E-Mails archivieren in Exchange 2016

Viele Mails und ihre Anhänge enthalten wert­volle Informa­tionen, die auch längerfristig erhalten bleiben sollen. Aus diesem Grund besteht oft die Notwendigkeit, die primären Speicher­systeme des Mail-Servers zu entlasten, indem alte Nachrichten ausgelagert werden. Exchange 2016 bietet dafür eine eigene Archi­vierungs­funktion.

Für Unternehmen hat sich E-Mail zu einem geschäfts­kritischen Kommuni­kations­mittel entwickelt, das zuverlässig funktionieren muss. Der Verlust von E-Mails ist in der heutigen Zeit für Organisationen nicht mehr hinnehmbar.

Motive für die Archivierung

Eingeführt wurde das Archivpostfach mit Exchange 2010 und in der aktuellen Version 2016 weiter­entwickelt. Dieses Feature erfüllt auch die Anforderungen des Beweis­sicherungs­verfahrens (Legal Hold).

Grundsätzlich sollte man aber die technischen und rechtlichen Aspekte der Archivierung auseinander halten. Die Anleitung in diesem Text beschränkt sich darauf, das Storage-System für Exchange optimal auszulasten und durch Aufbewahrungs­regeln für Nachrichten die Performance des Systems zu gewährleisten.

Die revisions­sichere Aufbewahrung von Mails hingegen dient der Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und bedarf zusätzlicher Maßnahmen. Exchange 2016 unterstützt dabei das pauschale Beibehalten aller Nachrichten oder eine selektive Aufbewahrung auf Basis von definierbaren Kriterien.

Ein Nachteil der Mail-Archivierung von Exchange sind die zusätzlichen Kosten für die erforderliche Enterprise-CAL. Hier können Archivierungs­lösungen von Drittherstellern je nach Rechenmodell unter Umständen günstiger sein.

Manuelle oder automatische Archivierung

Ist die Archivierung für Anwender aktiviert, dann können sie selbstständig wichtige E-Mails in das Archiv verschieben. Alternativ lässt sich über Richtlinien festlegen, welche Nachrichten automatisch aufbewahrt werden.

Das Mail-Archiv integriert sich als Ordner in das Postfach des jeweiligen Anwenders, ist aber als eigenständiges Postfach zu sehen. Um die Last auf dem Exchange Server zu reduzieren, kann der Administrator für Mail-Archive eine eigene Datenbank anlegen.

Es empfiehlt sich unter Umständen, für eine Archiv­datenbank ein anderes Storage zu verwenden. Ein solcher Speicher muss nicht so viel Leistung bieten wie jener, auf dem die Postfach­datenbanken liegen, weil das Archiv meistens nicht im permanenten Zugriff des Benutzers sein muss.

Mail-Archiv aktivieren

Das E-Mail-Archiv wird pro Benutzer ganz einfach unter Postfächer aktiviert.

Anschließend gibt man die Postfach­datenbank für das Mail-Archiv an. Zudem erscheint im gleichen Fenster der Hinweis, dass hierfür eine Enterprise CAL erforderlich ist.

Nachdem man die Eingabe bestätigt hat, wird der Benutzer in der Spalte Postfachtyp mit Benutzer (Archiv) hinterlegt.

Im Postfach des Benutzers taucht nun ein zusätzliches Archiv-Postfach auf, in dem nun den Richtlinien entsprechend E-Mails archiviert werden.

Richtlinien definieren

Die Richtlinien bestehen aus so genannten Aufbewahrungstags, die bestimmte Aktionen wie beispielsweise Löschen nach 30 Tagen oder Verschieben ins Archiv nach 6 Monaten definieren. Sie werden über die Exchange Web-Konsole unter Verwaltung der Compliance => Aufbewahrungstags definiert.

Hier sind einige vordefinierte Tags zu finden, als Standard ist bereits der Eintrag Default 2 year move to archive aktiviert, welcher bei Bedarf angepasst werden kann. Er bewirkt die Archivierung aller Mails nach 2 Jahren, wenn für sie keine anderen Regeln greifen. Über das kleine + in der Leiste darüber können auch eigene Tags erstellt werden.

Unter Verwaltung der Compliance => Aufbewahrungsrichtlinien lassen sich neben der Default MRM Policy auch eigene Aufbewahrungs­richtlinien bauen (auch hier über das kleine Plus).

Sie setzen sich aus einem oder mehreren Tags zusammen, die entweder in Exchange schon vorhanden sind oder die man selbst erstellt hat. Diese fügt man erneut über das (+) ein. Ein bestimmtes Tag darf nur in einer Richtlinie verwendet werden.

Aufbewahrungsrichtlinien an Postfächer zuweisen

Bei der Verwendung von Aufbe­wahrungs­richtlinien gilt, dass jedem Postfach nur eine davon zugewiesen werden darf. Dabei geht man für einzelne Postfächer so vor:

• Navigieren Sie zu Empfänger => Postfächer
• Wählen Sie in der Listenansicht das Postfach aus, dem Sie die Aufbewahrungs­richtlinie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Symbol Benutzerpostfach bearbeiten.
• Klicken Sie in Benutzerpostfach auf Postfachfunktionen
• Wählen Sie in der Liste Aufbewahrungs­richtlinie jene aus, die auf das Postfach angewendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern.

Sollen mehrere Postfächer eine Aufbe­wahrungs­richtlinie erhalten, dann führt man folgende Aktionen aus:

• Navigieren Sie zu Empfänger => Postfächer
• Verwenden Sie in der Listenansicht die Umschalt- oder die STRG-Taste, um mehrere Postfächer auszuwählen.
• Klicken Sie im Detailbereich auf Weitere Optionen
• Klicken Sie unter Aufbewahrungs­richtlinie auf Aktualisieren
• Wählen Sie in der Liste Massenzuweisung von Aufbewahrungsrichtlinie die Richtlinie aus, die auf die Postfächer angewendet werden soll, und klicken Sie auf Speichern.