­richtlinien konfigurieren.

Die gewünschte Richtlinie fügt man danach im Exchange Admin Center zu den Kontoeinstellungen der jeweiligen User hinzu.

Vor Migration online archivieren

Bei hybriden Exchange-Umgebungen haben Administratoren die Möglichkeit, das Archiv von Exchange Online auch für On-prem-User zu nutzen.

Die Lizenzierung nach Plan 1 und Plan 2 für Exchange Online schreibt explizit fest, wie groß ein Postfach maximal werden darf (50 GB bzw. 100 GB). Überschreitet die On-prem-Mailbox diesen Wert, dann kann der User nicht nach Exchange Online migriert werden.

Hier empfiehlt es sich, das Postfach entweder vorab aufzuräumen oder, sollte dies nicht möglich sein, ältere oder weniger wichtige Inhalte in das Online-Archiv zu verschieben, um die Größe der Mailbox zu reduzieren.

Bei der Migration ist dann aber zu beachten, dass beim Aufruf von New-MoveRequest der Schalter PrimaryOnly mitgegeben werden muss, weil sich das Archiv des Users bereits auf Exchange Online befindet.

Schließlich sollte beim Offboarding von Benutzern bedacht werden, dass beim Löschen eines Users auch sein E-Mail-Archiv entfernt wird, da dieses direkt mit seinem Konto verbunden ist.

Zusammenfassung

In Exchange Online hilft die Archivierung ebenfalls dabei, die Limits beim Speicherplatz für Postfächer einzuhalten. Im Plan 1 stehen pro Mailbox nur 50 GB zur Verfügung, und das gleiche Maximum gilt für Archivpostfächer.

Andere Abonnements bieten für das Archiv bis zu 1,5 TB, so dass man damit die Postfächer ausreichend entlasten kann.

In einer hybriden Umgebung lassen sich die On-prem-Postfächer ebenfalls online archivieren. Dies ist besonders dann nützlich, wenn man sie vor einer Migration unter das Speicherlimit des jeweiligen M365-Abos bzw. des gewählten Plans für Exchange Online verkleinern muss.