Exchange 2016: Freigegebene Postfächer, Raum- und Gerätepostfächer anlegen


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    Freigegebenes Postfach in Exchange Exchange unter­stützt Anwender bei der Team­arbeit nicht nur mit öffent­lichen Ord­nern. In vielen Fällen eignen sich Freige­gebene Post­fächer (Shared Mailboxes) wesent­lich besser. Darüber hinaus sieht das Messaging-System eigene Post­fächer vor, um Ressourcen wie Räume oder Geräte zentral zu verwalten.

    Shared Mailboxes sind das bevorzugte Mittel, um eine gemeinsame Mail-Adresse für Teams einzurichten. Ihre Verwendung empfiehlt sich beispielsweise für die Mitglieder eines Projekts oder für allgemeine Adressen wie info@contoso.com.

    Mails, Kontakte und Kalender in Shared Mailbox

    Alle berechtigten User sind dann in der Lage, eingehende Mails in einem freigegebenen Postfach zu lesen und dort zu beantworten. Wie eine gewöhnliche Mailbox enthält es nicht nur empfangene Nachrichten, sondern auch Kontakte, Termine und versandte Mails.

    Neben einer relativ einfachen Rechte­verwaltung spricht auch für freigegebene Postfächer, dass sie mittels Autodiscover ohne Zutun des Anwenders in Outlook eingeblendet werden. Shared Mailboxes sind nicht direkt einem Benutzer zugewiesen, so dass dafür keine eigene CAL erforderlich ist.

    Trotzdem benötigt Exchange für Shared Mailboxes ebenso wie für Raum- oder Gerätepostfächer ein Benutzerkonto im Active Directory. Diese Accounts sind aber per Voreinstellung deaktiviert, so dass man sich mit ihnen nicht interaktiv anmelden kann.

    Freigegebenes Postfach anlegen

    In der Web-Konsole von Exchange klickt man unter Empfänger => Freigabe auf das Plus-Zeichen, wodurch sich der Dialog für eine neue Shared Mailbox öffnet. Neben dem Anzeigenamen und dem Alias sind dort Informationen wie die OU oder die Datenbank gefragt, in der das Postfach gespeichert werden soll.

    Freigegebenes Postfach in der Web-Konsole von Exchange 2016 anlegen

    Über PowerShell kann dieser Vorgang mit dem Befehl

    New-Mailbox -Shared -Name Info -Alias info

    angestoßen werden.

    Es gibt nun weitere Einstellungen für dieses Postfach, welche anschließend gesetzt werden können. Per Doppelklick auf das neue Postfach lassen sich die möglichen Optionen einsehen.

    Ein wichtiges Merkmal ist die Postfachstellvertretung. Hier trägt der Administrator alle User ein, die mit dem Postfach arbeiten und sogar über die Mail-Adresse des Postfachs Nachrichten versenden dürfen.

    Über die Stellvertretung legt der Admin fest, wer mit dem freigegebenen Postfach arbeiten darf.

    Nachdem die Berechtigungen gesetzt wurden, integriert sich nach kurzer Zeit das Postfach selbständig in Outlook (ab 2010), wenn Benutzer für die Verwendung des Freigabepostfachs berechtigt wurden. Die Bediener­freundlichkeit ist somit wesentlich besser als bei öffentlichen Ordnern.

    Raum und Gerätepostfächer

    Bei den Raum- und Gerätepostfächern handelt es sich um Postfächer, die mit Hilfe des integrierten Kalenders das Management von Seminarräumen oder von Pool-Wagen erleichtern sollen. Diese Ressourcen werden den Usern im globalen Adressbuch präsentiert.

    Möchte ein Mitarbeiter einen Seminarraum für eine Besprechung buchen, so kann er den Raum in Outlook öffnen und dort sehen, wie dieser ausgelastet ist. Für den jeweils angestrebten Zeitraum der Besprechung schickt der Anwender dann eine Anfrage an den Seminar­raum­kalender.

    Die optionale Genehmigung solcher Besprechungs­anfragen erfolgt dann durch das Management, welches die Seminarräume betreut. Bei Gerätepost­fächern verhält es sich ähnlich, hier ist es etwa der Fuhrpark, welcher die Anfrage genehmigt.

    Es ist also immer eine letzte Instanz vorgeschaltet, welches die Anfragen an den jeweiligen Kalender genehmigt. Dies stellt unter anderem sicher, dass die gewünschte Ressource am vorgemerkten Termin auch wirklich zur Verfügung steht.

    Raum und Gerätepostfächer werden am einfachsten über die Web-Konsole von Exchange angelegt, und zwar unter Empfänger => Ressourcen.

    Neues Raumpostfach erstellen in der Web-Konsole von Exchange

    In PowerShell ist auch hier wieder das Cmdlet New-Mailbox zuständig, wobei es hier mit dem Schalter Room bzw. Equipment aufgerufen wird, je nachdem, ob man ein Postfach für Räume oder Geräte erstellen möchte.

    Stellvertretungen konfigurieren für die Buchungen in einem Raumpostfach

    Beim Öffnen des Raumpostfachs stehen auch hier wieder mehrere Einstellungs­möglichkeiten zur Verfügung. So kann unter Stellvertretungen für Buchungen festgelegt werden, wie mit Buchungsanfragen umgegangen werden soll.

    In den Buchungsoptionen legt man die Kriterien für die Buchung einer Ressource fest.

    Unter Buchungsoptionen legt man die Kriterien für den Seminarraum fest, beispielsweise die maximale Länge von Meetings. Sie werden dann bei der Genehmigung von Besprechungs­anfragen berücksichtigt. Überschreitet die Anfrage einen dieser Werte, wird sie abgelehnt.

    Auswahl zwischen Raum- und Gerätepostfach nach dem Klick auf das Plus-Icon

    Das Anlegen und Konfigurieren des Gerätepostfachs erfolgt nach dem gleichen Muster wie bei Räumen unter Empfänger => Ressourcen. Nach dem Klicken auf das Plus-Symbol kann man sich zwischen den beiden Typen entscheiden.

    Die Übersicht in der Web-Konsole weist die Postfächer dann je nach Typ mit Raum oder Geräte aus.

    Übersicht über Raum- und Gerätepostfächer

    Der wesentliche Vorteil dieser beiden Postfacharten gegenüber einem öffentlichen Ordner ist die einfache Verwaltung und die bessere Übersichtlichkeit. Zudem bieten die Kalender in den Raum- bzw. Gerätepostfächern mit ihrer Genehmigungs­funktion eine Erweiterung, über welche die öffentlichen Ordner nicht verfügen.

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