E-Mails über Alias-Adressen verschicken in Exchange 2016


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    Alias-Adressen für E-MailAuch in Exchange 2016 gilt noch die Ein­schränkung, dass ein Benutzer keine Nach­richten über seine Alias-Adressen ver­schicken kann. Fol­gende Anlei­tung zeigt, wie sich dieses Defi­zit mit frei­gege­benen Post­fächern oder mit Ver­teiler­gruppen um­gehen lässt. Anson­sten schließen noch Dritt­anbieter diese Lücke.

    Die Ausgangssituation schaut in etwa wie folgt aus: Der Benutzer Max Mustermann hat die Mail-Adressen Max.Mustermann@contoso.com und Max.Mustermann@contoso.net. Er möchte beide davon verwenden, um Nachrichten zu versenden. Aktuell geht dies aber nur über die primäre Mail-Adresse Max.Mustermann@contoso.com.

    Exchange sieht nur die primäre Mail-Adresse für den Versand von Nachrichten vor.

    Versucht er trotzdem, über das Alias max.mustermann@contoso.net eine Mail zu verschicken, dann erhält er in Outlook oder in OWA eine Fehlermeldung dieser Art:

    Folgende(r) Empfänger kann/können nicht erreicht werden: (…) Sie besitzen nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden. Fehler: [0x80070005-0x4004dc-0x000524]

    Versucht ein Benutzer unter einer Alias-Adresse Nachrichten zu versenden, dann setzt es diese Fehlermeldung.

    Solche Meldungen bekommt man auch, wenn man nicht berechtigt ist, über die Funktion Senden als im Namen eines anderen Benutzers zu schreiben.

    Lösung 1: Postfach für jede Mail-Adresse

    Dabei wird also für jede E-Mail-Adresse ein normales Benutzerpostfach angelegt und dieses entweder für den Benutzer komplett freigegeben oder mit direkter Weiterleitung an sein primäres Postfach eingerichtet.

    Dies ist die denkbar schlechteste Variante, da sie die höchsten Kosten verursacht.

    Lösung 2: Freigabepostfach

    Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit einem Freigabepostfach zu arbeiten. Bei der Einrichtung werden die Berechtigungen unter Benutzer weggelassen, diese folgen im nächsten Schritt, da hier einiges zu beachten ist.

    Vorher sollte man unbedingt das Alias (in unserem Beispiel Max.Mustermann@contoso.net) aus dem Postfach vom Max.Mustermann löschen, da sich die Adresse sonst nicht auf das Freigabe­postfach übertragen lässt.

    Neues freigegebenes Postfach für Mail-Alias anlegen

    Im Freigabe­postfach unter E-Mail-Adresse nehme ich nun den Haken bei E-Mail-Adressen basierend auf der E-Mail-Adressrichtlinie für diesen Empfänger automatisch aktualisieren heraus, da ich die contoso.net-Adresse aus dem Max.Mustermann-Postfach hier als Antwort­adresse einsetzen möchte. Die Option Diese Adresse als Antwortadresse verwenden würde ohne diesen Schritt gar nicht erscheinen.

    Alias als Antwort-Adresse im freigegebenen Postfach eintragen

    Nun geht es an die Berechtigungen (Postfachstell­vertretung). Hier kann man entweder den Vollzugriff und das Senden als konfigurieren.

    Berechtigungen für das freigegebene Postfach konfigurieren

    Vollzugriff würde in diesem Fall bedeuten, dass in Outlook das Freigabe­postfach von Benutzer Max Mustermann zusätzlich zu sehen ist. Es empfängt dann eigenständig E-Mails und Max Mustermann muss ggf. mehrere Postfächer im Blick behalten und auf ihren Posteingang prüfen.

    Senden als berechtigt Max Mustermann, über die Adresse contoso.net Nachrichten verschicken zu dürfen. Es ist somit Geschmacksache, ob der Vollzugriff gewährt wird oder nicht.

    Nun muss sichergestellt werden, dass die von diesem Postfach zu empfangenden E-Mails irgendwo landen und natürlich auch bearbeitet werden können. Hierzu bietet es sich an, die Nachrichten an das primäre Postfach von Max Mustermann weiterzuleiten.

    Weiterleitung für die Mails einrichten, die unter dem Alias empfangen werden.

    Dies kann man unter Postfachfunktion => Nachrichtenfluss konfigurieren.

    Weiterleitung an die primäre Adresse des Benutzers einrichten

    Hier entscheidet man, ob die Nachricht nur an die Weiterleitungs­adresse oder auch an das Postfach direkt zugestellt werden soll. In unserem Beispiel macht es allerdings keinen Sinn, die Mails nochmals an das Postfach zu schicken.

    Damit wären die Einstellungen soweit abgeschlossen und Max Mustermann kann nun über contoso.net-Adresse Nachrichten versenden.

    Mail in Outlook unter einem Alias versenden

    Lösung 3: Einsatz einer Verteilergruppe

    Diese Variante vereinfacht den kompletten Ablauf und kommt auch der Admini­stration entgegen. Zuerst lege ich im Exchange Admin Center unter Empfänger => Gruppen eine neue Verteilergruppe an.

    Neue Verteilergruppe für die Alias-Adresse einrichten

    Als Besitzer trage ich hier direkt das Postfach von Max Mustermann ein. So erhält er ohne weiteres Zutun die Mails, welche an diese Verteilergruppe gesendet werden (Besitzer sind auch gleichzeitig Mitglieder der Gruppe).

    In der Zustellungs­verwaltung sollte zudem sichergestellt werden, dass die Verteilergruppe sowohl intern als auch extern Nachrichten empfangen darf.

    Interne und externe Mail für die Verteilergruppe zulassen

    Unter E-Mail-Optionen sind wieder die gleichen Einstellungen zu tätigen wie im Freigabe­postfach, da wir ja bloß die contoso.net-Adresse brauchen.

    Alias-Adresse in der Verteilergruppe hinterlegen

    Zum Schluss muss Max Mustermann noch berechtigt werden, im Namen dieser Verteilergruppe E-Mails schreiben zu dürfen. Dies wird unter Gruppendelegierung => Senden als konfiguriert.

    Berechtigung für das Schreiben im Namen der Verteilergruppe vergeben

    Das war es auch schon, Max Mustermann darf auch in diesem Beispiel jetzt über contoso.net E-Mails verschicken.

    Diese Variante ist nicht nur einfach und schnell konfiguriert, sie ist auch noch am günstigsten, weil dafür keine zusätzlichen Lizenzen verbraucht werden. Einzig die Ansicht im Adressbuch ist hier anders:

    Die Alias-Adresse wird im globalen Adressbuch mit einem Gruppensymbol versehen

    Die Adresse Max Mustermann Net wird hier als Gruppe und nicht als voller Benutzer angezeigt. Dies könnte einige User, welche das globale Adressbuch öffnen, verwirren oder stören.

    Wie eingangs erwähnt, wäre es sicher schöner, wenn es hier endlich einen anderen Weg gäbe, Aliase mit Bordmitteln komfortabler einzusetzen. Wer hier ein Tool eines Dritt­herstellers nutzen möchte, der wäre zum Beispiel mit Exclaimer gut bedient. Es handelt sich hierbei um ein Outlook-Addin, welches das Wechseln der Adresse direkt in einer E-Mail ermöglicht.

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