Freigegebene Postfächer in Office 365 einrichten


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    Freigegebenes Postfach in Exchange Wie unter der On-prem-Version von Exchange ist es auch in Office 365 möglich, freigegebene Post­fächer einzu­richten. Sie haben dort die gleiche Funktion und können etwa ge­nutzt werden, um ein info@-Postfach anzulegen. Die Verwaltung und die Rechte­vergabe erfolgen hier aber etwas anders.

    Angelegt werden kann ein frei­gegebenes Postfach entweder wie gewohnt über das Web-basierte ECP von Exchange Online oder im Office 365 Admin Center. Letzteres ist wahrscheinlich die einfachere Methode. Dazu wechselt man unter Gruppen zu Freigegebene Postfächer.

    Der Befehl ist für die meisten Anwender vermutlich nicht auf Anhieb zu finden, weil er rein logisch hier nicht hinpasst. Dies dürfte die größte Hürde für diese Variante sein.

    Der Befehl zum Anlegen einer Shared Mailbox über das Microsoft 365 Admin Center findet sich unter 'Gruppen'.

    Im ersten Schritt gibt man den Namen des Postfachs und die Mail-Adresse ein, wobei man hier die Domäne über ein Pulldown-Menü auswählen kann, wenn mehrere davon zur Verfügung stehen.

    Eingeben des Namens und der Mail-Adresse für das neue freigegebene Postfach

    Nach dem Klick auf Hinzufügen wird das Postfach angelegt. Weitere Einstellungen und Berech­tigungen können Sie nun im nächsten Durchgang bearbeiten. Die Links dafür finden sich auf der Folgeseite, die nach dem Hinzufügen angezeigt wird.

    Nach dem Anlegen der Mailbox zeigt der Wizard die Links zu ihrer weiteren Konfiguration.

    Einer davon lautet "Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen". Damit ordnet man der Mailbox Benutzer­konten zu, welche Berech­tigungen erhalten sollen. Über Suche kann man die Liste der angezeigten Accounts einschränken.

    Mitglieder zur neu erstellen Shared Mailbox hinzufügen

    Die nachfolgende Bestätigung weist darauf hin, dass es bis zu einer Stunde dauern kann, bevor die Änderung in Outlook sichtbar wird.

    Die neuen Mitglieder einer Shared Mailbox müssen sich erst noch etwas gedulden.

    Wichtig zu wissen ist, dass jene User, die wir gerade hinzugefügt haben, per Vor­einstellung alle Rechte am Postfach erhalten, also Vollzugriff/Senden als. Beendet man aber diesen Wizard und öffnet das freige­gebene Postfach nochmals, so bekommt man die Möglichkeit, die Berech­tigungen anzupassen.

    Berechtigungen der Mitglieder eines freigegebenen Postfachs bearbeiten

    Es können von hier aus ebenfalls User hinzugefügt oder entfernt werden.

    Liste der für die Mailbox vergegebenen Rechte

    Geht man einen Schritt zurück in die Übersicht des Postfachs, so sind dort weitere Einstellungen vorgesehen. So kann man zum Beispiel unter E-Mail => Apps bestimmen, mit welchen Clients und über welche Protokolle auf das Postfach zugegriffen werden darf.

    Clients und Protokolle, die auf das Postfach zugreifen dürfen, lassen sich einschränken.

    Postfach über Exchange ECP anlegen

    Alternativ kann man, wie bereits erwähnt, ein Postfach natürlich auch über die Exchange Online ECP anlegen. Hier sieht der Wizard so aus, wie man ihn vom Exchange im eigenen Haus kennt.

    Anlegen eines neues freigegebenen Postfachs aus der Exchange ECP

    Auch die weitere Konfiguration des Postfachs, darunter die Vergabe von Berechtigungen, ist genau gleich wie in der On-prem-Version.

    Rechteverwaltung für die Shared Mailbox über die ECP von Exchange Online

    Wer also lieber auf die gewohnten Mittel für das Erstellen und Verwalten von Postfächern zurückgreift, kann dies in Exchange Online ohne Einschränkungen tun.

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    Roland Eich ist gelernter Fach­infor­matiker für System­inte­gration und in der IT seit über 14 Jahren zu Hause. Roland deckt auf­grund seiner Erfah­rungen ein breites Spek­trum der Microsoft-Produkt­palette ab.
    Zudem besitzt er ver­schiedene Zertifi­zierungen (MCITP, MCSA und MCSE, ITIL, PRINCE2).

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    9 Kommentare

    Hallo,

    Sehr guter Artikel.
    Welche Rechte können auf das Postfach vergeben werden?

    Schön wäre auch, wenn man nur Ordner eines bestimmten Typs anzeigen könnte. Z.B. Nur Ordner vom Typ Mail.

    Beste Grüße
    Michael

    Hallo Michael,
    am besten verwendet du auch hier wieder die Powershell, wenn du unterschiedliche Rechte und z.B. unterschiedlichen Ordnernrechte vergeben möchtest.
    Wie das genau geht, habe ich in verschiedenen Artikel von mir hier im Blog beschrieben.
    Grüße
    Roland

    Hallo, ich habe Schwierigkeiten Regeln auf in einem freigegebenen Postfach anzuwenden. Funktioniert das in diesen Posfächern nicht?

    Grüße Matthias

    Guten Tag Matthias,
    es kommt darauf an wie das Postfach eingebunden wurde. Wenn es per Automapping eingebunden wurde, kann man das vergessen. Wenn es direkt eingebunden wurde über die Kontoeinstellungen sollte es eigentlich gehen.
    Es es um "Exchangeserverregeln" geht könnte man diese auch in der OWA konfigurieren.
    Leider reichen die Informationen, welche Sie gepostet haben nicht aus um das Problem bei Ihnen weiter analysieren zu können.
    Beste Grüße
    Roland Eich

    Hallo Roland,
    vielen Dank für den Tip!

    Wenn das freigegebene Postfach als weiteres Konto im lokalen Outlook hinzugefügt wird, funktionieren Regeln wie gewohnt (es geht um automatisches verschieben von Mails bestimmter Absender/Betreffzeilen aus dem Posteingang in Unterorder). Leider taucht es aber dann nicht mehr im OWA auf, da es nicht mehr automatisch zu dem "Haupt"postfach gemappt wird.

    Gruß Matthias

    Hallo Matthias,
    sorry man kann leider nicht alles haben ;).
    Das einzige was mir bei dem Szenario noch einfällt wäre auf dem Exchange oder per EWS Regeln zu bauen, aber ob das so funktioniert ist ohne Gewähr.
    Grüße
    Roland

    Hallo Roland,
    alles gut hab nur laut über die Konsequenz nachgedacht. Ist ja gut zu wissen, was geht und was ggf. nicht. Vielen Dank für die Info!

    Gruß Matthias

    Guten Tag,

    vielen Dank für den informativen Artikel. Besteht die Möglichkeit der Einrichtung eines solchen freigegebenen Postfachs auch im Microsoft 365 Business Standard Tarif? Also ist es innerhalb dieses Tarifs möglich, sowohl ein persönliches Postfach (name@firma.de) als auch ein freigegebenes Postfach (info@firma.de) anzulegen?

    Vielen Dank und besten Gruß
    Martin

    Hallo Martin,
    vielen Dank für den Post. Ich selbst nutzt Business Basic, dass ist meine ich noch eine Stufe unter dem Standard, da geht es ohne Problem. Ich wüsste nicht warum das mit Standard nicht gehen sollte.
    Ansonsten wenn Sie sich unsicher sind, immer erstmal 30 Tage testen und dann kaufen, dann läuft das und man ist auf der sicheren Seite.
    Grüße
    Roland Eich