Exchange-Freigabepostfächer mit dem Smartphone oder Tablet synchronisieren

    , 15.01.2018
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    Zugriff auf das Exchange-Freigabepostfach vom iPhoneFreige­gebene Post­fächer dienen primär dazu, nicht persona­lisierte Adressen wie "info@" abzubilden. Sie eigenen sich auch für admini­strative Auf­gaben oder Projekte. Häufig möchte man sie wie per­sön­liche Post­fächer auf ein Smart­phone oder Tablet synchro­nisieren.

    Freigabepost­fächer verfügen über kein Benutzer­kennwort und können auch sonst nicht direkt über Benutzername plus Kennwort angesprochen werden (siehe dazu: Freigegebene Postfächer, Raum- und Gerätepostfächer in Exchange 2016 anlegen). Daher gestaltet sich die Einbindung auf einem Smartphone oder Tablet etwas anders als bei einem normalen Benutzerpostfach.

    Berechtigung für Benutzer erteilen

    Eine Grund­voraussetzung für eine erfolgreiche Synchronisierung besteht darin, dass der jeweilige Benutzer erst einmal Vollzugriff auf das Freigabepostfach erhält. Dazu wechselt man im Exchange Admin Center zu Empfänger => Freigaben und öffnet das gewünschte Postfach zu Bearbeitung. Unter Postfachstellvertretung trägt man dann die vorgesehenen Benutzer ein.

    Benutzern, die ihr Mobilgerät mit dem Freigabepostfach synchronisieren sollen, die Berechtigung für Vollzugriff erteilen.

    In meinem Beispiel gewähre ich dem Benutzer Max.Mustermann Vollzugriff auf das Postfach Info. Hinweis: Ab der Version 2010 wird Outlook das Info-Postfach jetzt automatisch neben dem Benutzerpostfach von Max Mustermann einblenden.

    Beachten Sie, dass Max Mustermann auch Berechtigungen unter Senden als benötigt, wenn er auch E-Mails über das Info-Postfach schreiben soll.

    Bei Bedarf gewährt man das Recht, im Namen des Freigabepostfachs Mails zu versenden.

    Für die Synchronisation mit dem Smartphone merken Sie sich bitte den Alias des Info-Postfaches, dieser ist gleich bei ihrer Einrichtung wichtig.

    Das Alias für das Freigabepostfach wird im Lauf der Konfiguration benötigt.

    Eine weitere Voraussetzung ist, dass man auf dem Exchange-Server den IMAP-Dienst aktiviert, da der Abgleich mit dem Mobilgerät bei Freigabe­postfächern über ActiveSync nicht möglich ist.

    Auf dem Smartphone oder Tablet geht es nun weiter. Im Test verwende ich hier ein iPhone bzw. iPad, auf dem ich nun ein Mail-Konto für IMAP einrichte.

    IMAP-Konto am Mobilgerät für das Freigabepostfach hinzufügen

    Hier wird es nun interessant. Unter Benutzername muss das Postfach stehen, welches Zugriffs­berechtigungen auf das Freigabepostfach hat, gefolgt von einem "\" und dem Alias oder der E-Mail-Adresse des Freigabe­postfaches.

    Es authentifiziert sich also das Postfach von Max Mustermann am Mail-Server und es bekommt dann Zugriff auf das Freigabepostfach. Sie können dieses nun ganz normal als IMAP-Postfach auf Ihrem Smartphone oder Tablet nutzen. Auch der Mail-Versand, sollte der Benutzer hierzu berechtigt sein, ist möglich.

    Viele Firmen sehen in IMAP ein Sicherheits­problem, so dass es dort nicht möglich sein wird, ein solches Postfach auf diese Weise zu synchronisieren.

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    Roland Eich ist gelernter Fach­infor­matiker für System­inte­gration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt auf­grund seiner Erfah­rungen ein breites Spek­trum der Microsoft-Produkt­palette ab.
    Zudem besitzt er ver­schiedene Zertifi­zierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).

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    4 Kommentare

    Franz M (Besucher) sagt:
    17. Januar 2018 - 10:24

    Da gibt es schon eine Möglichkeit!
    Nachdem man ein Freigabe-Postfach erstellt hat, einfach im Admin Center beim zugehörigen Benutzer das Passwort zurücksetzen.
    Dann kann man das Postfach ganz einfach wie ein normales Postfach am Smartphone mittels EAS einrichten.
    Sollte analog auch bei Onpremise-Installation so funktionieren.

    WillyWurm (Besucher) sagt:
    17. Januar 2018 - 14:55

    Das mit dem Postfach und dem Kennwort funktioniert nur wenn eine UserMailBox genutzt wird. Die Benutzer für die normalen "SharedMailbox" Postfächer sind grundsätzlich deaktiviert und bieten keinen Zugriff via. ActiveSync.

    Christian P. (Besucher) sagt:
    15. März 2018 - 20:30

    Hallo, viel einfacher geht es wenn man im Admin Center unter "Nachrichtenfluss / Regeln" eine neue Regel erstellt. Z.B. Wenn "Empfänger ist.... info@" dann "Nachricht umleiten an .....". Dort kann man auch mehere Empfänger für die Info@ eintragen.

    Max (Besucher) sagt:
    21. August 2021 - 14:23

    Das ist nicht einfacher - sondern vollkommen was anderes. Das kann zwar manchmal eine Möglichkeit sein, die ausreicht, aber es ist keine Lösung für die Frage bzw. das Problem an sich.