Tags: E-Mail, Archivierung, Office
Auch wenn heute Speicherplatz günstiger und niedrige Quotas die Ausnahme sind, so kann sich die Kapazität eines Postfachs erschöpfen, wenn man viele Nachrichten mit Anhängen erhält. Outlook bietet daher eine Archivierungsfunktion, um E-Mails in eine PST-Datei auszulagern und so Platz frei zu machen.
Um Missverständnissen vorzubeugen: Bei diesem Feature handelt sich nicht um ein revisionssicheres Archiv, mit dem ein Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben nachkommen kann. Wie die eingebaute Archivierungsfunktion von Exchange dient sie lediglich dazu, Postfächer aufzuräumen und die Speichernutzung zu verbessern.
Der Vorteil einer Client-seitigen Archivierung besteht darin, dass dabei unerheblich ist, ob es sich um eine geschäftliche Mailbox auf einem Exchange-Server oder ein privates Postfach handelt, wo die E-Mails vielleicht in Kopie noch einmal beim Provider liegen.
Verschieben oder Kopieren
Diese Funktion gibt es nicht erst mit Outlook 2019, sondern ist schon seit mehreren Generationen des Office-Programms vorhanden. Sie verschiebt bei Bedarf nicht nur E-Mails, sondern auch Kalendereinträge und Aufgaben inklusive deren Ordnerstruktur in eine lokale PST-Datei.
Dabei kann man entscheiden, ob die archivierten Einträge im Quellpostfach bleiben oder gelöscht werden sollen. Außerdem hat der Anwender die Wahl, eine Archivierung nach bestimmten Zeitintervallen automatisch oder manuell zu starten.
Automatische Archivierung
Dazu geht man wie folgt vor. Unter Datei => Optionen => Erweitert konfiguriert man die globalen Einstellungen für die Archivierung.
Nach dem Klick auf die betreffende Schaltfläche öffnet sich der Dialog für die Konfiguration der AutoArchivierung, also der zeitgesteuerten Variante.
Zu Beginn muss die Funktion über die zuständige Checkbox erst eingeschaltet werden (Option "AutoArchivierung alle X Tage"). Erst dann lassen sich die weiteren Einstellungen bearbeiten. Wichtig zu erwähnen wäre hier der Punkt Elemente löschen, wenn älter als. Das Intervall lässt sich nicht nur in Monaten, sondern auch in Wochen und Tagen angeben.
Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, wo die PST-Datei abgelegt wird. Wenn die Daten aus dem Postfach in die PST-Datei verschoben und im Quellpostfach gelöscht werden, dann wären mit dem Verlust der PST-Datei auch die archivierten Inhalte verloren.
Deshalb bietet sich als Speicherort ein Netzlaufwerk an, welches die Systemverwaltung regelmäßig durch ein Backup sichert. Denn wären die Daten wertlos, hätte man sie ja gleich löschen können, um Platz zu schaffen.
Mit der Option Einstellungen auf alle Ordner anwenden aktiviert man die Autoarchivierung für alle im Postfach befindlichen Ordner. Möchte man einzelne hiervon ausnehmen, so ist dies manuell auf dem jeweiligen Ordner zu tun.
Dazu öffnet man Eigenschaften aus dessen Kontextmenü und wechselt anschließend zum Reiter AutoArchivierung. Dort wählt man die Option Elemente in diesem Ordner nicht aktivieren.
Wer hier auf die Schaltfläche Standardarchivierungseinstellungen klickt, verändert damit die Konfiguration des Mail-Archivs für alle Ordner.
In unserem Beispiel würde die Autoarchivierung nun alle 2 Wochen laufen. Da der Haken bei AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen gesetzt ist, fragt Outlook den Benutzer, ob er den Vorgang jetzt ausführen will.
Manuelle Archivierung
Alternativ kann man bei Bedarf die Archivierung auch manuell anstoßen. Dazu führt man aus dem Menü Datei => Tools (bzw. Tools zum Aufräumen bei älteren Versionen) den Befehl Alte Elemente bereinigen aus.
Auch hier sind verschiedene Optionen verfügbar, um die Archivierung zu steuern, allen voran natürlich das Alter der Elemente. Zusätzlich entscheidet man, ob Nachrichten aus allen oder nur ausgewählten Ordnern archiviert werden. Außerdem kann man solche Ordner miteinbeziehen, die von der Autoarchivierung explizit ausgenommen wurden.
Egal ob manuell oder automatisch, sobald die Archivierung startet, wird im unteren Teil der Navigation ein Archiv eingeblendet. Dieses ändert sich danach nur noch bei Anpassungen, etwa durch Hinzunahme von neuen Ordnern.
Im Screenshot ist deutlich zu erkennen, dass E-Mails ins Archiv verschoben und im Quellpostfach gelöscht wurden.
Troubleshooting
Es kann vorkommen, dass die Archivierung nicht wie gewünscht funktioniert und E-Mails im Postfach liegen bleiben, obwohl sie aufgrund ihres Datums eigentlich in den Archivierungszeitraum fallen.
Die Ursache liegt meist darin, dass die Outlook-Archivierung nicht nach dem Eingangsdatum einer E-Mail geht, sondern wann diese zuletzt geändert wurde. Hat man die E-Mail zum Beispiel in einen anderen Ordner verschoben, aus einer Sicherung wiederhergestellt oder wurde sie durch eine Migration ins Postfach importiert, dann tritt dieser Effekt auf.
Hier wartet man entweder solange, bis die betreffenden E-Mails das notwendige Alter erreicht haben, oder man verschiebt sie einfach per Hand in das Archiv.
Täglich Know-how für IT-Pros mit unserem Newsletter
Roland Eich ist gelernter Fachinformatiker für Systemintegration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt aufgrund seiner Erfahrungen ein breites Spektrum der Microsoft-Produktpalette ab.
Zudem besitzt er verschiedene Zertifizierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).
// Kontakt: E-Mail //
Verwandte Beiträge
- Barracuda erweitert Office 365 um E-Mailschutz und Datensicherung
- Patch für kritische Outlook-Schwachstelle, Security-Updates für Exchange
- Das neue Outlook: Aktualisiertes Design, Integration mit Loop and ToDo, intelligente Unterstützung
- Outlook: Aus freigegebenem Postfach versandte Mails landen nicht im Ordner "Gesendete Elemente"
- CommuniGate Pro 6.2: HTML5-Client als Standard, besserer Spam-Schutz, Web-Office
Weitere Links
4 Kommentare
Hierzu sollte man aber zwingend erwähnen, dass Microsoft ausdrücklich davon abrät, .pst Dateien im Netz abzulegen. Schon erstaunlich, dass hier nicht unterstützte Konfigurationen als "Lösung" angeboten werden.
Nachzulesen hier:
https://support.microsoft.com/en-us/help/297019/limits-to-using-personal...
und hier:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/ask-the-performance-team/network-...
Hallo Herr Müller, danke für den Hinweis auf die Netzwerkproblematik von .pst-Dateien! Wenn ich es richtig sehe, dann geht es in Ihren verlinkten Dokumenten um die Speicherung von .pst-Dateien für produktiv genutzte Postfächer im Netzwerk. Es ist nachvollziehbar, dass die davon genierten I/O-Operationen zu Performance-Problemen auf einem File-Server führen können.
Dieser Text handelt aber von .pst-Dateien zur Archivierung, in die alle 2 Wochen (das Beispiel in diesem Beitrag) Nachrichten ausgelagert werden und auf die Benutzer nur selten zugreifen. Haben Sie Hinweise darauf, dass die Microsoft-Empfehlung auch für dieses Szenario gilt?
Danke für die ausführliche Beschreibung.
Frage: Wenn man die manuelle Archivierung einzelner Ordner anstößt, kann man dann sehen, ob Outlook tatsächlich archiviert oder sieht man das erst am Ergebnis?
Über folgenden Registry-Eintrag kann das Problem aus dem Toubleshooting behoben werden, sofern der User das Verhalten wünscht
In dem Zweig
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
ein neues DWORD
ArchiveIgnoreLastModifiedTime
mit dem Wert 1 erstellen.
Die "16.0" im Reg-Zweig steht dabei für die jeweilig installierte Office-Version.
So wird nicht mehr nach dem "Letzte Änderungsdatum" sondern dem Sende- bzw. Empfangsdatum archiviert.