Exchange 2016: Öffentliche Ordner in Shared Mailboxes migrieren

Zusätzlich stellte sich die Frage, wie öffentliche Ordner mit einer Struktur von ca. 50 Unterordnern (Ordner, Kalender, Aufgaben etc.) in einer Shared Mailbox abgebildet werden können. Die bloße Struktur des öffentlichen Ordners zu über­nehmen fällt aber relativ einfach, zum Beispiel mit einem Export in und Re-Import aus einer PST-Datei.

Die Berech­tigungen zu setzen erweist sich jedoch als recht schwierig, da eine weitere Anforderung darin besteht, die jeweilige Shared Mailbox per Auto-Mapping in das Outlook des jeweiligen Benutzers einzublenden.

Ein erster Gedanke bei der Lösung dieser Aufgabe könnte sein, die Shared Mailbox den Benutzern per Vollzugriff über die Exchange-ECP zur Verfügung zu stellen. Dies steht allerdings im Gegensatz dazu, dass die bestehende Berechtigungs­struktur über­nommen werden soll.

Die Komplexität dieses Projektes spricht dagegen, den Admini­stratoren einfach einige Zeilen PowerShell-Code an die Hand zu geben und zu hoffen, dass sie damit klar­kommen. Deshalb habe ich eine GUI gebaut, welches das Setzen der Berechtigungen vereinfacht.

GUI für das Management der Berechtigungen

Im ersten Feld werden alle Shared Mailboxes vorgeladen, darunter dann die Ordner des ausgewählten Postfaches. Danach kann dann mit einer ent­sprechenden Berechtigung der jeweilige Benutzer ausgewählt werden (einen ähnlichen Artikel habe ich hier bereits veröffentlicht, dabei ging es um Berechtigungen im Kalender).

Das Auto-Mapping kann nicht mit Vollzugriff auf das Rootverzeichnis (Automapping Outlook) konfiguriert werden, da die automatische Vererbung sich auf alle Ordner im Postfach auswirken würde und der jeweilige Benutzer dann alle Inhalte des Postfachs einsehen könnte.

Deshalb wird im Hintergrund dann für den Benutzer ein Vollzugriff auf das Stamm­verzeichnis des Postfaches eingetragen. Allerdings wird die Vererbung unterbrochen, damit explizite Berechtigungen für die Unterordner gesetzt werden können.

Danach muss auf das gleiche Verzeichnis nochmal die Option Berechtigung zum Anzeigen von Unterordnern aktiviert werden. Ab hier kann der Benutzer nach dem Auto-Mapping die für ihn gesetzten Unterordner in der Shared Mailbox sehen.

Achtung! Pro Benutzer sind die beiden oben beschriebenen Schritte nur einmalig auszuführen. Wenn er diese Berech­tigungen bereits hat, dann kann mit den Berechtigungen für die Unterordner fortgefahren werden.

Senden von Mails über die Shared Mailbox

Häufig müssen die Benutzer "im Namen von" bzw. "Senden als" nutzen, wenn über die Shared Mailbox auch noch E-Mails versandt werden sollen. Damit man hier nun nicht extra in die Exchange ECP gehen muss, habe ich diesen Aspekt in das Script mit integriert.

Dieses PowerShell-Script ist also eine einfache Möglichkeit für Admini­stratoren, Berechtigungen auf Unterordner von Shared Mailboxen zu setzen. Weiter­führend könnte man darüber nachdenken, es so umzubauen, dass auch Benutzer­post­fächer auf diese Art freige­geben werden. Hiermit könnte man sich die Stellvertretung sparen, um Benutzern den Zugriff auf das Postfach von Kollegen zu gewähren.

Das Listing für das Script ist relativ lang, so dass ich es hier nicht in den Text einbette. Es kann hier heruntergeladen werden.