E-Mails mit Outlook in einer PST-Datei archivieren

Der Vorteil einer Client-seitigen Archivierung besteht darin, dass dabei unerheblich ist, ob es sich um eine geschäftliche Mailbox auf einem Exchange-Server oder ein privates Postfach handelt, wo die E-Mails vielleicht in Kopie noch einmal beim Provider liegen.

Verschieben oder Kopieren

Diese Funktion gibt es nicht erst mit Outlook 2019, sondern ist schon seit mehreren Generationen des Office-Programms vorhanden. Sie verschiebt bei Bedarf nicht nur E-Mails, sondern auch Kalender­einträge und Aufgaben inklusive deren Ordnerstruktur in eine lokale PST-Datei.

Dabei kann man entscheiden, ob die archivierten Einträge im Quell­postfach bleiben oder gelöscht werden sollen. Außerdem hat der Anwender die Wahl, eine Archivierung nach bestimmten Zeit­intervallen automatisch oder manuell zu starten.

Automatische Archivierung

Dazu geht man wie folgt vor. Unter Datei => Optionen => Erweitert konfiguriert man die globalen Einstellungen für die Archivierung.

Nach dem Klick auf die betreffende Schaltfläche öffnet sich der Dialog für die Konfiguration der AutoArchivierung, also der zeitgesteuerten Variante.

Zu Beginn muss die Funktion über die zuständige Checkbox erst eingeschaltet werden (Option "Auto­Archivierung alle X Tage"). Erst dann lassen sich die weiteren Einstellungen bearbeiten. Wichtig zu erwähnen wäre hier der Punkt Elemente löschen, wenn älter als. Das Intervall lässt sich nicht nur in Monaten, sondern auch in Wochen und Tagen angeben.

Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, wo die PST-Datei abgelegt wird. Wenn die Daten aus dem Postfach in die PST-Datei verschoben und im Quellpostfach gelöscht werden, dann wären mit dem Verlust der PST-Datei auch die archivierten Inhalte verloren.

Deshalb bietet sich als Speicherort ein Netz­laufwerk an, welches die System­verwaltung regelmäßig durch ein Backup sichert. Denn wären die Daten wertlos, hätte man sie ja gleich löschen können, um Platz zu schaffen.

Mit der Option Einstellungen auf alle Ordner anwenden aktiviert man die Auto­archivierung für alle im Postfach befindlichen Ordner. Möchte man einzelne hiervon ausnehmen, so ist dies manuell auf dem jeweiligen Ordner zu tun.

Dazu öffnet man Eigenschaften aus dessen Kontextmenü und wechselt anschließend zum Reiter AutoArchivierung. Dort wählt man die Option Elemente in diesem Ordner nicht aktivieren.

Wer hier auf die Schaltfläche Standard­archivierungs­einstellungen klickt, verändert damit die Konfiguration des Mail-Archivs für alle Ordner.

In unserem Beispiel würde die Auto­archivierung nun alle 2 Wochen laufen. Da der Haken bei AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen gesetzt ist, fragt Outlook den Benutzer, ob er den Vorgang jetzt ausführen will.

Manuelle Archivierung

Alternativ kann man bei Bedarf die Archivierung auch manuell anstoßen. Dazu führt man aus dem Menü Datei => Tools (bzw. Tools zum Aufräumen bei älteren Versionen) den Befehl Alte Elemente bereinigen aus.

Auch hier sind verschiedene Optionen verfügbar, um die Archivierung zu steuern, allen voran natürlich das Alter der Elemente. Zusätzlich entscheidet man, ob Nachrichten aus allen oder nur ausgewählten Ordnern archiviert werden. Außerdem kann man solche Ordner mitein­beziehen, die von der Autoarchivierung explizit ausge­nommen wurden.

Egal ob manuell oder automatisch, sobald die Archivierung startet, wird im unteren Teil der Navigation ein Archiv eingeblendet. Dieses ändert sich danach nur noch bei Anpassungen, etwa durch Hinzunahme von neuen Ordnern.

Im Screenshot ist deutlich zu erkennen, dass E-Mails ins Archiv verschoben und im Quellpostfach gelöscht wurden.

Troubleshooting

Es kann vorkommen, dass die Archivierung nicht wie gewünscht funktioniert und E-Mails im Postfach liegen bleiben, obwohl sie aufgrund ihres Datums eigentlich in den Archivierungs­zeitraum fallen.

Die Ursache liegt meist darin, dass die Outlook-Archivierung nicht nach dem Eingangsdatum einer E-Mail geht, sondern wann diese zuletzt geändert wurde. Hat man die E-Mail zum Beispiel in einen anderen Ordner verschoben, aus einer Sicherung wiederhergestellt oder wurde sie durch eine Migration ins Postfach importiert, dann tritt dieser Effekt auf.

Hier wartet man entweder solange, bis die betreffenden E-Mails das notwendige Alter erreicht haben, oder man verschiebt sie einfach per Hand in das Archiv.