E-Mails mit Outlook in einer PST-Datei archivieren


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    Client-seitige Archivierung in OutlookAuch wenn heute Speicherplatz günstiger und niedrige Quotas die Ausnahme sind, so kann sich die Kapa­zität eines Post­fachs erschöpfen, wenn man viele Nach­richten mit Anhängen erhält. Outlook bietet daher eine Archi­vierungs­funktion, um E-Mails in eine PST-Datei auszu­lagern und so Platz frei zu machen.

    Um Miss­verständnissen vorzubeugen: Bei diesem Feature handelt sich nicht um ein revisions­sicheres Archiv, mit dem ein Unter­nehmen den gesetzlichen Vorgaben nachkommen kann. Wie die eingebaute Archivierungs­funktion von Exchange dient sie lediglich dazu, Postfächer aufzu­räumen und die Speicher­nutzung zu verbessern.

    Der Vorteil einer Client-seitigen Archivierung besteht darin, dass dabei unerheblich ist, ob es sich um eine geschäftliche Mailbox auf einem Exchange-Server oder ein privates Postfach handelt, wo die E-Mails vielleicht in Kopie noch einmal beim Provider liegen.

    Verschieben oder Kopieren

    Diese Funktion gibt es nicht erst mit Outlook 2019, sondern ist schon seit mehreren Generationen des Office-Programms vorhanden. Sie verschiebt bei Bedarf nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender­einträge und Aufgaben inklusive deren Ordnerstruktur in eine lokale PST-Datei.

    Dabei kann man entscheiden, ob die archivierten Einträge im Quell­postfach bleiben oder gelöscht werden sollen. Außerdem hat der Anwender die Wahl, eine Archivierung nach bestimmten Zeit­intervallen automatisch oder manuell zu starten.

    Automatische Archivierung

    Dazu geht man wie folgt vor. Unter Datei => Optionen => Erweitert konfiguriert man die globalen Einstellungen für die Archivierung.

    Einstellungen für die Autoarchivierung in der Optionen von Microsoft Outlook

    Nach dem Klick auf die betreffende Schaltfläche öffnet sich der Dialog für die Konfiguration der AutoArchivierung, also der zeitgesteuerten Variante.

    Optionen zur Konfiguration der Autoarchivierung in Outlook 2019

    Zu Beginn muss die Funktion über die zuständige Checkbox erst eingeschaltet werden (Option "Auto­Archivierung alle X Tage"). Erst dann lassen sich die weiteren Einstellungen bearbeiten. Wichtig zu erwähnen wäre hier der Punkt Elemente löschen, wenn älter als. Das Intervall lässt sich nicht nur in Monaten, sondern auch in Wochen und Tagen angeben.

    Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, wo die PST-Datei abgelegt wird. Wenn die Daten aus dem Postfach in die PST-Datei verschoben und im Quellpostfach gelöscht werden, dann wären mit dem Verlust der PST-Datei auch die archivierten Inhalte verloren.

    Deshalb bietet sich als Speicherort ein Netz­laufwerk an, welches die System­verwaltung regelmäßig durch ein Backup sichert. Denn wären die Daten wertlos, hätte man sie ja gleich löschen können, um Platz zu schaffen.

    Mit der Option Einstellungen auf alle Ordner anwenden aktiviert man die Auto­archivierung für alle im Postfach befindlichen Ordner. Möchte man einzelne hiervon ausnehmen, so ist dies manuell auf dem jeweiligen Ordner zu tun.

    Dazu öffnet man Eigenschaften aus dessen Kontextmenü und wechselt anschließend zum Reiter AutoArchivierung. Dort wählt man die Option Elemente in diesem Ordner nicht aktivieren.

    Wer hier auf die Schaltfläche Standard­archivierungs­einstellungen klickt, verändert damit die Konfiguration des Mail-Archivs für alle Ordner.

    Ordner von der automatischen Archivierung ausnehmen

    In unserem Beispiel würde die Auto­archivierung nun alle 2 Wochen laufen. Da der Haken bei AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen gesetzt ist, fragt Outlook den Benutzer, ob er den Vorgang jetzt ausführen will.

    Manuelle Archivierung

    Alternativ kann man bei Bedarf die Archivierung auch manuell anstoßen. Dazu führt man aus dem Menü Datei => Tools (bzw. Tools zum Aufräumen bei älteren Versionen) den Befehl Alte Elemente bereinigen aus.

    Manuelle Mail-Archivierung in Outlook starten aus dem Menü 'Tools'

    Auch hier sind verschiedene Optionen verfügbar, um die Archivierung zu steuern, allen voran natürlich das Alter der Elemente. Zusätzlich entscheidet man, ob Nachrichten aus allen oder nur ausgewählten Ordnern archiviert werden. Außerdem kann man solche Ordner mitein­beziehen, die von der Autoarchivierung explizit ausge­nommen wurden.

    Optionen für die manuelle Archivierung in Outlook

    Egal ob manuell oder automatisch, sobald die Archivierung startet, wird im unteren Teil der Navigation ein Archiv eingeblendet. Dieses ändert sich danach nur noch bei Anpassungen, etwa durch Hinzunahme von neuen Ordnern.

    Sobald Outlook mit der Archivierung beginnt, blendet es in der Navigation die Archiv-Ordner ein.

    Im Screenshot ist deutlich zu erkennen, dass E-Mails ins Archiv verschoben und im Quellpostfach gelöscht wurden.

    Troubleshooting

    Es kann vorkommen, dass die Archivierung nicht wie gewünscht funktioniert und E-Mails im Postfach liegen bleiben, obwohl sie aufgrund ihres Datums eigentlich in den Archivierungs­zeitraum fallen.

    Die Ursache liegt meist darin, dass die Outlook-Archivierung nicht nach dem Eingangsdatum einer E-Mail geht, sondern wann diese zuletzt geändert wurde. Hat man die E-Mail zum Beispiel in einen anderen Ordner verschoben, aus einer Sicherung wiederhergestellt oder wurde sie durch eine Migration ins Postfach importiert, dann tritt dieser Effekt auf.

    Hier wartet man entweder solange, bis die betreffenden E-Mails das notwendige Alter erreicht haben, oder man verschiebt sie einfach per Hand in das Archiv.

    2 Kommentare

    Bild von Richard Mueller
    Richard Mueller sagt:
    18. Februar 2020 - 7:44

    Hierzu sollte man aber zwingend erwähnen, dass Microsoft ausdrücklich davon abrät, .pst Dateien im Netz abzulegen. Schon erstaunlich, dass hier nicht unterstützte Konfigurationen als "Lösung" angeboten werden.
    Nachzulesen hier:
    https://support.microsoft.com/en-us/help/297019/limits-to-using-personal...
    und hier:
    https://techcommunity.microsoft.com/t5/ask-the-performance-team/network-...

    Bild von Wolfgang Sommergut
    19. Februar 2020 - 16:28

    Hallo Herr Müller, danke für den Hinweis auf die Netzwerkproblematik von .pst-Dateien! Wenn ich es richtig sehe, dann geht es in Ihren verlinkten Dokumenten um die Speicherung von .pst-Dateien für produktiv genutzte Postfächer im Netzwerk. Es ist nachvollziehbar, dass die davon genierten I/O-Operationen zu Performance-Problemen auf einem File-Server führen können.

    Dieser Text handelt aber von .pst-Dateien zur Archivierung, in die alle 2 Wochen (das Beispiel in diesem Beitrag) Nachrichten ausgelagert werden und auf die Benutzer nur selten zugreifen. Haben Sie Hinweise darauf, dass die Microsoft-Empfehlung auch für dieses Szenario gilt?